Трудовой договор организации: как провести аудит

Каждому работодателю важно провести аудит трудового договора. Это обусловлено рядом причин.

Во-первых, трудовой договор запрашивают при любой инспекционной проверке по труду. Компании необходимо выявить и исправить допущенные нарушения раньше инспектора, чтобы избежать ответственности.

Во-вторых, конфликты с работниками часто вытекают из условий трудового договора. Благодаря его согласованным и обоснованным положениям возможно предотвратить разногласия.

В-третьих, трудовой договор – ключевой инструмент в эффективном регулировании труда работника. Работодателю нужно проанализировать его положения на соответствие требованиям закона и своим интересам.

Уточните, в каком случае работодателю придется уплатить административный штраф после проигранного трудового спора, у персонального консультанта по трудовому праву

Расскажем, как провести аудит трудового договора, более подробно. Для этого выясним, на основании каких вопросов выстроить проверку и на какие нарушения обратить внимание, какой возможной ответственности следует избежать работодателю, а также какие меры для этого этого нужно предпринять.

Трудовой договор с работником: как провести проверку
Вопросы Проверочного листа № 1, утвержденного Приказом № 20, для аудита трудового договора
Трудовой договор: основания для привлечения к ответственности

ЧТО ГОВОРИТ ЗАКОН?

Заключение трудового договора – это подписание сторонами (работником и работодателем) соглашения, по которому работодатель предоставляет сотруднику работу по его трудовой функции, обеспечивает ему необходимые условия труда, своевременно и в полном размере выплачивает заработную плату, а работник лично выполняет свои обязанности в интересах, под управлением и контролем работодателя и соблюдает ПВТР компании (ст. 56 ТК РФ).

Стороны трудового договора – это работник и работодатель (ст. 56 ТК РФ)

Трудовой договор с работником: как провести проверку

Первый вопрос, который возникает у работодателя при проведении внутреннего аудита - какие риски, связанные с трудовым договором, необходимо проверить. На практике для этого удобно использовать проверочные листы (утверждены Приказом Роструда от 01.02.2022 № 20 «Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» (далее – Приказ № 20). Они применяются с 2023 года при плановых инспекционных проверках.

РЕКОМЕНДАЦИЯ

Проверочные листы Роструда – это готовый список вопросов как для внутреннего, так и профессионального аудита. Рекомендуем изучить их, сформировать перечень актуальных проблем, подготовить для них решения и скорректировать выявленные нарушения. Это особенно важно для компаний высокой и значительной категорий риска

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Проверочные листы: три ключевых аргумента для самопроверки

Подробнее

Ниже рассмотрим отдельные вопросы Проверочного листа № 1 «(Список контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, по проверке порядка оформления приема на работу». Трудовой договор можно проверить по списку указанных вопросов. Наши эксперты подготовили к ним комментарии с рекомендациями для возможного аудита.

Вопросы Проверочного листа № 1, утвержденного Приказом № 20, для аудита трудового договора

N п/п	Вопросы проверочного листа	Нормативные акты	На что обратить внимание при проведении аудита
1	Трудовой договор заключен между работником и работодателем в письменной форме или в электронной форме (в случае взаимодействия посредством электронного документооборота)?	Ст. ст. 22.1–22.3, ч. 1 ст. 67 ТК РФ	Убедиться в наличии письменных трудовых договоров на всех работников организации, особенно на тех, кто был принят на работу в последний год
2	Получение работником экземпляра трудового договора, заключенного в письменной форме, подтверждено подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя?	Ч. 1 ст. 67 ТК РФ	Проверить наличие подписи работника на экземпляре трудового договора работодателя под формулировкой, которая подтверждает получение второго экземпляра
3	При фактическом допущении работника к работе работодатель оформил с ним трудовой договор в письменной форме или в электронной форме (в случае взаимодействия посредством электронного документооборота) не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, – не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом?	Ст. ст. 22.1–22.3, ч. 2 ст. 67 ТК РФ	Уточнить: формулировку порядка допуска к работе в локальных актах; полномочия лица, которое имеет право допускать сотрудников к работе; соблюдение трехдневного срока подписания (понять, каким образом работодатель будет доказывать это)
4	Работодатель, являющийся федеральным государственным унитарным предприятием, согласовал с федеральным органом исполнительной власти, в ведении которого он находится, прием на работу главного бухгалтера?	Ч. 3 ст. 67 ТК РФ, пп. «г» п. 1 Постановления Правительства Российской Федерации от 03.12.2004 № 739	Учесть, что не распространяется на коммерческие организации
5	Отсутствуют факты заключения гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем?	Ч. 2 ст. 15 ТК РФ	Проверить заключенные гражданско-правовые договоры с физическими лицами на предмет наличия прямых и косвенных признаков трудовых отношений (см. в т. ч. пояснения по таким признакам в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 23.12.2021 № 45)
6	Прием работника на работу оформляется трудовым договором?	Ч. 1 ст. 68 ТК РФ	Убедиться в наличии письменных трудовых договоров на всех работников организации, особенно на тех, кто был принят на работу в последний год
7	В случае оформления работодателем приказа (распоряжения) о приеме на работу его содержание соответствует условиям заключенного трудового договора?	Ч. 1 ст. 68 ТК РФ	Предоставить: либо – справку о том, что с ноября 2021 года работодатель не оформляет приказы о приеме на работу; либо – приказы о приеме на работу совместно с трудовыми договорами одних и тех же работников, чтобы можно было именно сопоставить между собой эти документы.

СПРАВКА

Цели внутреннего аудита кадровых документов по новым проверочным листам:

снять риски административной ответственности, если исправить (прекратить) нарушение за один год до их выявления;
успеть избежать нарушений, так как многие процедуры требуют значительной подготовки;
сформировать образ «добросовестного работодателя», снизить риски высоких санкций или периодичность проверок

Трудовой договор: основания для привлечения к ответственности

Как правило, работодатель проводит аудит кадровых документов для предотвращения (минимизации) своих правовых рисков. С юридической и экономической точек зрения это абсолютно оправдано. К примеру, за нарушения, которые связаны с заключением трудового договора, предусмотрена административная ответственность для юридического лица от 50 000 до 100 000 рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Такая ответственность может быть применена по отношению к каждому трудовому договору, при заключении которого допущено нарушение.

Во избежание возможной ответственности работодателю следует иметь в виду, что под трудовым договором, заключенным ненадлежащим образом, понимают в том числе и отсутствие в нем обязательных условий (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 23.12.2021 № 45 «О некоторых вопросах, возникающих при рассмотрении судами общей юрисдикции дел об административных правонарушениях, связанных с нарушением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»).

РЕКОМЕНДАЦИЯ

При аудите трудового договора обязательно фиксируйте все выявленные нарушения. Так вы не просто подтвердите даты их выявления и факт устранения, но и продемонстрируете свою добровольность и законопослушность

ЗАКАЖИТЕ АУДИТ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ!

При аудите трудового договора важно получить консультационную и методологическую помощь. Провести профессиональный аудит по ключевым рискам (либо постаудит по результатам вашей внутренней проверки) всегда готовы наши опытные эксперты. Кроме того, на любой вопрос по работе кадрового подразделения вашей компании 24/7 ответит наша консультационная поддержка

Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, генеральный директор компании «Митрофанова и партнеры».