Как изменить даты выплаты зарплаты: порядок, кадровый электронный документооборот и ознакомление отсутствующих сотрудников

2 сентября 2026

Изменение календарных дат выплаты заработной платы - распространённая практика в компаниях. Однако, несмотря на кажущуюся простоту, эта процедура таит множество нюансов. Как правильно оформить изменения, если даты указаны только в локальном акте? Нужно ли уведомлять сотрудников, которые отсутствуют на рабочем месте? Что делать с кадровым электронным документооборотом (далее - КЭДО), если работник «просмотрел», но не подписал документ?

Разберем все эти вопросы по порядку.

Важно

Согласно ст. 136 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР), коллективным или трудовым договором. Следовательно, инициатива по изменению этих дат исходит от работодателя, который вносит изменения в соответствующие документы.

Оглавление:

1. Уведомление об изменении даты выплаты зарплаты через КЭДО: особенности и порядок.
2. Уведомление об изменении даты выплаты зарплаты, если сотрудник не перешел на КЭДО.
3. Отсутствующие сотрудники: нужно ли их уведомлять об изменении дат выплаты заработной платы?
4. Нужно ли согласие сотрудников об изменении даты выплаты зарплаты, если даты указаны в трудовом договоре?
5. По каким датам платить зарплату, если сотрудник вышел на работу, а подписи об ознакомлении нет?
6. Вопрос-ответ.

1. Уведомление об изменении даты выплаты зарплаты через КЭДО: особенности и порядок

Если сотрудник перешел на КЭДО, это означает, что он дал письменное согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота в соответствии с ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ. Направление документа через КЭДО является надлежащим способом уведомления. Однако следует учитывать, что само по себе направление уведомления недостаточно для применения новых дат выплаты заработной платы. Необходимо именно ознакомление с новой редакцией ПВТР под подпись.

В отношении уведомлений об изменении дат выплаты заработной платы (которые не требуют обязательной подписи по закону) статус «просмотрел» может считаться надлежащим уведомлением, если это предусмотрено локальным актом. Однако для ПВТР действует особый порядок. Ознакомление с ПВТР требует подписи работника. В системе КЭДО это означает наличие электронной подписи (далее - ЭП) сотрудника. Отсутствие электронной подписи означает, что требование закона о необходимости ознакомления с локальном актом (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ) не выполнено.

Важно

Необходимо различать: статус «просмотрел» в КЭДО - это факт открытия, но не факт ознакомления. Для документов, которые требуют подписи в силу закона, именно подпись является подтверждением.

Положение о КЭДО может устанавливать правила, например, что работник считается ознакомленным по истечении одного рабочего дня с момента получения. Но это правило не применяется к ПВТР, так как для них ознакомление возможно только под подпись.

Если работник отказывается ставить подпись, это можно зафиксировать. Рекомендуется закрепить в локальном акте термин «отказ от ознакомления» (например, непросмотр документа в установленный срок). При отказе составляется акт об отказе от ознакомления, документ зачитывается устно в присутствии трех свидетелей и направляется в КЭДО.
Такой порядок будет считаться надлежащим ознакомлением.

Сравнительная таблица: когда требуется подпись сотрудника

Документ	Требуется ли подпись?	Статус «просмотрел» достаточен?
Уведомление об изменении дат	Нет	Да (если установлено в ЛНА)
Новая редакция ПВТР	Да (ст. 22 ТК РФ)	Нет, требуется ЭП

2. Уведомление об изменении даты выплаты зарплаты, если сотрудник не перешел на КЭДО

Если сотрудник не дал согласия на переход на КЭДО и не подпадает под исключение, предусмотренное ч. 7 ст. 22.2 Трудового кодекса РФ (для работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа на указанную дату), электронный документооборот в отношении него не применяется.

Все документы, включая уведомления об изменении ПВТР, должны оформляться на бумажном носителе под собственноручную подпись. Направление документов через КЭДО такому сотруднику не является надлежащим способом уведомления. Ознакомление с новой редакцией ПВТР производится под собственноручную подпись. Подтверждающими документами являются подписанный работником лист ознакомления с ПВТР либо отметка об ознакомлении на самом документе.

3. Отсутствующие сотрудники: нужно ли их уведомлять об изменении дат выплаты заработной платы?

Законодательство не обязывает работодателя знакомить отсутствующих сотрудников с изменениями ПВТР в период их отсутствия. Это логично: работник не выполняет трудовую функцию и может быть не в курсе внутренних процессов. Рекомендуется произвести ознакомление в день выхода такого сотрудника на работу. Это правило можно закрепить в локальном акте, например, указав, что сотрудник обязуется ознакомиться с документом не позднее одного рабочего дня после окончания периода отсутствия или восстановления доступа к системе (если используется КЭДО).

