Аудит титульного листа трудовой книжки
Как действовать работодателю при обнаружении ошибок на титульном листе трудовой книжки?
Можно ли их исправлять?
Какие рекомендации в этом случае дать работнику-владельцу?
Вопросы о порядке заполнения, а также – внесения изменений, дополнений и исправлений на титульном листе трудовой книжке, рассмотрим в статье.
- Распространенные ошибки при заполнении титульного листа трудовой книжки
- Трудовая книжка недействительна: как действовать работодателю и работнику
Распространенные ошибки при заполнении титульного листа трудовой книжки
При аудите трудовых книжек руководствуйтесь теми нормативными правовыми актами о ее заполнении, которые актуальны на дату внесения сведений.Так, с 01.09.2021 правила заполнения всех трудовых книжек регулирует Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Порядок № 320н). При этом новая форма трудовой книжки по Приказу № 320н будет применяться только с 01.01.2023.
До вступления в силу Порядка, утвержденного Приказом № 320н, действовали Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69) и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены ПП РФ от 16.04.2003 № 225).
На основании указанных документов, при заполнении титульного листа трудовой книжки чаще всего допускают такие нарушения:
- внесена неправильная фамилия в трудовой книжке: неверно вписаны фамилия, имя и отчество работника (даже если не совпадает всего одна буква);
- нет подписи работника, ответственного за заполнение и выдачу трудовой книжки;
- отсутствует печать на титульном листе трудовой книжки (имеется в виду печать организации на образцах 1974 и 2003 годов);
- не совпадает фактическая дата рождения сотрудника-владельца с датой, указанной в документе, удостоверяющем его личность;
- внесена неверная дата на титульном листе трудовой книжки: не указана дата, когда трудовая книжка была заведена, либо она некорректна (например, ранее, чем был выпущен бланк).
РЕКОМЕНДАЦИЯ
Проверьте, чтобы все данные, которые внесены в титульный лист трудовой книжки, соответствовали сведениям, указанным в подтверждающих документах. Иначе могут возникнуть сомнения в том, что трудовая книжка действительно принадлежит работнику
Рекомендуем обратить внимание на то, что исправления на титульном листе трудовой книжки по общему правилу не допускаются. При выявлении ошибки либо аннулируется бланк трудовой книжки и оформляется новый, либо – выдается ее дубликат по причине «утраты». Однако на практике встречаются случаи исправления данных о ФИО работника по аналогии с правилами их изменения.
В каком порядке оформить дубликат трудовой книжки, вам разъяснит персональный консультант по трудовому праву
Трудовая книжка недействительна: как действовать работодателю и работнику
Уведомите работника, что при выявлении ошибок на титульном листе его трудовая книжка признается недействительной. В этом случае вы как работодатель не сможете ее принять. Как вариант - предложите сотруднику написать вам заявление об оформлении новой трудовой книжки.Если потребуется подтвердить стаж работы сотрудника, попросите его предоставить документы, его подтверждающие.
Среди них:
- справки со всех предыдущих мест работы;
- письменные трудовые договоры;
- справки, выдаваемые соответствующими государственными (муниципальными) органами;
- выписки из приказов;
- лицевые счета;
- ведомости на выдачу заработной платы.
ПОМОЖЕМ ПЕРЕЙТИ НА КЭДО
Команда наших профессионалов поможет оптимизировать систему кадрового делопроизводства в вашей компании. Мы не только снизим количество кадровых документов, но и повысим эффективность кадровых процессов, а при необходимости – окажем консультационную и методологическую поддержку для перехода на ЭДО