Учебный отпуск сотрудника: правила оформления, продолжительность, оплата
Современные тенденции таковы, что после окончания школы либо после получения среднего профессионального образования некоторые соискатели принимаются работодателями в штат, а некоторые работники продолжают учиться, совмещая работу с получением высшего образования.Для работников, совмещающих учебу и работу, трудовым законодательством предусмотрены дополнительные гарантии в виде предоставления учебного отпуска.
Давайте разберемся вместе в нюансах предоставления и оформления данного отпуска.
- Условия предоставления учебного отпуска
- Порядок оформления учебного отпуска
- Продолжительность учебного отпуска
- Оплата учебного отпуска
- Ответственность работодателя за непредоставление учебного отпуска
Условия предоставления учебного отпуска
Из анализа положений ст. 173-177 Трудового кодекса РФ следует, что для предоставления учебного отпуска сотруднику необходима совокупность следующих условий:- работник должен получать образование соответствующего уровня впервые;
- работник должен осваивать обучение успешно;
- организация, в которой обучается работник, должна иметь аккредитацию.
Работник может получать не только высшее образование (бакалавриат, магистратура, специалитет), но также проходить обучение по уровню подготовки: среднее профессиональное, среднее общее, основное общее образование, или обучаться в аспирантуре, повышать квалификацию, являться соискателями ученых степеней (кандидат / доктор наук).
Форма обучения для предоставления отпуска не имеет значения, однако важна для оплаты отпуска. Так, за работником сохраняется средний заработок, если он обучается по заочной или очно-заочной форме обучения.
Работникам, обучающимся очно, отпуск предоставляется без его оплаты.
На время защиты диссертации кандидата или доктора наук работнику предоставляется оплачиваемый отпуск независимо от формы обучения
Под успешным обучением работника следует понимать отсутствие задолженности по дисциплинам за предыдущий семестр. Как правило, данное условие не проверяется работодателем. Для работодателя важно, чтобы работник не был отчислен из образовательной организации и принес справку-вызов с печатью. Этот документ как раз и свидетельствует о том, что у работника отсутствует академическая задолженность и он успешно осваивает образовательную программу.
Работодатель может попросить работника предоставить ему копию зачетной книжки для подтверждения успешного обучения, но данный документ работник предоставлять не обязан.
К экспертам "Митрофанова и партнеры" в рамках использования сервиса "Персональный консультант" за консультацией обратился работодатель, который указал, что его работник учится дистанционно в свободное от работы время, однако на период сессии попросил предоставить ему учебный отпуск. Нужно ли предоставить отпуск такому сотруднику?
Ответ.: следует знать, что дистанционное обучение не является самостоятельной формой обучения. Это всего лишь технологии, при помощи которых происходит обучение и которые применяются как при очной, очно-заочной, так и при заочной форме обучения. Следовательно, на работника, обучающегося дистанционно, распространяются положения о предоставлении учебного отпуска в полном объеме и отказать в предоставлении такого отпуска работодатель не может
Порядок оформления учебного отпуска
Учебный отпуск может быть предоставлен работнику только по основному месту работы. Если работник является совместителем (при этом не важно, внутренним или внешним), учебный отпуск ему не предоставляется. В таком случае работник может взять основной ежегодный отпуск или отпуск без сохранения заработной платы.Учебный отпуск предоставляется при наличии совокупности всех условий, перечисленных в разделе 1: получение образования соответствующего уровня впервые, успешное прохождение обучения, наличие у образовательной организации аккредитации.
Как только работодатель убедился, что все условия для предоставления отпуска имеются, можно перейти к оформлению отпуска работнику.
Для оформления учебного отпуска работник должен предоставить два документа:
- справку-вызов от образовательной организации с указанием периода сессии;
- заявление о предоставлении учебного отпуска.
Справка-вызов оформляется образовательной организацией по заявлению студента. Ее форма утверждена Приказом Министерства образования и науки РФ от 19.12.2013 № 1368.