Если сотрудник перешел на КЭДО, то в период отсутствия он освобожден от осуществления трудовых обязанностей. Соответственно, обязанность проверять КЭДО, даже если она установлена локальным актом, возникает только после окончания периода отсутствия. Поэтому изменение дат выплаты к такому сотруднику не применяется до момента его фактического ознакомления с новой редакцией ПВТР.

Если сотрудник не перешел на КЭДО, то в отношении него применяется обычный бумажный документооборот. Необходимо дождаться выхода работника и в день выхода ознакомить его с ПВТР под собственноручную подпись.

4. Нужно ли согласие сотрудников об изменении даты выплаты зарплаты, если даты указаны в трудовом договоре?

Это принципиально важный момент.
Если дата выплаты заработной платы прописана непосредственно в трудовом договоре (а не в коллективном договоре), то изменение этого условия требует получения согласия работника. Это прямое требование ст. 72 ТК РФ.

Порядок действий в этом случае следующий:

Проведите переговоры с работником, объяснив объективные причины изменения дат.
Предложите ему подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми датами.
Если работник согласен - подписывается дополнительное соглашение.

Если работник отказывается подписывать дополнительное соглашение, принудительно изменить даты, указанные в его трудовом договоре, невозможно. В судебной практике изменение дат выплаты не признается организационным изменением, позволяющим применить ст. 74 ТК РФ. В таком случае для этого конкретного сотрудника продолжат действовать старые даты выплаты, а работодателю, возможно, придется организовывать процесс выплаты в соответствии с его индивидуальными условиями.

Для минимизации подобных рисков рекомендуется прописывать даты выплаты не в тексте трудового договора, а в ПВТР, делая в договоре отсылочную норму к локальному акту.

5. В какие даты платить зарплату, если сотрудник вышел на работу, а подписи об ознакомлении нет?

Если уведомление не было подписано, а сотрудник вышел на работу, возникает вопрос: в какие даты платить - в старые или новые? Рекомендуется незамедлительно ознакомить сотрудника с новой редакцией ПВТР. С этого момента применяются новые даты.

Однако возможны риски в обоих сценариях. Если платить по старым датам, это может не соответствовать действующему ПВТР. Если платить по новым, а сотрудник не ознакомлен, это может привести к его жалобам (хотя такие случаи редки).

6. Вопрос-ответ

Вопрос 1. Нужно ли уведомлять сотрудников об изменении дат выплаты зарплаты за два месяца?
Ответ: Нет, если даты изменяются в локальном акте (ПВТР), обязанность уведомлять за два месяца не возникает. Однако, отсутствие дат выплаты заработной платы в трудовом договоре при отсутствии коллективного договора является нарушением.

Вопрос 2. Считается ли сотрудник ознакомленным с новой редакцией ПВТР, если он просмотрел его в КЭДО, но не поставил электронную подпись?
Ответ: Нет. Ознакомление с ПВТР требует подписи в силу закона (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Отсутствие электронной подписи означает, что обязанность работодателя по ознакомлению не выполнена. Статус «просмотрел» в КЭДО является фактом открытия документа, но не фактом ознакомления.

Вопрос 3. Как изменить даты выплаты зарплаты, если они прописаны в трудовом договоре?
Ответ: В этом случае нужно подписать дополнительное соглашение с работником (ст. 72 ТК РФ). Если работник отказывается, работодатель не может в одностороннем порядке изменить эти даты. Ему придется сохранить для этого сотрудника условия, указанные в его договоре.

Вопрос 4. Когда нужно ознакомить с изменениями сотрудника, который находится в отпуске по уходу за ребенком и не подписал согласие на КЭДО?
Ответ: Если сотрудник не перешел на КЭДО, то электронный документооборот в отношении него не применяется. Ознакомить его с новой редакцией ПВТР нужно в день его выхода на работу под собственноручную подпись. С этого момента для него будут действовать новые даты выплаты заработной платы.

Для получения консультации или заказа услуги по кадровому делопроизводству и трудовому праву вы можете обратиться в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши специалисты помогут разобраться в сложных ситуациях в строгом соответствии с нормами Трудового кодекса РФ.

Свяжитесь с нами!

Вы получите не просто ответ, а готовое решение, которое поможет сэкономить ваше время и деньги:

- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru

- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60

Проконсультироваться