Приказ (распоряжение) работодателя: как провести аудит

При проверке приказов и распоряжений следует выполнить четыре важных действия:

  • Узнать, чем обусловлено издание приказа (распоряжения): требованием закона или пожеланием бухгалтерии
  • Уточнить форму, по которой его составили: по унифицированной или собственной (разработанной в компании)
  • Выяснить, кто и на каком основании подписал приказ со стороны работодателя
  • Убедиться в необходимости знакомить с ним работника под роспись по требованию закона либо установить, что так в компании поступают «по привычке».
Указанные вопросы вы можете проверить своими силами либо – привлечь в качестве независимой и экспертной стороны профессиональную компанию. На что обратить внимание при самопроверке, мы рассмотрим в статье.

Распорядительные документы: понятия

Приказ (распоряжение) – это документ работодателя (его уполномоченных лиц), который содержит какое-либо организационно-распорядительное требование, обязательное для работников. Это распорядительный документ.

Распорядительные документы – приказы (распоряжения) работодателя (уполномоченных лиц), которые содержат распорядительное требование. Приказы обязательны для работников.

Какие реквизиты обязательно должны присутствовать в приказе, вы можете уточнить у персонального консультанта по трудовому праву. Также подскажем, какие кадровые документы важно проверить в ходе аудита наряду с приказами

Обязательные приказы: перечень и порядок ознакомления

Если проанализировать трудовое законодательство на предмет наличия обязательных требования по изданию приказов (распоряжений), мы обнаружим, что их не так много. При этом приказов, для которых требуется подпись работника об ознакомлении с ними, еще меньше.

Перечень приказов и информацию о требованиях закона по их изданию и ознакомлению с ними подготовили для вас в таблице ниже.

  № п/п О чем приказ/статья, на основании которой требуется/не требуется его издание Требуется ли по закону Требуется ли подпись работника

1

Приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ)

нет нет
2 Приказ о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ)
да да
3 Приказ о дисциплинарном взыскании (ст. 193 ТК РФ) да да
4
Приказ о командировке (п.3. Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки»)
да нет
5 Распоряжение о привлечении работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 113 ТК РФ) да
нет
6 Приказ о переводе (ст. 62, 72, 72.1 ТК РФ)
нет нет
7 Приказ (распоряжение) о создании комиссии по расследованию несчастных случаев (ст. 229 ТК РФ)
да нет
8 Распоряжение о взыскании ущерба (ст. 248 ТК РФ)
да
нет
9 Приказ о ежегодном отпуске (и любом другом отпуске!) нет
нет
10 Приказ о привлечении к сверхурочной работе
нет
нет

На практике легко убедиться, что большинство приказов издают, равно как и получают подпись работников об ознакомлении с ними, даже когда этого не требует закон.

Кроме того, возникают ситуации, когда волеизъявление руководителя как решение оформляется именно в виде приказа (решения), хотя по закону такая форма необязательна. Например, при проверке часто выявляют приказы о переводе (ст. 72.1 ТК РФ), о ежегодном или ином отпуске (ст. 123, 125 ТК РФ).

Форма приказа в организации: собственная или унифицированная

При аудите нужно обязательно проверить форму приказа. Независимо от того, «своя» ли она или унифицированная, ее необходимо соблюдать.

Например, если в «своей» форме вы предусмотрели место для подписи работника, то весь процесс издания и уведомления нужно организовать таким образом, чтобы подпись работника об ознакомлении с этим приказом под подпись была внесена.

ВАЖНО!

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, необязательны к применению. Издайте по организации приказ о применении указанных либо об утверждении собственных форм. Укажите формы, ответственных лиц и инструкции по их заполнению (ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)

Приказы работодателя: подписанты

Приказы в организации подписывает уполномоченное лицо. Как правило, оно установлено в Уставе или в доверенности.

Приказы (распоряжения) работодателя являются первичными документами для выплат работникам, предоставления льгот и гарантий. Поэтому соблюдение правил придания этим документам юридической силы – наличия подписи работодателя или уполномоченного должностного лица – обязательно.

При аудите приказов (распоряжений) уточните:

  • наличие либо отсутствие подписи со стороны работодателя (бывает так, что сама подпись отсутствует);
  • полномочия лица, которое подписало приказ, а также – срок таких полномочий (наделено ли оно правом подписания именно этих приказов).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Положение об оплате труда следует проверить на предмет корректного и полного описания системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ)

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Виды электронных подписей для приказов и распоряжений

Подробнее

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Электронные приказы в организации

Подробнее

Аудит кадровых документов поможет понять, как в вашей организации обстояте дела с основными кадровыми документами, которые необходимы согласно трудовому законодательству. А наши эксперты помогут вам определить, правильно ли вы придали документам юридическую силу

Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании «Митрофанова и партнеры»

Поделиться материалом
Скопировать ссылку