Перевод на дистанционную работу: как организовать в компании

Дистанционный режим работы имеет свои особенности. Чтобы определить их, еще в 2013 году в Трудовой кодекс была введена глава 49.1, регулирующая труд дистанционных работников. В то время дистанционная форма работы не получила широкого распространения. Однако пандемия коронавирусной инфекции сыграла глобальную роль для внедрения дистанта.

С 1 января 2021 года глава 49.1 ТК РФ претерпела изменения в связи с запросами государства, общества, работодателей и работников. В настоящее время многие компании стараются перевести на дистанционную работу своих сотрудников с целью сократить затраты на содержание рабочих мест, а также – оптимизировать общие экономические расходы в период кризиса. Как поэтапно организовать перевод на дистанционную работу, обсудим в статье.

Виды дистанционной работы

Прежде чем организовать перевод работника на дистанционную работу, определите, какой вид дистанта вам нужен. Его выбирают для разных категорий сотрудников с учетом особенностей бизнес-процессов компании.

Организация дистанционной работы – варианты:

1. постоянная;
2. временная непрерывная до шести месяцев;
3. временная периодическая (чередование периодов работы дистанционно и на стационарном рабочем месте в офисе).

Многие считают, что существует и четвертый вид (дистанционная работа – ТК РФ ст. 312.9): временный перевод сотрудника на дистанционную работу в исключительных случаях по инициативе работодателя. Например, в случае наводнения, пожара, землетрясения, техногенной катастрофы и др.

Его можно рассматривать как отдельный вид дистанционной работы, либо – как способ одностороннего оформления периодического, временного непрерывного и постоянного дистанта.

Организация дистанционной работы

Определив подходящий вариант дистанционной работы сотрудников, переходите к его оформлению. Для этого установите, какие документы вы обязаны, а какие – вправе оформить.

Минимальный набор документов для дистанционной работы:

• соглашение о дистанционной работе (трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, –  ст. 312.2 ТК РФ). Обязаны заключить, если это не форс-мажорный дистант;
• положение о дистанционной работе (локальный нормативный акт работодателя, ст. ст.  8, 312.9 ТК РФ).

Если планируется массовый переход на дистанционную работу, необходимы оба документа. При единичных случаях локальный нормативный акт принимать необязательно, но тогда следует все вопросы дистанта урегулировать в трудовых договорах с удаленными работниками.

Чтобы разработать положения о дистанционной работе, иные локальные нормативные акты о дистанционном труде и оформить трудовые договоры с удаленными сотрудниками, нужно определить, как именно они будут выполнять свою работу дистанционно.

О типичных проблемах и ошибках при организации дистанта в период пандемии, о которых компания узнала, лишь когда решила его узаконить, также – о способах их преодоления, вы узнаете в нашем кейсе.

Как выполнять работу дистанционно

На этапе составления документов важно определить порядок:

• взаимодействия с работником на расстоянии («на дистанции») для выполнения его трудовой функции (шаг 1);
• обмена, а также подписания юридически значимые документы с дистанционными работниками (шаг 2);
• использования оборудования, техники, программного обеспечения, которые компания может и готова предоставить работнику для выполнения им трудовой функции (шаг 3);
• учета рабочего времени дистанционного сотрудника (шаг 4).

Важно! Пропишите в локальном нормативном акте вашей компании все возможные варианты взаимодействия с удаленными сотрудниками с наименованием информационных систем.

Шаг 1: порядок взаимодействия с работником на расстоянии («на дистанции») для выполнения его трудовой функции.

 С целью удаленного взаимодействия с дистанционным сотрудником в компании возможно:

• ввести системы электронного документооборота;
• применять какое-то конкретное программное обеспечение (программы, платформы);
• использовать электронную почту и иные средства корпоративной связи (мобильные телефоны, мессенджеры, внутренние сайты и т.п.) и др.

Обратите внимание! Процедуру обмена документами и порядок их подписания следует прописать в локальном акте либо непосредственно в трудовом договоре с удаленным работником.

Шаг 2: порядок обмена, а также подписания юридически значимые документы с дистанционными работниками.

 Варианты обмена и подписи юридически значимыми документами зависят от готовности работодателя к финансовым вложениям. Это могут быть (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ, ст. 312.3 ТК РФ):

• электронные подписи (усиленные квалифицированные (либо неквалифицированные), простые);
• обмен сканированными образами;
• обмен бумажными копиями с отправкой по почтовым адресам.

Совет   Если вы передаете работнику оборудование, устанавливаете программы и средства защиты информации, фиксируйте это в соответствующих документах, например, в акте передачи работнику оборудования, акт об установке программного обеспечения и т.д.

Шаг № 3: порядок использования оборудования, техники, программного обеспечения, которые компания может и готова предоставить работнику для выполнения им трудовой функции.

Для выполнения удаленным сотрудником своей трудовой функции компания может ему предоставить (ст. 312.6 ТК РФ):

• компьютер (отправить с доставкой);
• установленные программы;
• средства защиты информации;
• ничего – в этом случае работнику выплачивается компенсация за использование собственного (либо арендованного) оборудования.

Организовать электронное делопроизводство в вашей компании – от разработки и экспертизы документов до алгоритма перевода кадровых процессов в электронный формат – вам поможет наша команда профессионалов.

Шаг 4: порядок учета рабочего времени дистанционного сотрудника.

Работодатель может вести учет рабочего времени дистанционного сотрудника в следующими вариантами:

• в зависимости от использования (авторизации) в конкретной программе;
• в зависимости от нормы выработки (количественного показателя выполненной работы) и др.

Для этого установите в локальном акте или в трудовом договоре, кто именно (работник на дистанционной работе или работодатель) будет вести учет рабочего времени и каким образом он это будет делать. Если этого не отразить, то удаленный сотрудник имеет право вести учет рабочего времени самостоятельно (ч. 2 ст. 312.4 ТК РФ). Так у компании могут возникнуть риски требования от дистанционщика оплаты: сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни, а также в ночное время.

Материал подготовлен департаментом трудового права компании «Митрофанова и партнеры»

Вы можете оставить заявку на разработку документов для перехода на дистанционную работу:   трудового договора (дополнительного соглашения) для постоянной дистанционной работы; трудового договора (дополнительного соглашения) для периодической дистанционной работы; трудового договора (дополнительного соглашения) для временной непрерывной до 6 месяцев дистанционной работы; Положения о дистанционной работе; Положения о взаимодействии с дистанционным работником; Положение о возмещении расходов и компенсации дистанционному работнику; локального нормативного акта при временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.

Оставить заявку