Трудовой договор с гражданином РФ за границей: оформление и риски

Заключение трудового договора с гражданином Российской Федерации, который фактически выполняет работу за пределами России, - распространенная практика, однако в этой сфере сохраняется правовая неопределенность. Прямого запрета нет, однако Минтруд России и Роструд придерживаются иной позиции. 

Разберем, что говорит закон, какие риски возникают у работодателя и как грамотно выстроить отношения с таким сотрудником.

Можно ли заключить трудовой договор с удаленщиком, проживающим за границей?

Статья 312.1 Трудового кодекса РФ определяет дистанционную работу как выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя с использованием информационно-телекоммуникационных сетей. Однако ст. 13 Трудового кодекса РФ устанавливает, что нормативные акты, содержащие нормы трудового права, действуют на всей территории Российской Федерации.

Именно эта формулировка порождает споры. Минтруд России и Роструд придерживаются позиции о недопустимости оформления трудовых отношений с лицами, работающими за границей. Ведомства ссылаются на территориальные пределы действия российского трудового законодательства и сложности исполнения работодателем обязанностей по охране труда за рубежом (Письмо Минтруда России от 15.02.2022 № 14-4/10/В-1848, Письмо Минтруда России от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755, Информация Роструда от 02.09.2022).

При этом разъяснения ведомств не являются нормативными правовыми актами. Более того, Налоговый кодекс РФ содержит специальные нормы о налогообложении доходов дистанционных работников, трудящихся за рубежом, что косвенно подтверждает возможность таких отношений. Суды и финансовые органы также допускают заключение трудовых договоров с удаленщиками, проживающими за границей.

Для наглядности представим позиции различных инстанций в виде таблицы:

Резюме: Прямого законодательного запрета нет, однако работодатель принимает на себя риски, связанные с позицией контролирующих органов в сфере труда. Оснований для привлечения работодателя к ответственности исключительно за факт работы сотрудника за границей в настоящее время нет.

Как прописать место работы в трудовом договоре?

При оформлении отношений важно корректно сформулировать условие о месте выполнения трудовой функции (ст. 57 Трудового кодекса РФ). Указывать конкретный город или адрес арендованного жилья за рубежом нецелесообразно, если сотрудник может его менять. Формулировка, полностью исключающая территориальную определенность (например, «место выполнения трудовой функции Работник определяет самостоятельно»), также несет риски.

Рекомендуется указывать в договоре только страну.

Если сотрудник изначально работал в офисе, а затем переехал, простого изменения адреса недостаточно. О том, как законно организовать перевод на дистанционную работу по медицинским показаниям или по соглашению сторон, читайте в нашем материале «Перевод на дистанционную работу по медицинским показаниям: как оформить».

Также напоминаем: если заключается срочный трудовой договор, необходимо строго проверить наличие законных оснований для установления срока его действия.

Обязанности работодателя по охране труда удаленных сотрудников

Главный аргумент Минтруда против найма удаленщиков за рубежом - невозможность обеспечить безопасность труда. В соответствии со ст. 312.7 Трудового кодекса РФ, на работодателя возлагается ограниченный, но строгий перечень обязанностей по охране труда в отношении дистанционных работников (абз. 18, 21, 22 ч. 3 ст. 214 Трудового кодекса РФ):

1. Расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
2. Обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
3. Информирование работников об условиях и охране труда, профессиональных рисках и мерах защиты.
4. Ознакомление сотрудника с требованиями охраны труда при использовании оборудования и средств, которые работодатель предоставил или рекомендовал.

При постоянном проживании работника за границей работодателю будет крайне сложно организовать взаимодействие при наступлении несчастного случая и обеспечить надлежащее исполнение этих обязанностей. Именно эта проблема используется ведомствами как обоснование рисков заключения таких договоров.

НДФЛ и налоги за границей при работе на российскую компанию

С 1 января 2024 года вступили в силу поправки в Налоговый кодекс РФ, внесенные Федеральным законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ. Согласно пп. 6.2 п. 1 ст. 208 Налогового кодекса РФ, вознаграждение за выполнение дистанционным работником трудовой функции по договору с российской организацией признается доходом от источников в Российской Федерации.

Это означает, что выплаты по трудовому договору подлежат обложению НДФЛ в России независимо от налогового резидентства сотрудницы или сотрудника. Российская организация исполняет обязанности налогового агента в соответствии со ст. 226 Налогового кодекса РФ, применяя стандартные ставки НДФЛ (ст. 224 Налогового кодекса РФ).

Между Российской Федерацией и рядом государств действуют соглашения об избежании двойного налогообложения в отношении налогов на доходы. В связи с этим, работодателю необходимо отдельно проверять иностранные правила: обязанности по удержанию налога, регистрации, представлению отчетности, а также вопросы социального страхования, на которые нормы об избежании двойного налогообложения обычно не распространяются.

Альтернативные варианты оформления

Если организация не готова принимать на себя трудовые риски, иногда рассматриваются гражданско-правовые договоры (ГПХ) или режим налога на профессиональный доход (НПД).

Однако использовать их исключительно для формальной замены трудового договора категорически запрещено. Применение НПД допустимо только при соблюдении требований Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ "О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима "Налог на профессиональный доход" и при полном отсутствии признаков фактических трудовых отношений. В противном случае при проверке такие договоры будут переквалифицированы, а компанию оштрафуют.

Понимание всех этих нюансов требует глубокого анализа конкретной ситуации и юрисдикции. Если ваша компания планирует нанимать удаленных сотрудников из-за рубежа и хочет минимизировать правовые и налоговые риски, обращайтесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши эксперты проведут аудит и подготовят безопасные формулировки для договоров.

Вопрос-ответ

Вопрос 1. Можно ли уволить дистанционного работника только на том основании, что он переехал за границу без предупреждения?

Ответ: Нет. Сам по себе переезд работника за пределы РФ не влечет автоматического прекращения трудового договора. Расторгнуть договор по инициативе работодателя на основании ч. 2 ст. 312.8 Трудового кодекса РФ можно только в том случае, если будет доказано, что смена местности влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (например, из-за разницы во времени, отсутствия специфического оборудования или доступа к гостайне).

Вопрос 2. Если сотрудник стал налоговым нерезидентом РФ, влияет ли это на порядок удержания НДФЛ российской компанией?

Ответ: Нет, не влияет. Благодаря введению пп. 6.2 п. 1 ст. 208 Налогового кодекса РФ, доходы дистанционных работников, выполняющих функции по договору с российской организацией, признаются доходами от источников в РФ. Следовательно, компания продолжает удерживать НДФЛ по российским правилам (как налоговый агент), вне зависимости от статуса налогового резидентства самого сотрудника.

Вопрос 3. Можно ли оформить сотрудника, уехавшего за границу, как самозанятого (плательщика НПД), чтобы избежать рисков по охране труда?

Ответ: Оформить можно, но только если отношения фактически не являются трудовыми. Если сотрудник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, получает регулярную оплату и выполняет конкретную трудовую функцию, налоговая и суды переквалифицируют договор с самозанятым в трудовой. Это повлечет доначисление налогов и штрафы. Замена трудового договора гражданско-правовым исключительно из-за локации работника недопустима.