Должен ли работодатель утверждать отдельные локальные нормативные акты для работников, перешедших на КЭДО, и для работников, отказавшихся от перехода, или допустимо издание единого локального акта?

В связи с наличием работников, отказавшихся от перехода на КЭДО, целесообразно издавать локальные акты в двух формах (электронной и на бумажном носителе). При этом это будет один локальный акт, изданный в двух формах.

В локальном акте рекомендуется прописать, какие кадровые документы ведутся в электронном виде, какие – на бумажном носителе, а также для каких документов может применяться смешанный формат.

Для смешанного формата необходимо четко определить случаи ведения документа в электронном виде, случаи ведения только на бумажном носителе (например, при отсутствии интернета, связи, света, при неработающей информационной системе), а также порядок архивного хранения таких документов. Согласно п. 159 Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77, документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело, при этом электронные документы и электронные копии составляют первый том дела, а документы на бумажном носителе – второй и последующие тома.

Основание: ч. 3 ст. 22.2 Трудового кодекса РФ; п. 159 Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях".