Как учитывать стаж, если он не совпадает в бумажной и электронной трудовых книжках
Иногда при приеме нового сотрудника кадровая служба сталкивается с ситуацией: в бумажной трудовой книжке последняя запись датирована пять и более лет назад, а в выписке из электронной трудовой книжки (форма СТД-СФР) числятся последующие периоды работы у других работодателей. При этом отметка о переходе на электронный формат в бумажном документе отсутствует.
Возникает закономерный вопрос: нужно ли включать этот стаж при расчете пособий и как правильно поступить с бумажной книжкой?
Какие документы подтверждают страховой стаж?
Согласно части 1 ст. 16 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», в страховой стаж включаются периоды работы по трудовому договору, государственной гражданской или муниципальной службы, а также иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Часть 2 ст. 16 указанного закона предусматривает исчисление страхового стажа в календарном порядке. Если несколько периодов, засчитываемых в стаж, совпадают по времени, учитывается один из них по выбору застрахованного лица.
Порядок подтверждения стажа установлен Правилами, утвержденными приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 09.09.2020 № 585н. В соответствии с п. 9 Правил периоды работы по трудовому договору подтверждаются трудовой книжкой установленного образца и (или) сведениями о трудовой деятельности, сформированными работодателем в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.
Если трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности отсутствуют либо содержат неправильные, неточные или неполные сведения, для подтверждения отдельных периодов могут использоваться письменные трудовые договоры, справки работодателей или государственных органов, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.
Одной из частых причин расхождений является отсутствие в ЭТК данных о службе в армии. Узнайте детали в нашей статье «Военная служба в страховом стаже».
Таким образом, бумажная трудовая книжка - не единственный документ, на основании которого подтверждается страховой стаж.
Как учитывать стаж, если в бумажной трудовой книжке нет записей после определенного года?
Если работник предоставил бумажную трудовую книжку с последней записью об увольнении за определенный год и выписку из электронной трудовой книжки, содержащую сведения о последующих периодах работы, работодателю следует оценивать документы с учетом правил подтверждения страхового стажа.
| Ситуация | Как учитывать при расчете страхового стажа |
|---|---|
| Работа до «***» года отражена в бумажной трудовой книжке | Учитывать подтвержденные периоды работы |
| Работа после «***» года подтверждена сведениями о трудовой деятельности | Учитывать подтвержденные периоды работы |
| В бумажной трудовой книжке отсутствует отметка о переходе на электронный формат | Само по себе это не препятствует учету сведений из электронной выписки |
| В сведениях о трудовой деятельности отсутствуют отдельные периоды или имеются неточности | Использовать предусмотренные п. 9 и 10 Правил № 585н дополнительные документы для подтверждения соответствующих периодов |
| Несколько периодов работы совпадают по времени | Учитывать один из совпадающих периодов по выбору работника |
При расчете страхового стажа необходимо суммировать подтвержденные периоды работы, учитывая правила календарного исчисления и исключая двойной учет совпадающих периодов.
Если сведения электронной трудовой книжки содержат информацию о работе у прежних работодателей, такие периоды не следует исключать только потому, что соответствующие записи отсутствуют в бумажной трудовой книжке.
Нужно ли вносить пропущенные записи в бумажную трудовую книжку?
Вопрос о подтверждении страхового стажа необходимо отличать от вопроса о ведении бумажной трудовой книжки.
В соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде. При этом предоставление работником сведений о трудовой деятельности и наличие бумажной трудовой книжки сами по себе не дают новому работодателю оснований переносить в нее все пропущенные записи о работе у прежних работодателей.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н.
Поэтому в рассматриваемой ситуации необходимо отдельно определить, продолжает ли работодатель вести бумажную трудовую книжку сотрудника, и проверить наличие оснований для внесения записей в нее. При этом отсутствие записей за предыдущие периоды не препятствует подтверждению страхового стажа надлежащими документами.
Что рекомендуется сделать работодателю
Чтобы правильно определить страховой стаж работника и избежать ошибок при расчете пособия по временной нетрудоспособности, работодателю рекомендуется:
- Проверить бумажную трудовую книжку. Определить, какие периоды работы подтверждены записями в ней.
- Изучить сведения о трудовой деятельности. Проверить предоставленную выписку и установить, какие дополнительные периоды работы в ней отражены.
- Сопоставить периоды работы. Учесть подтвержденные периоды без двойного учета совпадающих по времени периодов.
- Запросить дополнительные документы при необходимости. Если отдельные периоды отсутствуют в выписке или сведения содержат неточности, использовать документы, предусмотренные п. 9 и 10 Правил № 585н.
- Отдельно решить вопрос о бумажной трудовой книжке. Не вносить в нее записи о работе у прежних работодателей только на том основании, что они отсутствуют в бумажной версии.
Если вы столкнулись со сложными вопросами кадрового учета, расчета стажа или спорами с проверяющими органами, обращайтесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши эксперты помогут выстроить кадровые процессы, защитить компанию от рисков и минимизировать штрафы.
Мы поможем законно защитить ваши интересы:
- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru
- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60
Вопрос-ответ
Вопрос 1. Можно ли учесть стаж, если он подтвержден только электронной трудовой книжкой?
Ответ: Да. В соответствии с п. 9 Правил, утвержденных приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 09.09.2020 № 585н, периоды работы подтверждаются трудовой книжкой и (или) сведениями о трудовой деятельности. Поэтому отсутствие соответствующих записей в бумажной книжке само по себе не исключает учет подтвержденных электронных сведений.
Вопрос 2. Обязательно ли наличие отметки о переходе на электронную трудовую книжку?
Ответ: Отсутствие такой отметки само по себе не является основанием для отказа в учете сведений о трудовой деятельности при расчете страхового стажа. Работодатель должен оценивать представленные документы в соответствии с Правилами № 585н.
Вопрос 3. Должен ли новый работодатель внести в бумажную трудовую книжку пропущенные записи о работе у прежних работодателей?
Ответ: Нет, общего правила об обязанности нового работодателя восстанавливать все пропущенные записи в оригинале бумажной трудовой книжки нет. Порядок заполнения дубликата и исправления неправильных или неточных записей регулируется отдельными положениями приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н.
Вопрос 4. Какие документы можно использовать, если в электронной выписке отсутствует часть стажа?
Ответ: Согласно п. 9 и 10 Правил № 585н, в предусмотренных ими случаях периоды работы могут подтверждаться письменными трудовыми договорами, справками работодателей или соответствующих государственных (муниципальных) органов, выписками из приказов, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы. Выбор документов зависит от периода работы и обстоятельств, при которых сведения отсутствуют или требуют уточнения.
