График отпусков: как оформить перенос, переходящий отпуск и отдых в рабочие дни
Утверждение графика отпусков - обязательная ежегодная процедура для каждого работодателя. При составлении графика отпусков сотрудников специалисты сталкиваются с вопросами: входят ли выходные дни в отпуск, нужно ли отражать остатки отпусков за прошлые периоды и как указывать дополнительный отпуск, продолжительность которого заранее неизвестна.
Разберем ключевые правила, опираясь на нормы Трудового кодекса РФ и разъяснения судов.
Можно ли предоставлять отпуск только в рабочие дни?
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса РФ). Поскольку отпуск исчисляется в календарных днях, в него включаются и выходные дни. Согласно ст. 14 Трудового кодекса РФ, сроки, исчисляемые в календарных днях, включают в себя все дни, в том числе выходные.
Разделение отпуска на части допускается только по соглашению сторон, при этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 Трудового кодекса РФ).
Оставшиеся дни отпуска по договоренности сторон можно делить на любые части. Законодательство не запрещает предоставлять оставшиеся дни отпуска только на рабочие дни (например, с понедельника по пятницу), если работодатель согласен на такое разделение. Однако работник не может требовать этого в одностороннем порядке. Работодатель имеет право отказать в предоставлении отпуска только на будние дни, если это противоречит утвержденному графику отпусков или нарушает рабочий процесс компании. В случае отсутствия согласия сторон отпуск должен быть предоставлен целиком (неделимой частью вместе с выходными) или в тех рамках, на которые согласны стороны.
Работодатель вправе закрепить в локальном нормативном акте правила планирования и согласования отпусков (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Это помогает координировать рабочие процессы в компании и не ухудшает положение работников, поскольку порядок разделения отпуска на части в любом случае требует обоюдного согласия сторон.
Нужно ли отражать в графике отпусков остатки отпусков за прошлые периоды?
Трудовое законодательство не устанавливает обязанности отражать в графике отпусков остатки отпусков за предыдущие рабочие периоды. График определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 123 Трудового кодекса РФ), и в нем отражается ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней, а также ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска.
Вместе с тем на практике проверяющие могут обращать внимание на наличие неиспользованных отпусков, особенно при значительной задолженности. Поэтому, если работодатель использует собственную форму графика отпусков, целесообразно предусмотреть в ней отдельную информацию об остатках отпусков. Это позволит учитывать задолженность и планировать ее предоставление.
Как отражать дополнительный отпуск в графике отпусков?
Ежегодный дополнительный отпуск относится к видам ежегодного оплачиваемого отпуска и подлежит отражению в графике отпусков (ст. 114, ч. 1 ст. 116, ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ). Это касается и отпусков за работу во вредных условиях труда, продолжительность которых зависит от фактически отработанного времени.
Согласно ст. 117 Трудового кодекса РФ, минимальная продолжительность дополнительного отпуска за вредные условия труда составляет 7 календарных дней. В стаж, дающий право на такой отпуск, включается только фактически отработанное во вредных условиях время (ст. 121 Трудового кодекса РФ). Поскольку заранее определить точное количество дней невозможно, в графике указывается минимальная продолжительность, а в примечании делается пояснение, что продолжительность уточняется на дату начала отпуска. Такой подход подтверждается судебной практикой - например, Определением Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 23.12.2024 № 88-22417/2024.
| Вид отпуска / ситуация | Обязательность включения в график | Рекомендации по заполнению | Правовое обоснование |
|---|---|---|---|
| Выходные дни в составе отпуска | Обязательно | Учитывать выходные дни, если отпуск предоставляется целиком | ст. 14, ст. 115, ст. 125 Трудового кодекса РФ |
| Остатки отпусков за прошлые годы | Законодательно не требуется | Указать в отдельной графе для минимизации рисков | ст. 123 Трудового кодекса РФ |
| Дополнительный отпуск | Обязательно | Указать минимальное количество дней с примечанием о возможном дальнейшем уточнении количества | ст. 117, ст. 121 Трудового кодекса РФ |
Планирование отпусков для льготных категорий требует особой внимательности. О том, как планировать график с учетом удлиненных отпусков и компенсации, чтобы избежать ошибок с работниками с инвалидностью или северянами, читайте в нашей статье «График отпусков: как учесть удлиненные и северные отпуска, а также компенсации».
Как отразить отпуск, начинающийся в декабре и переходящий на январь следующего года?
В график отпусков правомерно включать отпуск, который переходит на следующий календарный год (который начинается в декабре текущего года и переходит на январь следующего календарного года). Наступление нового года и нерабочих праздничных дней не прерывает отпуск. Согласно ст. 120 Трудового кодекса РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Отпуск предоставляется за рабочий год, а не за календарный, поэтому его переход на следующий год не нарушает требований ст. 115 Трудового кодекса РФ.
Для минимизации рисков рекомендуется в графике на текущий год указывать даты, попадающие в этот год (например, конец декабря), и делать пометку о продолжении отпуска в следующем календарном году с указанием периода и подтверждением, что отпуск предоставляется за конкретный рабочий год. Оставшаяся часть включается в график на следующий год.
Для корректного составления графика отпусков сотрудников и минимизации рисков нарушения трудового законодательства обратитесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши специалисты помогут правильно отразить все виды отпусков, включая дополнительный отпуск и переходящие периоды, с учетом требований законодательства и судебной практики.
Поможем привести кадровое делопроизводство в соответствие с требованиями законодательства:
- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru
- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60
Вопрос-ответ
Вопрос 1. Можно ли включать в график отпусков отпуск, который начинается в декабре и заканчивается в январе?
Ответ: Да, можно. Наступление нового года не прерывает отпуск, поскольку работник не выходит на работу. В графике на текущий год указываются даты, попадающие в этот год, а также делается пометка о продолжении отпуска в следующем календарном году.
Вопрос 2. Что делать, если на момент составления графика невозможно точно определить продолжительность дополнительного отпуска за вредные условия труда?
Ответ: В графике указывается минимальная продолжительность такого отпуска (не менее 7 календарных дней), а в примечании делается пояснение, что продолжительность определяется исходя из фактически отработанного времени и уточняется на дату начала отпуска.
Вопрос 3. Обязательно ли включать в график отпусков остатки отпусков за прошлые годы?
Ответ: Законодательство не устанавливает такой обязанности. Однако для минимизации рисков претензий со стороны контролирующих органов целесообразно предусмотреть в собственной форме графика отдельную графу для отражения остатков отпусков.
