Электронный документооборот: цели, признаки и суть
Консультанты по переходу на электронный документооборот (сокращенно – ЭДО) в последнее время отвечают на наиболее распространенные вопросы:
-
С чего начать при введении электронного документооборота?
-
Какие документы перевести в электронный формат?
-
Какую систему для внедрения ЭДО выбрать?
Трудовой кодекс содержит всего три статьи по вопросам кадрового электронного документооборота (ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ). К сожалению это или к счастью – покажет только время. Пока отсутствуют и позиции высших судебных инстанции по вопросам ЭДО в сфере трудовых отношений. Поэтому перед переходом компании на электронный документооборот важно понять:
-
что такое ЭДО;
-
каковы цели его внедрения;
-
чем руководствоваться при выстраивании его системы.
Ответы на эти вопросы разберем в статье.
Сферы общественной жизни, в которые электронный документооборот может быть внедрен
Электронный документооборот в трудовых отношениях – это только один из видов ЭДО (ст. 22.1 ТК РФ). Электронный документооборот может быть внедрен в различные сферы общественной жизни. Переход на ЭДО – закономерный процесс цифровизации общества. В рамках подвижной и развивающейся экономики он направлен на оптимизацию времени человека, его саморазвитие, образование, а также – комфортную реализации прав и обязанностей в открытом цифровом пространстве.
Использование электронного документооборота позволяет реализовывать права и исполнять обязанности в цифровом пространстве, в том числе – и с использованием информационно-коммуникационной сети «Интернет» в различных ролях: как работнику, представителю работодателя, гражданину Российской Федерации и члену общества. Теперь это возможно без личного присутствия в физическом месте реализации прав и обязанностей. В частности, благодаря услугам цифрового Правительства, региональным порталам муниципальных услуг, так называемым «электронным трудовым книжкам», «электронным больничным» и пр. Например, многие из нас имеют «цифровой профиль» на порталах государственных и муниципальных услуг.
О преимуществах, основных ошибках и экономических выгодах при внедрении КЭДО, читайте на нашем сайте.
Цели ЭДО или зачем вводить электронный документооборот
Ставя необходимые задачу и цель электронного документооборота, компания сможет получить оптимизированную систему ЭДО, которая будет выстроена с учетом ее кадровой практики и взаимоотношений с персоналом.
Цели внедрения электронного документооборота в трудовых отношениях направлены на:
-
оптимизацию использования рабочего времени как сотрудника, так и работодателя. Время, которое затрачено при бумажном документообороте на личное общение (контакты) при реализации трудовых прав и обязанностей в конечном итоге должно быть направлено на поддержание повышения квалификации и качества труда работника, совершенствование производства и системы организации труда работодателя;
-
перевод взаимодействия работника и работодателя в цифровую плоскость, где они в силу особенностей IT-решений и способа взаимодействия станут открытыми и прозрачными. Это способствует снижению конфликтов между сторонами трудового договора, которые связанны с порядком реализации трудовых прав и обязанностей;
-
увеличение производительности труда. При ЭДО оплачивают реальный труд сотрудников и, например, не учитывают как рабочее то время, которое потрачено на подачу и согласование заявления об отпуске.
Признаки и принципы электронного документооборота
Исходя из буквального толкования, электронный документооборота в трудовых отношениях имеет отличительные признаки (ст. 22.1 ТК РФ):
-
ограниченный состав участников: работодатель, работники и лицо, поступающее на работу (часть 1 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ);
-
определенный круг электронных документов: в рамках электронного документооборота в трудовых отношениях происходит создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 и 2 ст. 22.1 ТК РФ);
-
электронное взаимодействие посредством электронного документооборота между его участниками (ч. 4 и 6 ст. 22.1, ст. 22.3 ТК РФ).
Основные принципы электронного документооборота вам разъяснят наши опытные консультанты.
|
СПРАВКА Признаки ЭДО в трудовых отношениях:
Признаки электронного документа в трудовых отношениях:
|
ВЫПИСКА Электронный документооборот в сфере трудовых отношений – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Исключение – случаи в статьях 22.1, 22.2, 22.3 Трудового кодекса (ст. 22.1 ТК РФ). Положения об ЭДО применяют к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись.
|
Суть электронного документооборота: что взять за ориентир при внедрении КЭДО
При внедрении системы ЭДО в трудовых отношениях работодателю можно ориентироваться на систему электронного документооборота в сфере оказания государственных и муниципальных услуг. Для этого есть несколько причин:
-
такая система интуитивно понятна работнику. Электронный документооборот в сфере государственных и муниципальных услуг наиболее распространен в жизни человека. Это позволит снять страхи и опасения работников, мотивирует их дать согласие на переход на ЭДО;
-
в обоих видах электронного документооборота происходит электронное взаимодействие, но между разными субъектами. Так, в рамках ЭДО в сфере государственных и муниципальных услуг оно возможно между получателем услуг (например, гражданином) и органом власти. При этом при ЭДО в сфере трудовых отношений электронное взаимодействие происходит между работодателем и работником;
-
в системе ЭДО в трудовых отношениях можно использовать средства электронного документооборота, реализуемые Правительством Российской Федерации (например, портал «Работа в России», использование электронных подписей, которые создают с применение системы Электронного Правительства).
Важно! Не рассматривайте внедрение электронного документооборота в трудовых отношениях по аналогии с введением электронных систем бухгалтерского и кадрового учета. Они имеют одну общую цель – оптимизацию рабочего времени. При этом различаются источники их правового регулирования, принципы, задачи и иные цели.
|
СПРАВКА Различия между ЭДО в сфере трудовых отношений и системами бухгалтерского и кадрового учета
|
При разработке и внедрении системы КЭДО перевод бумажных форм документов, связанных с работой, в электронный вид – безусловно главная задача. Однако эффективность такого документооборота и достижение целей его введения зависит от того, насколько юридически грамотно и рационально построено электронное взаимодействие между работником и работодателем с учетом особенностей производственной деятельности конкретной компании. Реализовать задачи вашей компании и разработать индивидуальную стратегию по внедрению КЭДО, поможет наша команда профессионалов.
|