Современные способы уведомления о сокращении
В современной кадровой практике самым сложным основанием увольнения было и остается сокращение. Один из этапов этой процедуры – уведомление работника о предстоящем увольнении. В эпоху цифровизации и автоматизации кадровых процессов уведомить сотрудника об этой процедуре возможно с помощью современных средств связи.
Работодатели часто интересуются следующими вопросами по этой теме:
- Нужно ли до сих пор оформлять уведомление на бумажном носителе под «живую» подпись?
- Что делать, если работник отказался от ознакомления с ним?
- Как суды относятся к уведомлению сотрудников телеграммой или с использованием почты?
Алгоритм действий работодателя при сокращении разъяснит персональный консультант по трудовому праву
- Бумажная форма уведомления о сокращении штата под подпись работника
- Уведомление о сокращении в электронной форме
Бумажная форма уведомления о сокращении штата под подпись работника
Бумажную форму уведомления можно:- предъявить сотруднику и попросить подписать по месту работы в офисе работодателя;
- направить по почте или курьером;
- вручить телеграммой.
Способ 1: подписание уведомления при предъявлении работнику по месту работы в офисе работодателя
Это самый распространенный и надежный способ ознакомить работника с уведомлением о предстоящем сокращении. Он все еще используется, поскольку вытекает из буквального толкования статьи 180 Трудового кодекса. Некоторые судебные акты свидетельствуют, что такому способу уведомления отдается приоритет.
При этом срок уведомления о сокращении должен отсчитываться именно от личного уведомления, даже если работодатель ранее использовал другие способы. Например, по почте, телеграммой (Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 16.06.2020 № 88-9810/2020).
ВАЖНО!
В период сокращения возникают конфликтные ситуации. Поэтому работник может отказаться от ознакомления с уведомлением о предстоящем увольнении. В таком случае допустимо зачитать уведомление вслух и составить об этом акт. К примеру, суд признает уведомление, зачитанное вслух при видеоконференцсвязи, законным
Увольнение при таком способе уведомления признается правомерным, даже когда:
- работодатель направил работнику заказное письмо в установленные законом сроки и уведомил в нем о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата;
- сотрудник корреспонденцию не получил и сведений об изменении своего адреса работодателю не сообщил.
Выделяют две позиции суда об отсчете срока уведомления:
- срок на уведомление работника о предстоящем сокращении при отправке по почте начинается со следующего дня после возврата уведомления за истечением срока хранения;
- срок на уведомление работника о предстоящем сокращении при отправке по почте отсчитывается с момента получения работником уведомления.
Одним из действующих способов уведомления о сокращении также является направление работнику телеграммы. Однако такой способ уведомления не идеален. Телеграмму могут принести в квартиру и вручить любому присутствующему, который поставит свою подпись. При этом сотрудник почты вправе утверждать, что у него нет обязанности запрашивать документ, удостоверяющий личность, когда он приносит телеграмму по адресу.
Судебная практика по этому вопросу также противоречива. Одни суды утверждают, что срок уведомления о предстоящем сокращении нужно отсчитывать не с момента получения отчета о неполучении телеграммы, а с вручения работнику уведомления о сокращении лично и под подпись.
Например, работнику направлялись такие телеграммы, а он отказался их получить, вышел на работу и был повторно уведомлен работодателем о предстоящем увольнении, но уже лично под подпись (Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 16.06.2020 № 88-9810/2020).
При этом есть судебная практика и в поддержку телеграммы как способа уведомления о предстоящем сокращении (Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 18.02.2021 № 88-3226/2021).
Уведомление о сокращении в электронной форме
Уведомление можно направить в электронном виде: по корпоративной электронной почте, через корпоративный портал или информационную систему работодателя. Расскажем о преимуществах и недостатках таких способов электронного уведомления.Способ 1: уведомление, направленное по электронной почте
Существует судебная практика в поддержку этого способа уведомления (Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 04.06.2019 по делу № 33-5728/2019, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 14.02.2018 по делу N 33-1935/2018).
При этом выделяют и судебные акты, в которых электронное письмо не признают надлежащим доказательством уведомления (Апелляционное определение Верховного суда Республики Бурятия от 23.11.2016 по делу № 33-6287/2016).
В связи с введением норм об электронном документообороте такая судебная практика уже не соответствует правовым реалиям. Ранее суды могли сослаться на отсутствие как запрета, так и нормативного регулирования направления работнику уведомления по электронной почте. Однако в настоящее время есть статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса, которые регулируют обмен электронными документами.
Также необходимо выяснить, что именно направляется по электронной почте - сканированная копия в электронном виде бумажного документа или электронный документ, подписанный электронной подписью.
При уведомлении в виде сканированной копии суд теперь не признает, что порядок сокращения штата работников соблюден. В то время как при подписании уведомления усиленной квалифицированной электронной подписью еще есть шансы на признание его надлежащим.
Способ 2: уведомление через корпоративный портал или информационную систему работодателя
Уведомления работников о сокращении посредством информационной системы работодателя возможно, если тот применяет электронный документооборот (по ст. 22.1–22.3 ТКРФ).
Уведомление о сокращении является документом, которое предполагает ознакомление работника под подпись (о чем указано в ст. 180 ТК РФ). Оно также не относится к документам – исключениям, которые нужно оформлять только в бумажной форме (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Работодатель может подписать такое уведомление с помощью (ст. 22.3 ТК РФ):
- усиленной квалифицированной электронной подписи;
- усиленной неквалифицированной электронной подписи, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
- усиленной неквалифицированной электронной подписи, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства.
РЕКОМЕНДАЦИЯ
Помимо общих требований Трудового кодекса о предупреждении под подпись, учитывайте, какие способы взаимодействия предусмотрены в компании (корпоративный портал, корпоративная электронная почта, информационная система и др.). Внимательно изучите их
ЗАКАЖИТЕ ЭКСПЕРТНОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ УВОЛЬНЕНИЯ
В спорных ситуациях используйте несколько способов уведомления: лично, по электронной почте, по почте России, курьером, с помощью информационной системы работодателя. Когда личное уведомление под подпись состоялось позже, отсчитывайте срок с этого момента. Если же возник спор, обратитесь за помощью в экспертную компанию. Урегулируйте конфликт в досудебном порядке либо повысьте свои шансы на выигрыш дела в суде
