Как заполнить новое уведомление МВД о приеме иностранца с 1 сентября 2026 года: разбор новых форм и сложных ситуаций

1 сентября 2026 года вступили в силу новые правила уведомления Министерства внутренних дел РФ о заключении и прекращении договоров с иностранными гражданами.

Работодатели столкнулись с рядом практических сложностей: обновленные бланки требуют указывать точные сроки договоров, а портал Госуслуг не всегда корректно позволяет прикрепить обязательные согласия на обработку персональных данных.

Разбираемся, как правильно заполнить новые формы уведомления МВД, что делать, если дата окончания трудового договора неизвестна, и как избежать штрафов.

Что изменилось в форме уведомления МВД с 1 сентября 2026 года?

Хотя Приказ МВД России от 12.05.2026 № 290 «Об утверждении формы ходатайства иностранного гражданина (лица без гражданства) о привлечении его в качестве высококвалифицированного специалиста и порядка его заполнения, а также форм и порядков уведомления Министерства внутренних дел Российской Федерации или его территориального органа об осуществлении иностранными гражданами (лицами без гражданства) трудовой деятельности на территории Российской Федерации» (далее – Порядок) содержит комплексные обновления порядка уведомления, на практике наибольшую сложность и риск ошибок у работодателей вызывают два изменения, на которых мы сосредоточим внимание в этой статье:

• Обязательное указание срока действия трудового договора. В обновленных формах (Приложения № 7 и № 8 к Приказу) появились новые поля, в которых необходимо четко указывать вид или срок действия договора: «бессрочный» или «срок действия: с ___ по ___».При этом п. 3 Порядка, утвержденного указанным Приказом, императивно требует заполнения всех соответствующих полей уведомления, не оставляя их пустыми.

• Обязательное приложение согласия на обработку персональных данных. Согласно п. 5 Порядка, к уведомлениям о заключении и прекращении договора теперь в обязательном порядке прилагаются согласия на обработку персональных данных иностранного работника.Рекомендуемые образцы таких согласий приведены в приложениях № 2 и № 3 к Порядку.

Как указать срок действия трудового договора, если точная дата неизвестна?

Одна из самых частых проблем — прием иностранного гражданина на период исполнения обязанностей отсутствующего работника (например, на время длительного больничного или отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет). Точную дату выхода основного сотрудника определить заранее объективно невозможно. Как в таком случае заполнить графу «по»?

Официальные разъяснения ведомств на данный момент отсутствуют, однако с учетом требования о заполнении всех граф, возможен один из двух универсальных вариантов:

Вариант 1. Указать ориентировочную дату окончания трудового договора

Если трудовой договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника и определить точную дату окончания такого договора заранее объективно невозможно, в поле «по» возможно указывать предполагаемую дату окончания периода отсутствия основного работника, если такая дата известна и подтверждается имеющимися документами.

Например, если работник принят на период отпуска по уходу за ребенком, в качестве даты окончания можно указать дату, до которой оформлен такой отпуск (достижения ребёнком 3-х лет).

Вариант 2. Указать в уведомлении, что трудовой договор заключен на неопределенный срок

Такой вариант возможен, поскольку дату окончания трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, невозможно определить заранее.

В этом случае в уведомлении заполняется соответствующее поле, а в графе, предназначенной для указания даты окончания трудового договора, указывается, что договор бессрочный.

При выходе основного работника на работу трудовой договор с замещающим работником прекращается, а работодатель подает уведомление о прекращении трудового договора с иностранным гражданином в установленный срок.

Как подать уведомление и согласие на обработку персональных данных?

С введением новых форм у работодателей возник резонный вопрос о том, как действовать, если портал Госуслуг технически не позволяет прикрепить согласие на обработку персональных данных.

Примечание: с 11 сентября 2026 года на Едином портале реализована возможность заполнения и направления Согласия, однако технические сбои могут возникать и в будущем.

Формальная подача уведомления через портал Госуслуг без приложения согласия будет являться нарушением. Это связано с тем, что не соблюдаются обязательные требования, установленные Порядком, утв. Приказом МВД России от 12.05.2026 № 290. Ответственность за подобное нарушение порядка и формы уведомления предусмотрена ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ.

При этом отдельно направлять согласие на обработку персональных данных в МВД по почте или хранить его у работодателя в ожидании проверки не требуется. Согласно п. 5 Порядка, данное согласие прилагается к уведомлению непосредственно в момент его подачи и является неотъемлемой частью единого пакета документов. Оно не направляется отдельно вслед за электронным уведомлением.

Во избежание рисков привлечения к административной ответственности, до полного приведения сервиса на Госуслугах в соответствие с новой формой или в случае возникновения технических сбоев, рекомендуется подавать уведомления на бумажном носителе.

Для этого используются формы, установленные приложениями № 7 (о заключении) и № 8 (о прекращении) к Приказу МВД России от 12.05.2026 № 290, с обязательным приложением подписанного иностранным работником согласия на обработку персональных данных.

Какая ответственность за нарушение порядка уведомления МВД?

Ответственность за не уведомление или нарушение установленного порядка и (или) формы уведомления предусмотрена ч. 3, 4 ст. 18.15 КоАП РФ. Штрафы налагаются за каждого иностранного работника отдельно.

За нарушение порядка уведомления о выплате заработной платы высококвалифицированным специалистам предусмотрена отдельная ответственность по ч. 5 ст. 18.15 Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (штраф на юридическое лицо — от 400 000 до 1 000 000 рублей).

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Нужно ли направлять согласие на обработку персональных данных в МВД по почте, если уведомление о приеме иностранца подано через портал Госуслуги?

Ответ: Нет, направлять согласие отдельно по почте не требуется, и хранить его у работодателя тоже не нужно. Согласно п. 5 Порядка, утв. Приказом МВД России от 12.05.2026 № 290, согласие прилагается к уведомлению в момент его подачи и является неотъемлемой частью пакета документов. На портале Госуслуг оно загружается в электронном виде вместе с самим уведомлением.

Вопрос 2: Будет ли являться нарушением и недостоверной информацией, если основной работник выйдет из отпуска по уходу за ребенком раньше срока, который был указан в уведомлении при приеме замещающего иностранца?

Ответ: Нет, это не будет рассматриваться как неверное отражение информации. Досрочный выход основного работника сам по себе не означает, что сведения в первоначально поданном уведомлении были недостоверными. На момент его подачи у работодателя имелись основания исходить из указанного срока.

Если основной работник выйдет на работу до указанной в уведомлении даты, срочный трудовой договор с замещающим работником прекращается в связи с выходом основного работника (ст. 79 Трудовой кодекс РФ). В таком случае работодатель подает уведомление о прекращении трудового договора с иностранным гражданином в установленный срок.

Вопрос 3: Какими способами можно подать бумажное уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином, чтобы гарантированно соблюсти трехдневный срок при сбоях на Госуслугах?

Ответ: Согласно п. 8 Порядка, уведомления на бумажном носителе подаются тремя способами:

1. непосредственно в территориальный орган МВД на региональном уровне;
2. через уполномоченное федеральное государственное унитарное предприятие;
3. посредством направления заказного почтового отправления с уведомлением о вручении.

Это позволяет соблюсти срок, установленный п. 8 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ, и избежать риска привлечения к ответственности.