Зачем в компании проводить кадровый аудит
Проведение кадрового аудита – это проверка документооборота по кадровому учету в компании. Она включает в себя порядок разработки, приема, актуализации и анализа кадровых документов на их соответствие закону и потребностям организации. Вот почему аудит кадровых документов нередко проводят одновременно с аудитом правовых рисков.
Так анализируют, выявляют и исправляют нарушения с учетом опыта прохождения проверок и судебной практики. Аудиты прогнозируют возможную ответственность компании и помогают ее избежать.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ
С чего начать кадровый аудит: устав организации и доверенность уполномоченного лица
- Аудит кадровой системы: что учесть перед проверкой
- Аудит кадрового делопроизводства: какие документы проверить
- Аудит кадровой деятельности своими силами
- Кадровый консалтинг и аудит с помощью профессионалов
- Выводы
Аудит кадровой системы: что учесть перед проверкой
Проверка кадровых документов - это анализ сразу по нескольким направлениям законодательства, в том числе:- недавно измененного (в области трудового, налогового, финансового, гражданского, административного и уголовного права, права социального обеспечения)
- производственных и управленческих планов компании
- правовых процессов, которые нужно в ней регулировать
- структуры кадровой системы организации
- необходимого количества кадровых документов и их содержания (как обязательных в силу закона, так и отражающих специфику внешней и внутренней деятельности компании)
- правоустанавливающих документов (для определения права разработки, принятия, заверения, представления документов и интересов организации)
- легитимности кадровой деятельности и выявления рисков по будущим возможным проверкам и спорам.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ
Аудит кадрового делопроизводства: зачем нужен, что входит в аудит, этапы проведения
Аудит кадрового делопроизводства: какие документы проверить
Когда изучено законодательство, установлены права и обязанности уполномоченных лиц, определены направления и цели деятельности, важно определить, какие кадровые документы должна иметь каждая компания, а какие – следует принять конкретной организации.Все обязательные кадровые документы перечислены в Трудовом кодексе, а также в иных законах и нормативных актах, регулирующих трудовые процессы: о персональных данных, об охране труда, о профессиональных стандартах, о бухгалтерском учете и др.
Помимо обязательных и дополнительных кадровых документов, отдельное внимание следует уделить журналам регистрации: трудовых договоров, приказов, актов, заявлений, докладных, объяснительных и служебных записок, уведомлений и др.
Если за воинский учет в компании отвечают кадровые сотрудники, то среди документов для аудита также будут:
- обязательные отчеты в военный комиссариат, в том числе ежегодные и периодические (Приказ от 22.11.2021 № 700, Письмо Минкультуры от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА, Методические рекомендации Генерального штаба ВС РФ от 11.07.2017):
- карточка воинского учета организации;
- карточка гражданина по ведению воинского учета;
- план работы по ведению воинского учета;
- журнал проверок осуществления воинского учета;
- сведения об увольнении и приеме военнообязанных и др.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ
Оптимизация кадрового документооборота: исключение кадровых документов и рисков для целей бухгалтерского учета
Аудит кадровой деятельности своими силами
Кадровый аудит можно провести самостоятельно. В этом случае проверка будет построена на основании внутренних инструкций, положений, приказов и иных распоряжений уполномоченных лиц.В них определяют перечень документов и действий при проверке, отражают задачи кадрового аудита, методы и цель кадрового аудита. Кроме того, следует указать примерный план проверки, способы ее проведения, а также – порядок фиксации результатов и их дальнейшую корректировку (работу по итогам проверки).
Частоту проведения кадрового аудита компания определяет по своему усмотрению. Оптимально проводить аудит кадровой деятельности периодически. Например, раз в месяц или квартал, а также – при наступлении плановых событий: при достижении определенного объема документации или численности персонала.
Внеплановый аудит обычно проводят перед событиями, которые грозят компании особыми рисками:
- изменение законодательства;
- реорганизация;
- сокращение штата (численности) работников, либо наоборот – ожидание массового приема;
- смена собственника или иного руководства;
- изменение системы оплаты труда;
- ожидание проверки (ГИТ, Роскомнадзора и др.), судебного разбирательства и т.д.
Инструкции и положения утверждают грифом руководителя (иным уполномоченным лицом) либо вводят в действие приказом.
Ответственных лиц как за составление положений и инструкций, так и за проведение аудита также назначают приказом.
Для проведения аудита можно предусмотреть штатную единицу в компании – например, принять на работу специального сотрудника, который будет непредвзято выполнять именно эту трудовую функцию. Также возможно утверждать ответственных лиц перед каждой проверкой из числа сотрудников компании (например, одного работника из юридического отдела, одного – из бухгалтерии, кадрового подразделения, службы охраны труда и т.д.).
По итогам аудита составляют отчетные документы. Это могут быть заключения, отчеты и акты. Для устранения выявленных нарушений издают приказы, в которых дают конкретные поручения уполномоченным лицам. По итогам работы такие сотрудники также составляют письменные отчеты.
Фиксируйте и не скрывайте все исправленные нарушения. Так вы подтвердите даты их выявления и устранения (включая негативные последствия). Кроме того, вы продемонстрируете свою добрую волю осуществлять работу законно и сохраните репутацию компании.
Кадровый консалтинг и аудит с помощью профессионалов
К преимуществам внешнего профессионального аудита относят не только знания и навыки по составлению всех кадровых документов, в том числе высокой степени риска с ответственностью до приостановления деятельности компании. У консалтинга есть достаточный опыт прохождения проверок ведомствами. Такие специалисты не только оперативно и грамотно проведут аудит ваших кадровых документов, но и подскажут, как вести себя во время проверок.Если работодатель заказывает аудит кадровой службы и кадровых документов у специализированной компании, заключают договор об оказании услуг. В таком договоре отражают предмет проверки; всю ее процедуру, включая объем и порядок предоставления отчетности; сроки, стоимость и порядок оплаты. По результатам составляют документы (заключения и отчеты) , а оказанные услуги принимают по акту (ст. 779 ГК РФ).
Обычно внешний кадровый аудит проводят, когда проверяют большой объем документов, что затруднительно сделать самостоятельно качественно в ограниченные сроки. Кроме того, сторонняя проверка непредвзята и независима и помогает:
- минимизировать документооборот и тем самым сократить трудовые и материальные затраты кадровой службы и компании в целом;
- грамотно, полно и достоверно обосновать кадровые решения организации;
- защитить компанию при возможной проверке и судебных разбирательствах.
Выводы
Кадровый аудит в компании призван:- оптимизировать работу с кадрами (как с документами, так и с персоналом: по количеству, выполняемым функциям, соответствию деятельности и содержания требованиям закона);
- обеспечить эффективное ведение делопроизводства (выбранной системы кадровой политики по отношению к поставленным целям);
- минимизировать юридические риски (по вопросам проверок контролирующих и надзорных органов, трудовых споров с работниками, правильности применения нормативных актов в компании);
- снизить финансовые риски (по штрафным санкциям по вопросам применения трудового права и права социального обеспечения);
- избежать репутационных рисков.
ЗАКАЖИТЕ АУДИТ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Для оптимизации кадрового документооборота проведите в вашей компании кадровый аудит. Так вы узнаете, какие документы обязательны, какие – допустимо не оформлять, а какие – возможно объединить. Сделайте это самостоятельно или с помощью опытных специалистов
