Как электронный кадровый документооборот помог снизить расходы до 40%

Переход на электронный кадровый документооборот помогает увеличить скорость документооборота в восемь раз и сокращает нагрузку на кадровую службу. Это не голословное заявление. В этом на практике убедились эксперты после того, как помогли компаниям внедрить электронный документооборот.

Запрос: выстроить удобную и быструю коммуникацию с работниками

Эксперты получили запрос от компании на методическое сопровождение внедрения ЭДО. Главная потребность – выстроить удобную коммуникацию с работниками. Компания только планировала реализовывать электронный документооборот в кадровой службе. Организации нужна была помощь в разработке алгоритма перевода кадровых процессов в электронный формат. Кроме этого, необходимо было разработать документы по ЭДО, чтобы легализовать кадровый электронный документооборот.

Заказчик поставил такие цели:

сократить использование бумажных документов;
увеличить производительность труда специалистов, сопровождающих кадровые процессы;
защитить интересы бизнеса в случае проведения инспекционных проверок ГИТ, ПРФ, Роскомнадзором, Росархивом и иными органами;
оптимизировать варианты реализации управленческих решений с помощью кадровых документов (процедур).

Внедрение электронного документооборота: работа началась

Эксперты начали работу по внедрению электронного кадрового документооборота. Прежде всего, нужно было оценить кадровые процессы в компании: соответствуют ли они законодательству. Только после этого можно будет разрабатывать оптимизированную схему кадрового процесса (подпроцесса).

Документы, которые проверили в рамках аудита:

Правоустанавливающие документы;
Локальные нормативные акты, регулирующие делопроизводство в компании, в том числе кадровое;
Кадровые документы (приказы).

Переход на электронный документооборот: не так страшно, как кажется

Эксперты провели анализ кадровых процессов, которые компания решила перевести в ЭДО. В результате выявили, что компания оформляет избыточные кадровые документы и нарушает законодательство в кадровых процедурах.

После анализа эксперты определили оптимальную модель кадрового процесса (подпроцесса). С учетом принятых вариантов кадровых процессов разработали локальный нормативный акт об ЭДО, пакет документов для всех процессов электронного документооборота. В ЛНА учли задачи, поставленные заказчиком перед проектом, прописали используемые электронные подписи в документообороте, виды электронных документов, роли участников документооборота.

Бизнес-эффект проекта:

На 40% снизились расходы на создание кадровых документов, их хранения и логистики;
В 8 раз увеличилась скорость кадрового документооборота;
До 0% сократились риски потери документов;
В 4 раза снизилась нагрузка на кадровую службу;
В 2 раза увеличился охват сотрудников, задействованных в коммуникации по цифровым каналам.

Рекомендация от экспертов: занимайте активную позицию в отношении перехода на электронный кадровый документооборот. Да, перед началом проекта возникнет много вопросов, сомнений. Но все это можно решить, если определить модель электронного взаимодействия, принять оптимальный кадровый процесс с распределением вида подписей.