Что учесть при переходе на электронное делопроизводство
К сожалению, неудачных практик внедрения электронного кадрового делопроизводства гораздо больше, чем успешных. Однако не каждый, кто потратил уйму времени и денег на построение электронного делопроизводства признается, что проект оказался провальный или, как говорят «с минусовой рентабельностью».
Поэтому, решив перейти на электронное делопроизводство в кадрах, важно учитывать индивидуальные особенности именно вашей компании, а не доводы:
-
«у всех уже все внедрено, одни мы отстающие»;
-
«если в компании Х внедрили, значит, и мы можем» и т. д.
Обсудим, какие вопросы проекта учесть, чтобы не допустить его провала.
Содержание
Организация электронного делопроизводства: с чего начать Электронное кадровое делопроизводство: факторы при внедрении
|
Организация электронного делопроизводства: с чего начать
Когда руководство подало идею и распорядилось внедрить электронный документооборот, – спорить с ним сложно. Однако аргументировать и обосновать реальную стоимость такого проекта и его сложности (как технического, так и управленческого характера) – обязательно нужно. При этом важно учесть определенные факторы.
Изучите цели, признаки, суть и преимущества ЭДО и узнайте ошибки при его внедрении. Выясните, когда вместо него следует применять электронное взаимодействие.
Какие документы нельзя вести электронно, подскажет консультант по трудовому праву.
|
Электронное кадровое делопроизводство: факторы при внедрении
Выделяют четыре основных фактора, которые нужно учесть при переходе на ЭДО. Разберем их по порядку.
Фактор 1: бюджет для перехода на ЭДО. Бюджет в первую очередь зависит от того, с помощью какой информационной системы вы будете выстраивать свое электронное делопроизводство. Есть два варианта:
-
своя информационная система;
-
единый цифровой портал «Работа в России».
Своя информационная система может быть как полностью собственной наработкой внутренней службой ИТ, так и закупленной у внешних провайдеров.
Каждый из вариантов должен быть оценен не только с точки зрения бюджета, но и других ключевых факторов, значимых для компании. К примеру:
-
количества пользователей;
-
гибкости при изменении;
-
видов электронных подписей и т. д.
Фактор 2: наличие квалификации у внутренних специалистов для внедрения и сопровождения ЭДО: ИТ, управления персоналом, юридической службы, бухгалтерии и др. Речь идет о проектной команде и ключевых пользователях электронного документооборота. Команда, которая имеет необходимую квалификацию может как ускорить и оптимизировать процесс перехода на электронное делопроизводство, так и разрушить идею в ее зачатке. Часто именно эта команда становится основным саботажником внедрения проекта даже на его конечных стадиях или уже после внедрения. «Разработали (купили), внедрили, а ничего не работает,» – стандартная проблема многих компаний.
Фактор 3: специфика компании. Этот фактор включает в себя:
-
наличие дистанционных работников, их количество, особенности взаимодействия;
-
численность, возраст и квалификационный уровень персонала;
-
возможность обеспечения доступа сотрудников к техническим средствам ЭКДО;
-
сложившаяся система делопроизводства, условия коллективного договора, ЛНА;
-
отрасль (специфика отраслевого законодательства).
Фактор 4: возможность защитить информацию. Речь идет об информации, отнесенной:
-
к государственной тайне (при ее наличии);
-
коммерческой тайне организации (при ее наличии),
-
персональным данным – с учетом требований действующего законодательства.
Это важный вопрос. Даже один из самых важных. Он же будет влиять и на бюджет. Нет смысла реализовывать проект с целью сократить трудозатраты, если возникает критический риск потери информации, защищенной законодательством.
Важно! Компания с офисными работниками и промышленный завод будут по-разному внедрять электронное делопроизводство. Одинаковых рекомендаций для таких компаний быть не может. Поэтому нужно учитывать индивидуальные факторы, как персонала, так и специального законодательства. |
Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, управляющий партнер Компании «Митрофанова и партнеры»
Обратитесь в экспертную компанию для успешного перехода на ЭДО. Избегите управленческих ошибок, правовых и финансовых рисков. Доверьте построение алгоритма перевода кадровых процессов в электронный формат профессионалам.
|