Умение разрабатывать правовые документы, на которых будут выстраиваться эффективные управленческие процессы – особое искусство.
Любой кадровый документ, который использует компания, может выполнять следующие задачи:
1. Документировать какой-то юридический факт (операцию);
2. Подтверждать трудовой стаж работника и иные значимые для работника факты, влияющие на предоставление ему прав и гарантий со стороны государства;
3. Сокращать риски компании в случае прохождения инспекционной проверки (или не сокращать их);
4. Защищать интересы работодателя в трудовых правоотношениях с работником и помогать реализовывать управленческие решения компании.
Первые три задачи любая кадровая служба должна реализовывать в силу своих прямых обязанностей. А вот последняя задача, если вы ее освоите, позволит вам использовать кадровые документы как реальный ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ персоналом. Вот об этой задаче и практических инструментах мы и поговорим подробнее ниже.
Какие кадровые документы позволяют защищать интересы компании и помогают ей реализовывать свои управленческие решения?
Практически любые. Но мы поговорим о базовых документах: локальных нормативных актах организации (ЛНА) и трудовом договоре.
Начнем рассмотрение этих документов с честного признания: «В большинстве компаний эти документы носят чисто формальный характер».
В правилах внутреннего трудового распорядка, трудовом договоре большая часть их содержания – просто переписанные нормы из Трудового кодекса.
СОДЕРЖАНИЕ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ:
От 85 до 95% содержания локальных нормативных актов содержит нормы, не дающие никаких дополнительных возможностей компании использовать данные акты как инструменты управления (пустой, формальный текст)!
|
А ведь именно локальные нормативные акты должны содержать все установленные в компании:
1) корпоративные правила работы и этики внутренних и внешних взаимодействий;
2) фактические графики работы, а также иные вопросы управления рабочим временем, например:
-
причины, по которым работники могут привлекаться к работе за пределами нормы;
-
порядок такого привлечения
-
назначение должностных лиц;
-
ответственных за контроль переработок;
-
определение того, какое отсутствие работника будет считаться опозданием;
-
определение того может ли работник остаться на работе по окончании рабочего дня и будет ли это считаться сверхурочной работой;
-
и др.
3) правила поведения сотрудников в коллективе, на рабочем месте, во время отдыха, которое работник проводит на рабочем месте, возможность решения личных вопросов в рабочее время;
4) правила представления отпусков, в том числе:
5) порядок предоставления отпуска по просьбе работника;
6) причины, по которым работодатель может отказать в предоставлении такого отпуска;
7) периоды, в которые отпуска не предоставляются в связи со спецификой производственного процесса компании;
8) как можно делить отпуск на части, например, можно ли или нельзя брать отпуск на 1-2 дня;
9) может ли работник во время отпуска выйти на работу;
10) порядок подачи жалоб, обращений, заявлений работников (кому, в каком порядке);
11) и др.
Например, если работник хочет уволиться, то, что будет являться датой уведомления работодателя? Подача заявления кому? Непосредственному руководителю? В отдел кадров? Генеральному директору? На на этом вопросе проходит проигрыш большого количества трудовых споров, а также то, что мы не учитываем, вовлечение иных работников в решение вопроса с увольнением):
-
порядок выдачи распорядительных требований работникам (устный, письменный, по электронной почте), действия работника при получении таких распоряжений, действия работника в случае невозможности выполнить распоряжение или выполнить его в установленный срок,
-
порядок замены отсутствующих сотрудников,
-
и т.д.
Где у кого в какой компании прописаны все операционные вопросы, с которыми сталкивается ежедневно каждый работник?
Вот и получается, что если работодатель не регламентирует эти и другие важнейшие операционные вопросы, то они складываются просто стихийно, по мере понимания самих работников, по мере понимания руководителей подразделений. Именно из за этого возникают недопонимания и недовольства руководителя и самих работников друг другом. Просто потому что правила игры не были определены.
Чем четче в компании прописаны правила, тем четче и слаженнее складывается игра, тем меньше недовольств у сторон друг другом, и….
ТЕМ ПРОЩЕ ПРОВОДИТЬ УВОЛЬНЕНИЯ, которые не вписываются в правила работы компании.
Какие решения может принять бизнес и должны быть оперативно и, самое главное, грамотно с правовой точки зрения реализовано со стороны кадровой службы:
-
Решение об увольнении конкретного работника (здесь и сейчас);
-
Решение об изменении обязанностей работника;
-
Решение об изменении системы оплаты труда;
-
Решение о смене подчинения работника;
-
Решения о привлечении к дисциплинарной ответственности;
-
Требование возмещения материального вреда;
-
Требование отработать в компании определенный период времени после обучения;
-
Требование изменения рабочего места (подразделение, адрес рабочего места и т.д.);
-
и т.д.
ДЛЯ ОБДУМЫВАНИЯ: Я ответственно заявляю, что все эти и многие другие решения кадровая служба МОЖЕТ успешно реализовывать, управляя кадровыми документами и локальными нормативными актами!
|
Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, управляющий партнер Компании «Митрофанова и партнеры»
Вебинар 29.03.2023 «Управление официальными коммуникациями» (спикер - В. Митрофанова)