Создание кадровых документов, позволяющих реализовывать задачи бизнеса

Умение разрабатывать правовые документы, на которых будут выстраиваться эффективные управленческие процессы – особое искусство.

Любой кадровый документ, который использует компания, может выполнять следующие задачи:

1. Документировать какой-то юридический факт (операцию);

2. Подтверждать трудовой стаж работника и иные значимые для работника факты, влияющие на предоставление ему прав и гарантий со стороны государства;

3. Сокращать риски компании в случае прохождения инспекционной проверки (или не сокращать их);

4. Защищать интересы работодателя в трудовых правоотношениях с работником и помогать реализовывать управленческие решения компании.

Первые три задачи любая кадровая служба должна реализовывать в силу своих прямых обязанностей. А вот последняя задача, если вы ее освоите, позволит вам использовать кадровые документы как реальный ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ персоналом. Вот об этой задаче и практических инструментах мы и поговорим подробнее ниже.

Какие кадровые документы позволяют защищать интересы компании и помогают ей реализовывать свои управленческие решения?

Практически любые. Но мы поговорим о базовых документах: локальных нормативных актах организации (ЛНА) и трудовом договоре.

Начнем рассмотрение этих документов с честного признания: «В большинстве компаний эти документы носят чисто формальный характер».

В правилах внутреннего трудового распорядка, трудовом договоре большая часть их содержания – просто переписанные нормы из Трудового кодекса.

А ведь именно локальные нормативные акты должны содержать все установленные в компании:

1) корпоративные правила работы и этики внутренних и внешних взаимодействий;

2) фактические графики работы, а также иные вопросы управления рабочим временем, например:

• причины, по которым работники могут привлекаться к работе за пределами нормы;

• порядок такого привлечения

• назначение должностных лиц;

• ответственных за контроль переработок;

• определение того, какое отсутствие работника будет считаться опозданием;

• определение того может ли работник остаться на работе по окончании рабочего дня и будет ли это считаться сверхурочной работой;

• и др.

3) правила поведения сотрудников в коллективе, на рабочем месте, во время отдыха, которое работник проводит на рабочем месте, возможность решения личных вопросов в рабочее время;

4) правила представления отпусков, в том числе:

5) порядок предоставления отпуска по просьбе работника;

6) причины, по которым работодатель может отказать в предоставлении такого отпуска;

7) периоды, в которые отпуска не предоставляются в связи со спецификой производственного процесса компании;

8) как можно делить отпуск на части, например, можно ли или нельзя брать отпуск на 1-2 дня;

9) может ли работник во время отпуска выйти на работу;

10) порядок подачи жалоб, обращений, заявлений работников (кому, в каком порядке);

11) и др.

Например, если работник хочет уволиться, то, что будет являться датой уведомления работодателя? Подача заявления кому? Непосредственному руководителю? В отдел кадров? Генеральному директору? На на этом вопросе проходит проигрыш большого количества трудовых споров, а также то, что мы не учитываем, вовлечение иных работников в решение вопроса с увольнением):

• порядок выдачи распорядительных требований работникам (устный, письменный, по электронной почте), действия работника при получении таких распоряжений, действия работника в случае невозможности выполнить распоряжение или выполнить его в установленный срок,

• порядок замены отсутствующих сотрудников,

• и т.д.

Где у кого в какой компании прописаны все операционные вопросы, с которыми сталкивается ежедневно каждый работник?

Вот и получается, что если работодатель не регламентирует эти и другие важнейшие операционные вопросы, то они складываются просто стихийно, по мере понимания самих работников, по мере понимания руководителей подразделений. Именно из за этого возникают недопонимания и недовольства руководителя и самих работников друг другом. Просто потому что правила игры не были определены.

Чем четче в компании прописаны правила, тем четче и слаженнее складывается игра, тем меньше недовольств у сторон друг другом, и….

ТЕМ ПРОЩЕ ПРОВОДИТЬ УВОЛЬНЕНИЯ, которые не вписываются в правила работы компании.

Какие решения может принять бизнес и должны быть оперативно и, самое главное, грамотно с правовой точки зрения реализовано со стороны кадровой службы:

• Решение об увольнении конкретного работника (здесь и сейчас);

• Решение об изменении обязанностей работника;

• Решение об изменении системы оплаты труда;

• Решение о смене подчинения работника;

• Решения о привлечении к дисциплинарной ответственности;

• Требование возмещения материального вреда;

• Требование отработать в компании определенный период времени после обучения;

• Требование изменения рабочего места (подразделение, адрес рабочего места и т.д.);

• и т.д.

Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, управляющий партнер Компании «Митрофанова и партнеры»

Вебинар 29.03.2023 «Управление официальными коммуникациями» (спикер - В. Митрофанова)