Как компания решила узаконить дистанционный режим работы

«В пандемию ввели дистанционный режим работы для сотрудников. О соблюдении закона тогда и не думали, нужно было быстро. Теперь бы в порядок все привести». Таких историй – масса. Как узаконить дистант, какие документы привести в порядок, узнаете из кейса.

Запрос от компании: узаконить бы дистанционную форму работы

Крупная компания по грузоперевозкам обратилась к экспертам МИП с запросом помочь разобраться в тонкостях дистанционной работы. Нужно было разъяснить виды дистанта, когда лучше применять каждый из них. Также нужно было разработать локальный нормативный акт и трудовой договор с дистанционными работниками.

История заказчика, как и многих других, сводится к одному: в пандемию срочно ввели дистанционную работу сотрудников. Как оформить правильно, не было времени разбираться. Теперь компания решила сделать все по закону.

Чтобы понять, соответствует ли дистанционная работа ТК, и каким образом она установлена в компании, необходимо было провести аудит документов по дистанту.

Документы, которые проверили в рамках аудита:

Правоустанавливающие документы;
Доверенности;
Трудовые договоры;
Дополнительные соглашения с дистанционными работниками;
Локальные нормативные акты по дистанционной работе;
Приказы по дистанционной работе.

Перевод на дистанционную работу: рисков больше, чем пользы

В результате аудита эксперты установили, что переход на дистанционную работу принес больше рисков компании, чем пользы. Эксперты выявили, что:

в конце марта 2020 года большинству работников установили дистант приказом, а не дополнительными соглашениями;
до сих пор с некоторыми работниками не оформили допсоглашения о дистанционной работе;
в подписанных допсоглашениях не указали даты или условия окончания дистанционной работы
в допсоглашениях, которые подписаны с работниками – путаница в видах дистанционной работы (полный или периодический).

После аудита эксперты сообщили заказчику риски, которые несет сейчас дистанционная работа.

1. В случае заказчика можно было оформлять дистанционную работу только по соглашению сторон. Он этого не сделал, значит, есть риск нарушения ч. 2 ст. 312.1 Трудового кодекса.

2. Сотрудники по документам должны находиться на своих стационарных рабочих местах в офисе компании, а фактически находятся вне места нахождения работодателя и не под его контролем.

3. У некоторых работников, с кем подписали соглашения, дистант бессрочный. Это означает, что если сотрудник откажется выходить в офис, у него на это будут все основания.

4. Работодатель не защищен документально даже при наличии дополнительных соглашений, так как в них установлены взаимоисключающие виды дистанта – полный и периодический. Это означает, что в случае спора, суд будет применять более выгодные для работника положения. Кроме этого, если сотрудник захочет перейти на полный дистант, у него будут на это все основания.

Организация дистанционной работы: теперь все по-новому

Генеральный директор остался недоволен такими рисками и попросил легализовать все виды дистанционной работы, которые используются в компании. Чтобы выполнить эту задачу, эксперты разработали:

Положение о дистанционной работе;
Положение о взаимодействии с дистанционными работниками;
Положение о компенсациях при использовании работником своего оборудования;
Формы трудового договора для разных видов дистанционных работ;
Положение об установлении дистанционной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях.

Эксперты разъяснили генеральному директору, что за нарушение оформления дистанционной работы в марте 2020 штрафа уже не будет. Прошел срок годовой давности привлечения к административной ответственности.

Кроме этого, отчитались о результатах проекта:

С работниками подписаны соглашения об установлении дистанта на определенный срок, указали дату или событие истечения срока;
В трудовом договоре и в Положении о дистанционной работе прописали виды дистанта: постоянный, периодический, временный непрерывный;
Работникам установили и выплачивают компенсация за используемое их оборудование;
Всех работников ознакомили под подпись с разработанными Положениями.

Материал подготовила Ульяна Малкович, руководитель направления «Аудит» и «Персональные данные», старший юрист компании «Митрофанова и партнеры»

Дистанционный режим работы только на первый взгляд кажется простой формой взаимодействия с сотрудниками. Чтобы дистант был выгоден компании, а не создавал риски, нужно разобраться в видах удаленной работы, нюансах оформления.

Если вы только планируете переходить на дистант, то узнать тонкости дистанционной работы можно на курсе. Если вы уже ввели дистант, то оценить правильность оформления и риски, поможет аудит документов.