Электронное ознакомление с картами СОУТ: как организовать и не нарушить закон

11 августа 2026

Ознакомление работников с результатами специальной оценки условий труда (далее – СОУТ) – прямая обязанность работодателя. С развитием кадрового электронного документооборота (далее – КЭДО) все чаще возникает вопрос: есть ли возможность перевести эту процедуру в электронный вид?

Ответ – да, но с важными нюансами, которые напрямую зависят от того, какая из двух ситуаций перед вами. При ее исполнении важно сразу разграничить две типовые ситуации: первичное ознакомление с картой СОУТ сразу после проведения спецоценки и ознакомление с картой, в которой уже есть подпись другого работника (например, при приеме нового сотрудника на ранее оцененное рабочее место).

Разберемся по порядку.

Оглавление:

1. Ознакомление работников с результатами СОУТ: срок и порядок.
2. Способы ознакомления с картой СОУТ: от чего зависит выбор.
3. Как организовать электронное ознакомление с картами СОУТ?
4. Какая электронная подпись нужна для ознакомления?
5. Вопрос-ответ.

1. Ознакомление работников с результатами СОУТ: срок и порядок

Базовые требования к ознакомлению работников с результатами СОУТ содержатся в Федеральном законе от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда». Согласно этому закону:

работодатель обязан ознакомить работника в письменной форме с результатами СОУТ на его рабочем месте (п. 4 ч. 2 ст. 4 Закона № 426-ФЗ);
ознакомление проводится под роспись в срок не позднее 30 календарных дней со дня утверждения отчета о проведении СОУТ (ч. 5 ст. 15 Закона № 426-ФЗ).

Требование «письменной формы» и «под роспись» означает фиксацию факта ознакомления способом, позволяющим достоверно установить личность работника и его волеизъявление. В силу ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе (для признания иных видов подписей требуется соглашение между сторонами – подробнее тут), подписанному собственноручной подписью.

Таким образом, электронное ознакомление должно производиться путем подписания карты СОУТ электронной подписью.

2. Способы ознакомления с картой СОУТ: от чего зависит выбор

Согласно ч. 2 ст. 15 Закона № 426-ФЗ отчет о проведении СОУТ может быть составлен как на бумаге, так и в форме электронного документа, подписанного председателем комиссии усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью. Карта СОУТ является частью отчета.

Ключевое значение для выбора способа ознакомления имеет форма, в которой составлена карта СОУТ, и момент ознакомления – проводится ли СОУТ только что или работник принимается на уже оцененное рабочее место.

Рассмотрим в таблице.

Категория работников	Карта СОУТ на бумаге	Карта СОУТ в электронном виде
Первичное ознакомление (сразу после проведения СОУТ, в 30-дневный срок), ч. 5 ст. 15 Закона № 426-ФЗ - применяется	Ознакомление должно проводиться на бумаге путем проставления собственноручной подписи работника.	Ознакомление возможно путем подписания карты электронной подписью работника.
Последующие работники (принятые на уже оцененное рабочее место),ч. 5 ст. 15 Закона № 426-ФЗ - не применяется	Работодатель может установить в ЛНА как бумажный, так и электронный порядок ознакомления.	Электронное ознакомление (электронная подпись) рекомендуется. Допустимо как в рамках КЭДО, так и вне его.

3. Как организовать электронное ознакомление с картами СОУТ?

Для правомерного перехода на электронное ознакомление необходимо:

Разработать и утвердить ЛНА, в котором прописать порядок ознакомления с картами СОУТ в электронной форме. Это может быть отдельный раздел в Правилах внутреннего трудового распорядка или самостоятельное положение.
Ознакомить всех работников с этим ЛНА под подпись (бумажную или электронную – в зависимости от того, какой формат уже действует у работодателя).
Обеспечить техническую возможность ознакомления с условиями труда электронной подписью с соблюдением требований Закона № 63-ФЗ.

Важно

Электронное ознакомление может быть реализовано как в рамках кадрового электронного документооборота (КЭДО) (для чего карту СОУТ нужно включить в перечень электронных документов в ЛНА о КЭДО), так и вне КЭДО: через любую информационную систему, позволяющую зафиксировать факт ознакомления электронной подписью.

Главное – достоверно идентифицировать работника и зафиксировать факт ознакомления.

