Отпуск авансом: как оформить, предоставить и снизить риски
При утверждении графика отпусков работодатели нередко сталкиваются с просьбами сотрудников включить больше дней отдыха, чем они успели заработать. Возникает вопрос: можно ли предоставить отпуск авансом за будущий рабочий период и какие риски это создает для компании?
Разберем ситуацию, опираясь на нормы Трудового кодекса РФ.
Можно ли давать отпуск авансом?
Согласно ст. 122 Трудового кодекса РФ, оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы, однако по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения этого срока. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной у данного работодателя.
Трудовой кодекс РФ не запрещает предоставление отпуска авансом за неотработанное время. Более того, включение в график отпусков сотрудников дней, превышающих фактически накопленные, не запрещено. Это возможно по соглашению сторон, поскольку трудовое законодательство допускает предоставление отпуска авансом.
Предоставление отпуска авансом: какие риски возникнут для работодателя и как их снизить?
Риски для работодателя возникают только в случае увольнения работника до окончания того рабочего года, за который отпуск был предоставлен авансом. В этой ситуации, согласно ст. 137 Трудового кодекса РФ, допускается удержание излишне выплаченных отпускных за неотработанные дни отпуска. Однако общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 Трудового кодекса РФ).
Для минимизации рисков рекомендуется запланировать предоставление еще «ненакопленных дней» на более поздний период рабочего года, когда стаж на них уже будет «заработан».
Кроме того, можно рассмотреть вариант разделения отпуска на части. Обратите внимание, работодатель не может сам принять решение о разделении отпуска на части. Согласно ст. 125 Трудового кодекса РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению сторон, при этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Это позволяет работодателю распределять отпускные дни в графике отпусков таким образом, чтобы отпуск предоставлялся после того, как будет накоплен стаж.
Если часть отпуска, включая «ненакопленные дни», предоставляется во второй половине рабочего года, право работника на соответствующее количество дней к этому моменту уже будет сформировано, что исключает риск для работодателя. Таким образом, предоставление отпуска (полностью или его части) в период, когда работником накоплено необходимое количество отпускных дней, не создает для работодателя правовых рисков.
Этот же принцип грамотного планирования применим и к сотрудникам с особыми гарантиями, о нюансах работы с которыми (включая удлиненные и северные отпуска, а также компенсации) мы подробно рассказывали в отдельном материале «График отпусков: как учесть удлиненные и северные отпуска, а также компенсации».
Сколько дней отпуска включить в график отпусков, если работник брал отпуск авансом?
При утверждении графика отпусков на новый календарный год кадровики часто сталкиваются с ситуацией, когда работник использовал отпуск полностью и даже «ушел в минус» (получил аванс).
Пример: У работника рабочий год с 07.03.2026 по 06.03.2027. На 01.01.2027 он использовал отпуск полностью, его баланс составляет «минус» 10 дней. К началу нового рабочего периода (к 07.03.2027) баланс составит «минус» 5 дней. Сколько дней ставить в график на 2027 год: полные 28 дней или 23 дня (с учетом долга)?
Если прямого запрета на авансирование в ЛНА нет, в график отпусков следует включать полный отпуск - 28 календарных дней (и дополнительные отпуска при их наличии).
Почему так? Включение в график отпуска с «вычетом» долга может быть квалифицировано ГИТ как нарушение прав работника, поскольку он имеет право на полный отпуск за свой рабочий год. Остаток дней на момент начала календарного года значения не имеет, так как календарный и рабочий года чаще всего не совпадают.
Рекомендация по управлению рисками:
По возможности планируйте начало отпуска в графике на следующий год после того, как работник приобретет достаточный отпускной стаж для использования запланированного количества дней. Это снизит риск предоставления отдыха за неотработанное время.
Отпуск авансом при срочном трудовом договоре
При планировании графика отпусков сотрудников, у которых срочный трудовой договор заканчивается в течение года, работодатель обязан включить ежегодный оплачиваемый отпуск в график. Однако включать в график дни отпуска, которые работник заведомо не успеет отработать до увольнения, работодатель не обязан, поскольку:
- график отпусков составляется работодателем, и учитывать пожелания работника он не обязан (ст. 123 Трудового кодекса РФ).
- деление отпуска на части возможно только по соглашению сторон (ч. 1 ст. 125 Трудового кодекса РФ).
