Как привлечь к дисциплинарной ответственности за массовую рассылку по электронной почте

Убедитесь, что в ЛНА, должностной инструкции или трудовом договоре оговорен порядок использования рабочей электронной почтой. Например, за работником закреплен определенный адрес электронной почты. Либо в ЛНА, ином документе:

• есть правило, что при оставлении рабочего места сотрудник должен устанавливать пароль и не оставлять свой рабочий компьютер в свободном доступе;
• установлено, что работник может использовать указанный электронный адрес только для исполнения своих трудовых обязанностей;
• определен круг той информации, которую сотрудник может передавать контрагентам, если он работает с контрагентами, иными лицами - не работниками компании;
• закреплен особый порядок для направления информации, которая носит конфиденциальных характер или коммерческую тайну, или есть запрет на ее направление посредством электронной почты;
• отражен запрет на массовую рассылку информации, в том числе – относящуюся к служебной деятельности работника и т.д.

Оцените тяжесть проступка и последствия его совершения для работодателя. При наложении дисциплинарного взыскания нужно учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен (ч. 5 ст. 192 ТК РФ).

Здесь стоит дать оценку, какую информацию и кому направил работник. Если отдел кадров напоминает, что явка всем на субботник обязательна, понятно, что коллектив может негодовать, считать это «засорением» почты. Однако тяжелых последствий для работодателя такая рассылка не повлечет.

При этом, если работник делает рассылку о том, что ему неверно рассчитали премию или вообще ее не выплатили, да еще с призывом написать коллективную жалобу в ГИТ, и рассылает такую информацию всем, есть риск для деловой репутации работодателя, массовых волнений и потери доверия.

В таком случае стоит вернуться к Правилу 1 и убедиться, что:

• работник не имеет права рассылать непроверенную информацию. Например, он был в отпуске, премия ему за этот время не положена, но не обратился в отдел оплаты труда для проверки данных, а сразу сделал рассылку;
• в ЛНА установлен запрет на массовую рассылку любой информации

Соблюдайте процедуру привлечения к ответственности и применяйте ее только в крайних случаях. Например, когда работник действительно совершил проступок, которой повлек или мог повлечь тяжелые последствия для работодателя

Разработайте внутренние правила поведения (общения) посредством электронной почты и закрепите их в ЛНА. Например, в кодексе этики общения работников в электронной почте. Сюда же можно отнести общение посредством мессенджеров, иных средств электронного взаимодействия, установленных в компании. 

Если работник сделает массовую рассылку, запрещенную ЛНА, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за нарушение внутренних норм (ст. 192 ТК РФ). Кроме того, можно закрепить, что в переписке нельзя использовать нецензурные выражения, публиковать провокационные фото, например, с алкоголем и т. д.