Если вам требуется помощь в разработке локального нормативного акта, регулирующего порядок электронного ознакомления с результатами СОУТ, юристы компании «Митрофанова и партнеры» готовы подготовить документ с учетом всех требований законодательства и специфики вашей организации.

4. Какая электронная подпись нужна для ознакомления?

Законодательство не устанавливает требований к конкретному виду электронной подписи для ознакомления с картами СОУТ. Следовательно, может применяться любая электронная подпись: усиленная квалифицированная (УКЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) или простая электронная подпись (ПЭП).

Выбор зависит от внутренних правил организации и используемой информационной системы:

Для использования УКЭП – дополнительных соглашений не требуется, поскольку УКЭП признается равнозначной собственноручной подписи в силу закона (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Для использования УНЭП – в соответствии с ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ, необходимо заключить соглашение между участниками электронного взаимодействия, которое устанавливает случаи признания электронных документов, подписанных УНЭП, равнозначными документам на бумажном носителе. Такое соглашение должно предусматривать порядок проверки электронной подписи.
Для использования ПЭП – в соответствии с ч. 2 ст. 6 и ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ, необходимо заключить соглашение между участниками электронного взаимодействия, которое должно соответствовать требованиям ст. 9 (определять правила определения лица, подписывающего документ, и обязанность соблюдать конфиденциальность ключа). Кроме того, ПЭП должна отражаться на документе, а порядок ознакомления должен быть предусмотрен локальным нормативным актом.

5. Вопрос-ответ

Вопрос 1. Требуется ли дублировать электронное ознакомление с результатами специальной оценки условий труда (СОУТ) на бумажном носителе?
Ответ: Нет. Электронный документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе при условии, что карта СОУТ изначально была сформирована в электронном виде, порядок электронного ознакомления закреплен в локальном нормативном акте организации, а работник подписал карту СОУТ электронной подписью. При соблюдении указанных условий дополнительное распечатывание и хранение бумажного экземпляра не требуется.

Вопрос 2. Какой срок ознакомления с картой СОУТ для вновь принятого работника?
Ответ: Для работников, принимаемых на уже оцененное рабочее место, конкретный срок ознакомления в Законе № 426-ФЗ не установлен. Рекомендуется ознакомить такого работника в день приема на работу, чтобы он знал условия труда на своем рабочем месте. Этот срок также можно закрепить в ЛНА.

Электронное ознакомление с картами СОУТ – законный и удобный способ исполнить обязанность работодателя, особенно в условиях цифровизации кадровых процессов. Чтобы процедура прошла без нарушений, необходимо четко понимать, в какой форме составлена карта и для какой категории работников проводится ознакомление, а также все правильно оформить в рамках кадрового делопроизводства.

ВЫПИСКА

Федеральный закон от 28.12.2013 N 426-ФЗ (ред. от 24.07.2023) "О специальной оценке условий труда" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2023):

Статья 4. Права и обязанности работодателя в связи с проведением специальной оценки условий труда

2. Работодатель обязан:

4) ознакомить в письменной форме работника с результатами проведения специальной оценки условий труда на его рабочем месте;

Статья 15. Результаты проведения специальной оценки условий труда

2. Отчет о проведении специальной оценки условий труда, составленный на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписывается всеми членами комиссии и утверждается председателем комиссии в срок не позднее чем тридцать календарных дней со дня его направления работодателю организацией, проводящей специальную оценку условий труда, путем подписания собственноручной подписью либо усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке и при условии организации взаимодействия физического лица с такой инфраструктурой с применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации. Член комиссии, который не согласен с результатами проведения специальной оценки условий труда, имеет право изложить в письменной форме мотивированное особое мнение, которое прилагается к этому отчету.

5. Работодатель организует ознакомление работников с результатами проведения специальной оценки условий труда на их рабочих местах под роспись в срок не позднее чем тридцать календарных дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда. В указанный срок не включаются периоды временной нетрудоспособности работника, нахождения его в отпуске или командировке, периоды междувахтового отдыха.

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 31.07.2025) "Об электронной подписи":

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее - нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее - соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.

Статья 9. Использование простой электронной подписи

1. Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:

1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

2. Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Команда «Митрофанова и партнеры» готова подключиться к решению этих задач и помочь вам на каждом этапе – от разработки локальных актов до полного сопровождения процедуры электронного ознакомления.

Свяжитесь с нами!

Чтобы получить квалифицированную помощь, вы можете:

- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru

- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60

Проконсультироваться