Аудит кадровой документации. Оптимизация кадрового документооборота
Общие сведения
Численность производственной компании - 2 000 человек. В компании реализуется проект по оптимизации административных процедур.Электронный документооборот с применением электронных подписей не применяется, хотя частично взаимодействие с работниками через информационную систему компании осуществляется. Переход на КЭДО планируется не ранее 2025 года.
Уровень рисков с точки зрения трудовых конфликтов и проверок – средний (есть текущие трудовые споры - 2, потенциально риски проверки в 2025).
Задача
- Провести аудит существующей системы кадровой документации.
- Разработать план оптимизации (сокращения) количества кадровой документации (пока без применения КЭДО в полном объеме).
- Оптимизированная система кадровых документов должна защищать правовые риски компании.
Анализ (результаты аудита)
Проведенный анализ существующей системы кадровой документации показал, что:- Количество кадровых документов, оформляемых в бумажном виде – более 150, потенциал сокращения количества бумажных документов с учетом специфики компании - до 35 документов (77%)
- Формы используемых кадровых документов могут быть оптимизированы, есть возможности исключения избыточных согласований и ознакомлений
- По кадровым документам, обязательным по законодательству, выявлены нарушения, которые несут значительные правовые риски для компании
- Ряд кадровых процессов могут быть переведены с систему электронного взаимодействия без применения электронных подписей (до 30 применяемых на дату аудита бумажных документов).
Решение
Необходимо группировать все кадровые документов на категории:- Документы, которые пока остаются в бумажном виде – 35 видов,
- Документы, которые переводятся в форму электронных сообщений с применением корпоративной информационной системы – 20 видов,
Также нужно провести совещания-обсуждения со следующими подразделениями компаниями:
- Финансовым блоком,
- Юридическим отделом,
- IT-отделом.
НАШИ КЕЙСЫ
Оптимизация кадрового документооборота: исключение кадровых документов и рисков для целей бухгалтерского учета
Результат
- Составлен план корректировок системы кадрового делопроизводства
- Скорректированы формы трудового договора и локальных актов, в которых были выявлены нарушения
- Совместно с бухгалтерией и юридической службой был разработан план перехода на оптимизированный документооборот
- Разработаны документы: изменения учетной политики по применяемым типовым формам документов, инструкция по оптимизированному кадровому документообороту, Положение об электронном взаимодействии.
ПЕРЕЙТИ НА КЭДО - ЛЕГКО
Опытные эксперты компании "Митрофанова и партнеры" готовы оказать методическое сопровождение вашей организации при переходе на КЭДО. Мы предложим алгоритм перевода кадровых процессов в электронный формат и предоставим экспертные заключения с рекомендациями по каждой кадровой процедуре. По запросу разработаем формы необходимых вам кадровых документов
