Аудит трудовой книжки: раздел «Сведения о работе»

При аудите раздела «Сведения о работе» трудовой книжки проверяющие, как правило, выявляют типовые нарушения. Распространенные ошибки связаны с внесением записей о приеме на работу и увольнении.

В статье рассмотрим:

Основные ошибки при заполнении раздела «Сведения о работе»
Как данные о приеме на работу и увольнении указывают в трудовой книжке
Каким образом они должны быть внесены по новым правилам с 01.09.2021

ЗАКАЖИТЕ ЭКСПЕРТНЫЙ КАДРОВЫЙ АУДИТ

		 Мы поможем оптимизировать систему кадрового делопроизводствав вашей компании — не только снизим количество кадровых документов, но и повысим эффективность кадровых процессов, а при необходимости – окажем консультационную и методологическую поддержку для перехода на ЭДО
	

РЕКОМЕНДАЦИЯ

При заполнении и аудите трудовой книжки руководствуйтесь требованиями, которые актуальны на момент внесения сведений. Ранее действовали: Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69) и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены ПП РФ от 16.04.2003 № 225).

С 01.09.2021 это Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н

В какие сроки должны быть внесены записи в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, разъяснит персональный консультант по трудовому праву

Наименование организации в сведениях о приеме на работу в трудовой книжке
Страница "Сведения о работе" – запись об увольнении в трудовой книжке

Узнайте, какие типовые нарушения помогает выявить аудит ключевых рисков. Установите его задачи, особенности и цели. Определите стратегию действий компании при проверке соблюдения трудового законодательства. Оказать правую и консультационную поддержку в этом всегда готова команда профессионалов компании "Митрофанова и партнеры"

Наименование организации в сведениях о приеме на работу в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке о приеме на работу условно вносят в 2 этапа.

Этап 1: полное и сокращенное наименование работодателя

При внесении записи о приеме на работу прежде всего указывают полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя (см. пример образца о приеме на работу).

Образец. Трудовая книжка: сведения о работе (прием на работу)

Рукописную запись с наименованием работодателя не нумеруют – порядковый номер перед ней не ставят. Номер проставляют ниже напротив записи о приеме на работу.

Вместо рукописной надписи о полном и сокращенном наименовании организации возможна простановка штампика. В штампике также должно быть указано полное и сокращенное наименование работодателя. Напротив штампика тоже не ставят порядковый номер - его указывают ниже напротив строки с записью о приеме на работу.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Если о наименовании компании проставлен штампик, то его границы не должны выходить за поля графы

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Аудит титульного листа трудовой книжки

Подробнее

Этап 2: запись о приеме в подразделение и на должность

Следом за полным и сокращенным наименованием компании отражают непосредственную запись трудовой книжки о приеме на работу.

Для этого под заголовком в графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. Число, месяц и год (арабскими цифрами) указывают, когда вносят сведения о работе.

В графе 3 делают запись о принятии: сначала вносят указание на прием в конкретное структурное подразделение (если оно отмечено в трудовом договоре в качестве его условия), далее указывают наименование должности.

ВАЖНО!

Корректная запись в трудовой книжке о приеме должна содержать последовательность "структурное подразделение – должность". По содержанию запись отражает сведения в трудовом договоре. Если вы издаете приказы о приеме на работу, то запись в трудовую вносят в точном соответствии с его формулировкой, а она в свою очередь должна соответствовать наименованию должности и структурного подразделения в трудовом договоре

В графе 4 указывают, на основании какого документа вносят запись о приеме на работу (с указанием его точного полного наименования, даты и номера). При этом сначала нужно указывать дату, потом номер документа-основания.

ПАМЯТКА 1

Документы-основания для внесения записи в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки:

трудовой договор;
протокол общего собрания учредителей;
решение общего собрания акционеров;
приказ о приеме на работу (если им оформляют прием на работу)

ПАМЯТКА 2

Процедуры, которые отражают в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки:

перевод работника;
смена наименования структурного подразделения;
смена наименования компании;
прекращение трудового договора;
присвоение нового разряда, класса, категории, классного чина

Страница "Сведения о работе" – запись об увольнении в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке об увольнении производят в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона: со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт, подпункт (ст. 84.1 ТК РФ).

При внесении записи о прекращении (расторжении) трудового договора сокращения недопустимы.

ПРИМЕР

Запись в трудовой об увольнении по собственному желанию

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

После внесения сведений об увольнении указывают должность, расшифровку подписи и подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Далее внесенные записи заверяют печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей).

С 01.09.2021 под записью об увольнении подпись работника не требуется. Однако, если работник распишется, при проверке это не будет нарушением.

СПРАВКА

Основные ошибки при заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о работе»

Порядковый номер указывается напротив строки с наименованием компании
Дата приема на работу указана напротив наименования работодателя
Указывается только сокращенное наименование организации
Указывается только полное наименование организации
При приеме на работу в обособленное подразделение (филиал) отсутствует наименование организации либо указание на обособленное структурное подразделение
Запись о приеме, переводе, увольнении вносится в ненадлежащий раздел (не в раздел "Сведения о работе", т. к. он окончен)
Используются сокращения (вместо «Приказ»- «Пр.»)
Указание, что трудовой договор срочный или что у работника разъездной характер работ (или иные сведения)
Реквизиты документа-основания при приеме, переводе, увольнении указываются в противоположном порядке (номер документа, дата его составления)
Штамп с наименованием организации проставляется за пределы графы

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Как правильно заполнить раздел "Сведения о работе" в трудовой книжке

Подробнее

ПАМЯТКА 3

Основные изменения, который ввел новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н)

Установлены порядки: признания временного перевода постоянным и внесения записи о таком переводе (п. 10)
Отменено требование расписываться в личной карточке Т-2 о записях, вносимых в трудовую книжку
Отсутствует правило вшивать в трудовую книжку ее вкладыш (п. 32 и 33)
Введен порядок внесения записи о переходе на ЭТК (электронную трудовую книжку) (п. 35)
Определен порядок выдачи работнику трудовой книжки при выборе ЭТК (п. 35)
Отменено требование о простановке подписи работника в трудовой книжке при увольнении (п. 36)
Определено, что формы журналов по учету трудовых книжек работодатель принимает самостоятельно, но с учетом обязательных положений Порядка (п. 40). При этом отменено требование об использовании сургучной печати и пломбы

Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании «Митрофанова и партнеры»