Как вести график отпусков в электронном виде

Переход на кадровый электронный документооборот затрагивает и такую обязательную кадровую процедуру, как утверждение графика отпусков. Многие работодатели задаются вопросами: можно ли вести график отпусков в электронном виде, как правильно оформить уведомление о начале отпуска и что делать, если часть сотрудников перешла на КЭДО, а часть по-прежнему работает с бумажными документами. 

Разберем ключевые правила, опираясь на нормы Трудового кодекса РФ и профильное законодательство.

Можно ли вести график отпусков в электронном виде?

Трудовое законодательство не предусматривает, что график отпусков должен оформляться исключительно на бумажном носителе. Он не относится к документам, в отношении которых применение электронного документооборота запрещено (ч. 3 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ). Следовательно, график отпусков в электронном виде вести можно.

Порядок ведения графика отпусков, в том числе в электронной форме, рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте организации, например в положении об отпусках. При этом важно соблюсти установленный законом срок утверждения графика отпусков - не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Как оформить уведомление о начале отпуска при электронном документообороте (КЭДО)?

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. При ведении графика отпусков сотрудников в электронном виде необходимо предусмотреть в локальном нормативном акте порядок и срок ознакомления работников с уведомлением об отпуске, а также последствия неознакомления.

Если в организации используется простая электронная подпись (ПЭП), рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте, что ознакомление с файлом-уведомлением приравнивается к подписанию уведомления о начале отпуска простой электронной подписью. Для этого необходимо, чтобы между работником и работодателем было заключено соглашение в соответствии со ст. 6 и ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», а простая электронная подпись визуализировалась на самом уведомлении и отвечала требованиям п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Как оформить график отпусков, если часть сотрудников на КЭДО, а часть - на бумаге?

Законодательство не устанавливает специального порядка оформления графика отпусков в ситуации, когда в отношении части работников применяется КЭДО, а в отношении остальных кадровый документооборот ведется на бумаге. Поэтому возможен вариант с оформлением графика отпусков в КЭДО в отношении работников, на которых распространяется электронный документооборот (ст. 22.1 Трудового кодекса РФ), и на бумаге - в отношении остальных работников.

При этом выбранный формат ведения документа не отменяет общих правил планирования для особых категорий сотрудников. Например, о нюансах составления графика для таких категорий мы подробно рассказывали в статье «Как включить в график отпусков сотрудников в отпуске по уходу за ребенком».

Можно ли совместить ознакомление с графиком отпусков и уведомление об отпуске?

Трудовое законодательство не устанавливает способ ознакомления работников с графиком отпусков и не запрещает совмещать эту процедуру с уведомлением о начале отпуска в одном документе. Если при ознакомлении с графиком отпусков работник одновременно получает информацию о конкретной дате начала отпуска и подтверждает это своей подписью, такое ознакомление может рассматриваться как надлежащее извещение о времени начала отпуска. Это не будет противоречить законодательству, поскольку в нем обозначен крайний срок уведомления - не позднее чем за две недели до начала отпуска.

Для минимизации рисков трудовых споров целесообразно закрепить в локальном нормативном акте работодателя порядок ознакомления работников с графиком отпусков и использование листа ознакомления в качестве уведомления о начале отпуска (ст. 8 Трудового кодекса РФ).

Какие риски могут возникнуть?

Если в используемой в организации форме графика отпусков будет меньше сведений об отпусках, чем в унифицированной форме, возможны претензии контролирующих органов. Чтобы их избежать, лучше использовать форму, соответствующую унифицированной форме.

Кроме того, при неознакомлении работника с файлом-уведомлением подписи работника на документе не будет, что может создать риски при проверке ГИТ.

Для корректного внедрения электронного документооборота и графика отпусков в электронном виде, а также минимизации рисков нарушения трудового законодательства обратитесь в компанию  «Митрофанова и партнеры» - наши специалисты помогут настроить КЭДО, подготовить необходимые локальные нормативные акты и соглашения с работниками.

Вопрос-ответ

Вопрос 1. Обязательно ли заключать соглашение с работником для использования простой электронной подписи при уведомлении о начале отпуска?

Ответ: Да, обязательно. Согласно ч. 2 ст. 6 и ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», соглашение между участниками электронного взаимодействия должно предусматривать правила определения лица, подписывающего документ, и обязанность соблюдать конфиденциальность ключа простой электронной подписи.

Вопрос 2. Можно ли использовать график отпусков в электронном виде без дублирования на бумаге?

Ответ: Да, можно. Трудовое законодательство не требует обязательного бумажного носителя для графика отпусков. Главное - закрепить порядок ведения электронного графика в локальном нормативном акте и обеспечить надлежащее уведомление работников о времени начала отпуска.

Вопрос 3. Что делать, если работник не ознакомился с уведомлением об отпуске в установленный срок?

Ответ: В локальном нормативном акте рекомендуется установить срок для ознакомления с файлом-уведомлением и последствия неознакомления. В случае неознакомления в установленный срок сотрудник может считаться уведомленным надлежащим образом. Однако полностью исключить риск претензий со стороны контролирующих органов нельзя, поскольку при неознакомлении подписи работника на документе не будет.