Служебные поездки или командировки работника: риски и оптимизация

Если работникам приходится часто совершать поездки, то работодателю нужно проанализировать, какую кадровую процедуру при этом целесообразно использовать.


Варианта может быть два:

  • командирование;
  • служебные поездки.

Некорректно выбранная процедура влечет возникновение рисков:

  • конфликтов с работниками - в части некорректной оплаты поездок или компенсации затрат;
  • проверок со стороны инспекции труда из-за нарушения прав сотрудников;
  • претензий налоговых органов: по излишним выплатам, необоснованно относимых на себестоимость (затраты).

Рассмотрим, каковы отличия командировки от служебной поездки и как избежать рисков при их оформлении и оплате.

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Как установить разъездной характер труда

Подробнее

НАШИ КЕЙСЫ

Как компания сократила правовые риски с помощью разъездного характера работы

Подробнее

Командировка работника и служебная поездка: понятия и различия

Помимо возникновения рисков со стороны контролирующих органов, выбор того или иного способа оформления поездок напрямую влияет на администрирование бизнес-процессов. При командировании и служебных поездках есть различия:

  • в порядке оформления поездки;
  • наличии ограничений: каких работников нельзя отправлять в поездки;
  • продолжительности командировки и служебной поездки.
Командировка – это поездка по служебному поручению. В то время как служебная поездка связана с разъездным характером работы: при ней сотрудник выполняет свою трудовую функцию (ст. 166 ТК РФ).

Поэтому принципиальный вопрос при выборе оптимального варианта – зачем работник едет в эту поездку. Важно понять, исполняет ли он разовое поручение работодателя или это его обычная трудовая функция, для выполнения которой необходимо осуществлять служебные поездки.

В первом случае нужно оформить командировку. Во втором – служебную поездку.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

7 шагов, которые помогут выявить нарушения ТК РФ в компании

Подробнее

Оплата командировки и служебной поездки работников

Гарантии по компенсации расходов работника в служебных поездках и при командировании абсолютно одинаковы.
К ним относят:
  • оплату проезда;
  • оплату проживания;
  • оплату иных расходов, связанных с нахождением работника вне места жительства (суточные). Даже необлагаемые размеры суточных сейчас хотят уравнять по Налоговому кодексу.
Кардинальная разница – в оплате времени работника:
  • в командировке – по среднему заработку;
  • в служебной поездке – исходя из установленной системы оплаты труда.
ВАЖНО!

Для работников, у которых система оплаты труда включает значительные компенсационные и стимулирующие выплаты, размер среднего заработка может быть ощутимо выше, чем обычная оплата труда. Это необходимо учесть при оценке возможности оптимизации фонда оплаты труда

Такая разница в оплате абсолютно обоснована и еще раз подчеркивает кардинально разный характер этих поездок.

В частности, во время командировки работник не выполняет все свои трудовые обязанности. Он направляется по поручению работодателя в иное место по заданию (вспоминаем задания на командировку и отчет о командировке). То есть сотрудник «отрывается» от своей нормальной работы, и ему в качестве гарантии сохраняют средний заработок.

Во время служебной поездки сотрудник выполняет свою обычную работу. Оплата за этот период в размере среднего заработка является некорректной (чрезмерной). Поэтому тут должна быть именно оплата непосредственно труда исходя из установленной системы оплаты труда.
Какие расходы подлежат возмещению при разъездном характере работы, подскажет персональный консультант по трудовому праву

Оформление служебной поездки и командировки работника

Порядок оформления таких поездок тоже отличается. Он подчеркивает их кардинально разный характер.

Оформление командировки. Для отправки работника в командировку работодатель обязан издать приказ о командировании. Если организация использует унифицированную форму приказа Т-9, в ней указывают:

  • за чей счет осуществляется поездка (работодателя или принимающей стороны);
  • цель командировки;
  • ее основания (поскольку это разовое поручение работодателя, а не обычная трудовая функция работника).
Оформление служебной поездки. Для оформления служебных поездок работодатель самостоятельно разрабатывает необходимый документооборот (порядок распоряжений работнику о поездках). Это могут быть приказы или графики поездок на определенный период, заявки от клиентов (партнеров), устные распоряжения и др.

Так как здесь речь идет об организации обычной трудовой функции, то и оформление этих поездок может быть минимальным или отражаться просто по факту (например, по отчетам работника).

ПАМЯТКА

Цели надлежащего оформления поездок
Оптимизировать вопросы:

  • администрирования поездок (сократить трудозатраты и документооборот);
  • уменьшения выплат работникам (фонда оплаты труда)

Исключить риски:

  • претензий со стороны государственной инспекции труда;
  • проверок со стороны налоговых органов;
  • конфликтов с работниками
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Разъездной характер работы дистанционного сотрудника

Подробнее

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Гибкий график работы: как установить и прописать в ПВТР и трудовом договоре

Подробнее

РЕКОМЕНДАЦИЯ

Для корректного оформления служебных поездок при разъездном характере работы укажите в локальном акте: перечень работников, порядок оформления поездок и компенсации расходов (ст. 168.1 ТК РФ). В трудовой договор включите условие о разъездном характере работы (ст. 57 ТК РФ)

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Какие кадровые документы сократить, чтобы оптимизировать документооборот

Подробнее

Оптимизируйте документооборот по результатам кадрового аудита. Проведите его по нашим рекомендациям либо обратитесь за профессиональной помощью. Узнайте, какие документы обязательны в компании с практической точки зрения, а какие можно упразднить. Наши эксперты выстроят оптимальный кадровый документооборот для достижения бизнес-показателей вашей компании

Материал подготовила Валентина Митрофанова,
эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам,
управляющий партнер компании «Митрофанова и партнеры»
Поделиться материалом
Скопировать ссылку