График отпусков 2024: назначение, сокращение затрат и способы уведомления
Традиционно в конце года все кадровые службы разрабатывают график отпусков. Поэтому сейчас самое время изменить форму графика и найти варианты для сокращения затрат по администрированию процедуры предоставления отпусков уже в следующем году.
Узнайте обо всех преимуществах ЭДО для вашей компании и типичных ошибках при его внедрении
ПЕРЕЙТИ НА КЭДО - ЛЕГКО!
Выясните, с чего начать оптимизацию кадрового документооборота. Помочь в этом всегда готовы эксперты компании "Митрофанова и партнеры". Опытные специалисты сократят количество кадровых документов и процессов, при необходимости помогут перейти на КЭДО и используют элементы НОТ для организации делопроизводства.
- Зачем нужен график отпусков. Требования к графику отпусков
- Составляем график отпусков и планируем нагрузку
- Как график отпусков поможет сократить затраты на администрирование
- Возможные варианты уведомлений о начале отпуска
Зачем нужен график отпусков. Требования к графику отпусков
Какие функции выполняет график отпусков? Этот документ должен:
1. предотвращать риски работодателя при инспекционной проверке;
2. планировать нагрузку и предвидеть отсутствие работников в течение года;
3. отличаться простотой администрирования.
При этом для соблюдения первого требования по защите от рисков работодателю нужно выполнить шесть основных требований:
1. предотвращать риски работодателя при инспекционной проверке;
2. планировать нагрузку и предвидеть отсутствие работников в течение года;
3. отличаться простотой администрирования.
При этом для соблюдения первого требования по защите от рисков работодателю нужно выполнить шесть основных требований:
- иметь график отпусков;
- своевременно утвердить график отпусков;
- включить туда всех сотрудников, которые работают в компании на дату его разработки;
- предусмотреть в графике все положенные работнику отпуска (основной и дополнительный ежегодные оплачиваемые отпуска);
- запланировать предоставление отпуска целиком (без разделения);
- отразить задолженность по отпускам за предыдущий период (при их наличии, особенно критическом).
Составляем график отпусков и планируем нагрузку
График отпусков помогает работодателю грамотно распланировать нагрузку. При разработке графика отпусков необходимо обязательно учесть:
- производственную необходимость компании и ее циклы увеличения и снижения нагрузки;
- стандартные для организации периоды, когда работники могут «выпадать» (увольняться, уходить на больничный);
- взаимозаменяемость работников (при необходимости).
Консультант по трудовому праву подскажет, кто из работников имеет право взять отпуск не по графику
Как график отпусков поможет сократить затраты на администрирование
Сократить затраты на администрирование отпусков возможно. Для этого нужно выполнить несколько условий.
Во-первых, утвердить свою форму графика отпусков, исключив из унифицированной Т-7 графы:
Во-вторых, по возможности, сократить разделение отпусков на части в течение календарного года и не давать отпуска на 1-2 дня (особенно на выходные или только на рабочие дни).
В-третьих, оптимизировать процесс уведомления работника не позднее, чем за две недели до начала отпуска.
Во-первых, утвердить свою форму графика отпусков, исключив из унифицированной Т-7 графы:
- с фактическим предоставлением отпуска;
- с отражением отклонения от графика отпусков (переносы и даты).
Во-вторых, по возможности, сократить разделение отпусков на части в течение календарного года и не давать отпуска на 1-2 дня (особенно на выходные или только на рабочие дни).
В-третьих, оптимизировать процесс уведомления работника не позднее, чем за две недели до начала отпуска.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Возможные варианты уведомлений о начале отпуска
Работника нужно уведомить о начале отпуска. Сделать это можно разными способами:
Вариант № 1: вручать уведомление каждому работнику индивидуально под роспись. Очень трудозатратный вариант, который требует учета каждого периода отпуска сотрудника для контроля сроков уведомления.
Вариант № 2: использовать приказ на отпуск как способ уведомления работника. Такой приказ надо издавать и знакомить с ним сотрудников не позднее чем за две недели до начала отпуска. Однако это тоже нерациональный способ, учитывая, что сам приказ на отпуск не является обязательным.
Вариант № 3: знакомить работников с графиком отпусков после его утверждения. Если компания – крупная, можно сделать выписки из графика отпусков и раздать их по структурным подразделениям. Важно, чтобы такое ознакомление проводилось под роспись и содержало собственноручную дату подписания графика отпусков. Это важно для подтверждения соблюдения двухнедельного уведомления работника. Такой способ уведомления работника с точки зрения трудозатрат является оптимальным.
Внедрение хотя бы 1-2 из предлагаемых решений уже позволит сократить трудозатраты на эту работу.
Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, управляющий партнер компании «Митрофанова и партнеры»
Вариант № 1: вручать уведомление каждому работнику индивидуально под роспись. Очень трудозатратный вариант, который требует учета каждого периода отпуска сотрудника для контроля сроков уведомления.
Вариант № 2: использовать приказ на отпуск как способ уведомления работника. Такой приказ надо издавать и знакомить с ним сотрудников не позднее чем за две недели до начала отпуска. Однако это тоже нерациональный способ, учитывая, что сам приказ на отпуск не является обязательным.
Вариант № 3: знакомить работников с графиком отпусков после его утверждения. Если компания – крупная, можно сделать выписки из графика отпусков и раздать их по структурным подразделениям. Важно, чтобы такое ознакомление проводилось под роспись и содержало собственноручную дату подписания графика отпусков. Это важно для подтверждения соблюдения двухнедельного уведомления работника. Такой способ уведомления работника с точки зрения трудозатрат является оптимальным.
Внедрение хотя бы 1-2 из предлагаемых решений уже позволит сократить трудозатраты на эту работу.
Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, управляющий партнер компании «Митрофанова и партнеры»