В справке-вызове обязательно должны быть указаны следующие данные:
- форма обучения (заочная, очно-заочная, очная);
- программа обучения;
- код и название профессии/специальности/направления;
- номер курса;
- название компании, где работает обучающийся;
- номер статьи ТК РФ, на основании которой обучающемуся может быть предоставлен учебный отпуск;
- вид аттестации (вступительная, промежуточная, итоговая, для защиты ВКР или сдачи итоговых экзаменов);
- период и продолжительность аттестации;
- название организации в которой учится обучающийся и название государственного органа, который выдал свидетельство о госаккредитации;
- реквизиты свидетельства об аккредитации;
- подпись и Ф.И.О. руководителя образовательной организации или иного лица, которое действует от имени образовательной организации
Если представленная справка-вызов оформлена с нарушениями утвержденной формы, то работодатель имеет право отказать работнику в предоставлении учебного отпуска.
После предоставления работником и проверки работодателем справки-вызова и заявления на отпуск оформляется приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6.
Если в организации ведется табель учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-12 (№ Т-13)), на период отпуска работника дни отпуска следует отметить:
- буквой "У" или числом "11", если отпуск оплачивается;
- буквами "УД" или числом "13", если отпуск не оплачивается.
Если организация применяет КЭДО, правила оформления сотрудника в учебный отпуск не изменяются. В КЭДО можно оформлять отпуска (в том числе и учебные), а также вести табель учета рабочего времени.
Сведения об учебном отпуске также необходимо отразить и в личной карточке работника.
Оформление учебного отпуска для работников, допущенных к соисканию ученой степени (защите диссертации), имеет некоторые нюансы. Порядок предоставления отпуска таким лицам утвержден Постановлением Правительства РФ от 05.05.2014 № 409.
Так, работник за 1 год до начала такого отпуска обязан уведомить работодателя о намерении его использовать. Работник должен представить выписку из решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите не позднее чем через 10 рабочих дней со дня вынесения такого решения.
Эта выписка, в которой отражена продолжительность отпуска, прикладывается работником к заявлению о предоставлении учебного отпуска. В свою очередь, работодатель не позднее 5 рабочих дней с даты получения заявления от работника должен принять решение о предоставлении отпуска и издать приказ.
В течение 10 рабочих дней после защиты диссертации сотрудник должен представить работодателю выписку из решения диссертационного совета о результатах защиты диссертации.
Дополнительный отпуск за вредные условия работы: кто имеет право, продолжительность и оформление
Продолжительность учебного отпуска
Продолжительность учебного отпуска зависит от формы обучения, курса, вида аттестации и уровня образования. Длительность аттестации (как и продолжительность отпуска) указывается в справке-вызове.Максимальная продолжительность отпуска установлена в положениях ст. ст. 173 - 176 ТК РФ.
В соответствии с указанными положениями трудового законодательства максимальная продолжительность учебного отпуска составляет:
| Вид аттестации | Курс обучения | Продолжительность отпуска |
| Очно-заочная и заочная формы обучения | ||
| При получении среднего профессионального образования | ||
|
Промежуточная аттестация |
1-ый и 2-ой курс |
30 календарных дней |
|
Начиная с 3-его курса и все последующие |
40 календарных дней |
|
|
Государственная итоговая аттестация |
- |
До 2 месяцев |
|
При получении высшего профессионального образования (бакалавриат, специалитет, магистратура) |
||
|
Промежуточная аттестация |
1-ый и 2-ой курс |
40 календарных дней |
|
Начиная с 3-его курса и все последующие |
50 календарных дней |
|
|
Промежуточная аттестация при обучении по программе ускоренного высшего образования |
1-ый курс |
40 календарных дней |
|
Начиная с 2-го курса и все последующие |
50 календарных дней |
|
|
Государственная итоговая аттестация |
- |
До 4 месяцев |
|
Очно-заочная форма обучения |
||
|
При получении основного общего образования |
