Электронные справки об инвалидности и ИПРА с 1 марта 2026: порядок приема, проверки и хранения документов
12 августа 2026
С 1 марта 2026 года вступили в силу изменения в порядке документооборота, касающиеся подтверждения статуса инвалида. Справки об инвалидности и индивидуальные программы реабилитации или абилитации (ИПРА) формируются бюро медико-социальной экспертизы (МСЭ) исключительно в форме электронного документа. Указанные документы направляются гражданам в личные кабинеты на Едином портале государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ).
Для работодателя это означает необходимость пересмотра внутренних регламентов приема, проверки и хранения документов-оснований для предоставления работникам льгот и гарантий, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации.
Рассмотрим подробнее.
Оглавление:
1. Формы предоставления справки об инвалидности работником.
2. Отказ в приеме документов: правомерность и условия.
3. Способы предоставления справок и процедура проверки.
4. Особенности учета электронных справок в кадровых системах.
5. Вопрос-ответ.
1. Формы предоставления справки об инвалидности работником
В соответствии с п. 41, 46 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 05.04.2022 № 588, справка и ИПРА формируются в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного должностного лица бюро МСЭ.Работник может предоставить подтверждающий документ в одной из двух легитимных форм:
1.Электронный документ (оригинал).
Представляет собой пакет файлов, полученный работником с портала Госуслуг:
- Основной файл документа (формат .pdf), содержащий визуализацию штампа УКЭП.
- Файл отсоединенной усиленной квалифицированной электронной подписи (формат .sig).
2. Бумажная копия, заверенная уполномоченным органом.
В случае отсутствия технической возможности передачи файлов или по желанию работника он вправе обратиться в многофункциональный центр (МФЦ), бюро МСЭ или к нотариусу для получения заверенной копии электронного документа.
2. Отказ в приеме документов: правомерность и условия
Работодатель не вправе требовать от работника предоставления документов, подтверждающих инвалидность, поскольку реализация данного права является инициативой работника. Однако, если работник изъявил желание на реализацию своего права и предоставил документы, то работодатель не вправе просто отказать в приеме документов.Рассмотрим подробнее:
- Отказ в приеме самостоятельно распечатанной копии (PDF).
Работодатель не вправе самостоятельно заверить такую копию, поскольку полномочиями по верификации и удостоверению бумажных копий электронных документов из ЕПГУ наделены исключительно сотрудники МФЦ, нотариусы либо сами органы МСЭ.
- Отказ в приеме документа на флеш-носителе (внешнем носителе).
Работодатель не вправе просто отказать в приеме документа, ссылаясь исключительно на внутренний запрет использования внешних носителей. Немотивированный отказ без предоставления альтернативных каналов передачи данных может быть квалифицирован как неправомерное лишение работника возможности реализовать свое право на льготы.
3. Способы предоставления справок и процедура проверки
Для минимизации рисков и соблюдения трудового законодательства работодателю рекомендуется утвердить локальный нормативный акт, регламентирующий порядок взаимодействия с работниками по передаче электронных документов.В таблице ниже представлены допустимые способы получения оригиналов файлов (.pdf и .sig) и их верификации:
| № | Способ передачи | Действие работодателя | Критерий легитимности и проверки |
|---|---|---|---|
| 1 | Кадровый электронный документооборот (КЭДО) | Работник загружает файлы в личный кабинет сотрудника. Специалист кадровой службы скачивает контейнер для проверки. | Наличие обоих файлов (.pdf + .sig). Проверка УКЭП через государственный сервис верификации подписи. |
| 2 | Корпоративная электронная почта | Работник направляет файлы в виде вложений с личного почтового ящика на официальный адрес организации (если данная возможность регламентирована локальным актом). | Проверка подлинности УКЭП. Обязательная фиксация входящего письма в системе делопроизводства. |
| 3 | ЕПГУ (Госуслуги) | В соответствии с пп. «б» п. 1 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.10.2011 № 861, работник направляет пакет документов напрямую на верифицированный адрес организации через функционал портала. | Автоматическая проверка подписи системой либо ручная верификация полученного контейнера. |
| 4 | Бумажная заверенная копия | Работник предоставляет бумажный документ с печатью и подписью МФЦ, нотариуса или бюро МСЭ. | Наличие штампа о заверении копии, собственноручной подписи уполномоченного лица и печати организации, выдавшей заверение. |
| 5 | Флеш-носитель | Прием осуществляется при наличии технической возможности и отсутствии запрета в локальных актах. | Проверка УКЭП. Данный способ является правом, а не обязанностью работодателя при наличии внутреннего запрета. |
4. Особенности учета электронных справок в кадровых системах
С введением электронных справок нового образца (Приложение № 1 к Приказу Минтруда России от 28.03.2025 № 160н) у работодателей возникает практический вопрос: как корректно вносить данные в учетную систему, если новая форма не предусматривает привычные реквизиты «номер, серия и дата выдачи»?Законодательство не содержит прямых разъяснений по этому поводу. Однако оставлять соответствующие графы пустыми не рекомендуется.
Это может привести к системным ошибкам при формировании отчетности и даже к блокировке документов при взаимодействии с информационными системами Социального фонда России (СФР).
5. Вопрос-ответ
Вопрос 1. Может ли работодатель самостоятельно заверить распечатанную с Госуслуг справку, если работник отказывается идти в МФЦ?Ответ: Нет. Работодатель не наделен полномочиями по верификации и удостоверению бумажных копий электронных документов из ЕПГУ. Такая распечатка не имеет юридической силы и не может служить основанием для предоставления льгот. Работнику необходимо получить заверенную копию в МФЦ, у нотариуса или в бюро МСЭ.
Вопрос 2. Какие риски несет работодатель, если откажется принимать флешку с электронной справкой?
Ответ: Если отказ мотивирован исключительно внутренним запретом на подключение внешних носителей (политикой информационной безопасности) и при этом работодатель не предложил альтернативных способов передачи файлов (электронная почта, КЭДО), такой отказ может быть квалифицирован как нарушение трудового законодательства (статья 5.27 КоАП РФ), влекущее предупреждение или наложение административного штрафа.
Вопрос 3. Как проверить, что электронная справка является подлинной, если сотрудник прислал ее по электронной почте?
Ответ: Для проверки подлинности необходимо использовать файл отсоединенной электронной подписи (.sig). Уполномоченный сотрудник проводит верификацию УКЭП через специализированный государственный сервис на портале Госуслуг. Только после успешной проверки подписи документ принимается к учету.
Нужна помощь в разработке локальных нормативных актов по приему электронных документов? Компания "Митрофанова и партнеры" оказывает профессиональные услуги по адаптации кадрового делопроизводства к изменениям законодательства.
Свяжитесь с нами!
Наши эксперты окажут квалифицированную помощь:
- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru
- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60
