Режим работы сотрудников: как провести аудит

При аудите режимов работы эксперты компании «Митрофанова и партнеры» выявляют одни и те же ошибки. Предлагаем чек-лист основных вопросов, на которые важно обратить внимание при проверке любого из режимов. Кроме того, в статье подробно разберем особенности нормированного и ненормированного режима труда с позиции проведения аудита.

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

ПВТР: прописываем верно режим работы

Подробнее

В каком порядке установить работнику ненормированный график, разъяснит персональный консультант по трудовому праву

Нормированный режим работы
Ненормированный рабочий день

Нормированный режим работы

Нормированный режим работы хорошо всем известен. При нем работник выполняет свою трудовую функцию в течение нормальной продолжительности рабочего времени.

Выделяют два основных вида нормированного режима работы:

«классическая» пятидневная рабочая неделя с предоставлением двух выходных дней;
шестидневная рабочая неделя с предоставлением одного выходного дня (воскресенья).

При нормированном режиме работы важно проверить:

указание наименования режима работы;
продолжительность работы и времени перерывов;
время начала и окончания работы;
время начала, окончания перерыва для отдыха и питания;
статус перерыва (включается ли в рабочее время, оплачивается ли).

ЧЕК-ЛИСТ

Вопросы для аудита любого режима работы

1. Указаны ли все элементы режима работы работника в ПВТР (трудовом договоре)

2. Допущены ли расхождения в описании режимов, если они установлены и в ПВТР, и в трудовом договоре (в случае спора приоритет у режима, указанного в трудовом договоре)

3. Как ведется учет фактически отработанного сотрудниками времени

4. Как фиксируются отклонения от графика (как в плюс, так и в минус)

5. Есть ли превышение по часам работы сверх нормы более 120 часов

НАШИ КЕЙСЫ

Разработка ПВТР: как верно составленный документ помог компании выиграть суд

Подробнее

Ненормированный рабочий день

Ненормированный рабочий день – это особый режим работы, при котором отдельные сотрудники могут при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций по распоряжению работодателя за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.

При ненормированном рабочем дне следует учесть особенности:

работа выполняется сверх установленной нормальной продолжительности рабочего времени;
такое привлечение должно быть эпизодическим, то есть не может носить постоянного характера (ст. 101 ТК РФ).

Что считать «эпизодическим» привлечением, законодатель не указывает. На практике и по значению слова, под «эпизодом» понимают отдельное происшествие, случайное событие, обстоятельство или происшествие.

Следовательно, «эпизодически» означает, что работодатель иногда, время от времени, от случая к случаю, но не постоянно, привлекает отдельных сотрудников к работе на условиях ненормированного рабочего дня. При этом Трудовой кодекс не устанавливает ограничений по количеству эпизодов для такого привлечения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Для установления режима ненормированного рабочего дня необходимо обоснование. Этот режим возможно устанавливать тем сотрудникам, работа которых иногда выходит за пределы рабочего времени. Привлечение может быть как письменным, так и устным

ВАЖНО!

Не используйте формулировку «в связи с производственной необходимостью». Она не отражает конкретную ситуацию и обстоятельства, а через некоторое время (например, через полгода) будет трудно вспомнить и обосновать, почему и зачем работники привлекались в этот день

РЕКОМЕНДАЦИЯ

Проверяйте, выполняет ли сотрудник свою трудовую функцию. Привлечение к ненормированном рабочему дню возможно для выполнения только тех функции, которые указаны в трудовом договоре или должностной инструкции сотрудника

ПАМЯТКА

Как снизить риски компании в споре о необходимости ненормированного режима

Чтобы снизить риски компании в споре о необходимости ненормированного режима, пропишите в локальном нормативном акте (ЛНА) примерный перечень обстоятельств (ситуаций/критериев), при которых работодателю может потребоваться привлечь сотрудника (группу сотрудников) к работе сверх установленной продолжительности рабочего дня (смены).

Укажите, что этот перечень открытый. Сами ситуации лучше описать в положениях о подразделениях, поскольку они могут различаться в зависимости от должностей.

Примерный перечень позволит исключить (минимизировать) необоснованность привлечения работников их непосредственными руководителями. Если перечень ситуаций привлечения конкретный и закрытый, это ограничит свободу работодателя в принятии оперативных решений

СПРАВКА

Кому нельзя установить ненормированный режим

Ненормированный режим работы нельзя устанавливать сотрудникам с неполным рабочим днем (сменой). При этом сотруднику с неполной рабочей неделей, но полным рабочим днем (сменой) ненормированный режим установить можно.

Таким образом, при аудите ненормированного графика работы нужно проверить:

предоставлялся ли ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск сотрудникам с ненормированным рабочим днем (не менее трех календарных дней, ст. 119 ТК РФ);
велся ли учет времени привлечения сотрудника к работе сверх ее нормальной продолжительности в табеле – зафиксировано ли количество часов, на которые работник эпизодически к ней привлекался (ч. 4 ст. 91 ТК РФ);
произведена ли оплата за эти часы (ст. 129 ТК РФ). Размер оплаты таких часов должен быть установлен в ЛНА, поскольку закон его не устанавливает

НАШИ КЕЙСЫ

Как компания решила узаконить дистанционный режим работы

Подробнее

ПОМОЖЕМ ПЕРЕЙТИ НА КЭДО

Привлечь сотрудников к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени с помощью электронного документооборота (ЭДО) помогут наши опытные эксперты. Мы выявим все слабые места вашего ЭДО, оптимизируем необходимые кадровые процедуры, процессы и документы и избавим вашу компанию от лишних затрат

Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании «Митрофанова и партнеры»