Предоставление работнику отпуска авансом в объеме, который он заведомо не успеет отработать до окончания срочного трудового договора, создает высокий риск невозврата выплаченных отпускных: при увольнении удержать их можно только в пределах 20% от окончательного расчета (ст. 138 Трудового кодекса РФ).
В связи с окончанием срочного трудового договора возможны два варианта планирования количества дней отпуска, каждый из которых имеет свои риски:
- Включить в график только «заработанные» дни (ст. 122 Трудового кодекса РФ). Работодатель предлагает включить в график лишь дни, которые работник успеет отработать до даты увольнения, и разделить отпуск на части.
Риски: возможны претензии со стороны работника, связанных с тем, что разделение отпуска на части допускается только по соглашению сторон. Государственная инспекция труда (ГИТ) при проверке может квалифицировать такое разделение части отпуска как нарушение порядка предоставления отпуска и наложить штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. - Включить все полагающиеся дни ежегодного отпуска в текущем году (28 дней). В пределах срока срочного трудового договора предусмотреть использование «заработанных» дней, а формально оставшиеся дни отразить в графике как бы «после окончания срока договора».
Такой подход позволяет соблюсти права работника на отпуск на случай, если трудовой договор станет бессрочным, и одновременно учитывать планирование отпусков в пределах конкретного года.
Риски: Риск не возникает, если предусмотреть использование «заработанных» дней отпуска в пределах срока трудового договора, так как выплата компенсации за неиспользованный отпуск будет соответствовать фактически заработанным дням.
Сводная таблица: ситуации и риски
| Ситуация | Можно ли включить в график отпусков? | Риски для работодателя | Рекомендация |
|---|---|---|---|
| Работник просит отпуск авансом за будущий рабочий год | Да, по соглашению сторон | Удержание при увольнении (не более 20% от расчета) | Спланировать дополнительные дни на конец рабочего года |
| У работника «минус» по отпуску при составлении графика на новый год | Зависит от ЛНА (ПВТР). Если нет оговорки - только полные 28 дней | Нарушение прав работника (если уменьшить дни без основания в ЛНА); Финансовые потери (если дать полный и работник уволится) | Проверить ПВТР. Даты отпуска планировать на период, когда стаж будет выработан |
| Срочный трудовой договор, работник просит отпуск до увольнения | Только «заработанные» дни | Претензии работника, штраф по ст. 5.27 КоАП РФ | В графике отпусков разделить отпуск: заработанную часть предусмотреть до прекращения трудового договора, остальное - в графике после прекращения |
| Работник увольняется до окончания рабочего года, за который получен отпуск авансом | Отпуск уже предоставлен | Невозврат отпускных (удержать можно только 20%) | Удерживать излишне выплаченные суммы в пределах 20% |
Для корректного утверждения графика отпусков и минимизации рисков, связанных с предоставлением отпуска авансом, обратитесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши специалисты помогут правильно рассчитать количество дней отпуска, оформить график и подготовить необходимые документы.
Поможем привести кадровое делопроизводство в соответствие с требованиями законодательства:
- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru
- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60
Вопрос-ответ
Вопрос 1. Можно ли предоставить отпуск авансом работнику, который только устроился в компанию?
Ответ: Да, можно. Согласно ст. 122 Трудового кодекса РФ, по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев непрерывной работы. Однако в этом случае риск удержания при увольнении особенно высок, поскольку работник может уволиться, не отработав предоставленные дни.
Вопрос 2. Что делать, если работник уволился, а удержать излишне выплаченные отпускные в полном объеме невозможно?
Ответ: Согласно ст. 138 Трудового кодекса РФ, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% от суммы окончательного расчета. Если задолженность превышает этот предел, работодатель не может удержать всю сумму. Взыскать в судебном порядке оставшуюся сумму не получится с учетом позиции Верховного суда РФ.
Вопрос 3. Нужно ли уменьшать 28 дней в графике на следующий год, если работник уже «ушел в минус» в текущем?
Ответ: Только если в ЛНА есть прямая формулировка о том, что отпуск предоставляется без авансирования, в размере фактически неиспользованных дней. Если такой формулировки нет, вы обязаны поставить в график полные 28 дней, так как календарный год, для которого составляется график, не совпадает с рабочим годом работника.