||
|
Государственная итоговая аттестация |
- |
9 календарных дней |
|
При получении среднего общего образования |
||
|
Государственная итоговая аттестация |
- |
22 календарных дня |
|
Очная форма обучения |
||
|
При получении среднего профессионального образования |
||
|
Промежуточная аттестация |
Независимо от курса |
10 календарных дней |
|
Для подготовки и защиты ВКР и сдачи итоговых государственных экзаменов |
- |
До 2 месяцев |
|
При получении высшего профессионального образования |
||
|
Промежуточная аттестация |
Независимо от курса |
15 календарных дней |
|
Для подготовки и защиты ВКР и сдачи итоговых государственных экзаменов |
- |
До 4 месяцев |
|
Для сдачи итоговых государственных экзаменов (если это не ВКР) |
- |
1 месяц |
|
Для поступления на обучение и подготовительного отделения |
||
|
Среднее профессиональное образование |
||
|
Работникам, допущенным к вступительным испытаниям |
- |
10 календарных дней |
|
Высшее профессиональное образование |
||
|
Работникам, допущенным к вступительным испытаниям |
- |
15 календарных дней |
|
Работникам - слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации |
- |
15 календарных дней |
|
Аспирантура и докторантура |
||
|
Кандидат наук |
||
|
В период освоения программ подготовки (сдачи экзаменов) Данный отпуск предоставляется только при заочной форме обучения |
Независимо от курса |
30 календарных дней к отпуску также добавляется время на проезд до места обучения и обратно |
|
В период подготовки диссертации работниками, допущенными к соисканию ученой степени |
- |
3 месяца |
|
Доктор наук |
||
|
В период подготовки диссертации работниками, допущенными к соисканию ученой степени |
- |
6 месяцев |
При обучении на очно-заочной и заочной формах обучения продолжительность отпуска в период промежуточной аттестации исчисляется не в совокупности за год, а на каждую сессию.
Исключение. При обучении на очных формах обучения продолжительность отпуска определяется применительно к учебному году. То есть работник, обучающийся на очной форме, может воспользоваться учебным отпуском продолжительностью 10-15 календарных дней 1 раз в учебном году для сдачи промежуточной сессии.
Отпуск для подготовки диссертации предоставляется независимо от формы обучения.
Работник согласно ТК РФ имеет право на 30 календарных дней отпуска для сдачи промежуточной сессии, при этом сама сессия длится 21 день. В справке–вызове указанная продолжительность сессии составляет 21 день.
Сколько дней учебного отпуска можно предоставить работнику?
Ответ.: работодатель предоставляет отпуск той продолжительности, какая указана в справке-вызове, то есть 21 день
Оплата учебного отпуска
Оплачивать отпуск работнику или нет, зависит от формы обучения.Если работник обучается на очной форме, ему предоставляется отпуск без оплаты. Без оплаты предоставляется отпуск:
- работникам, допущенным к вступительным испытаниям;
- работникам-слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации.
Если работник обучается по очно-заочной или заочной форме обучения, то оплатить отпуск работнику необходимо.
Также оплачивается отпуск аспирантам для сдачи кандидатских экзаменов, если они обучаются на заочной форме. Отпуск для подготовки к защите диссертации на соискание ученой степени (кандидат или доктор наук) оплачивается независимо от формы обучения.
Учебный отпуск оплачивается так же, как и ежегодный - в размере среднего заработка. Расчет и выплата отпускных производится не позднее чем за 3 дня до начала учебного отпуска (ст. 136 ТК РФ).
К экспертам "Митрофанова и партнеры" в рамках использования сервиса "Персональный консультант" обратился работодатель.
Сотрудник принес справку на учебный отпуск, обучение по заочной форме, отпуск оплачивается за 3 дня до наступления события. По справке учебный отпуск начинается с 15.01.2024, соответственно, приказ на учебный отпуск работодатель должен был сделать не позднее 11.01, чтобы не нарушать сроки выплаты. Но справка от сотрудника вместе с заявлением была получена 15.01.2024. (проставлен входящий номер).
Если работодатель предоставит работнику отпуск с 15.01.2024, то будут нарушены сроки выплаты. Должен ли в этом случае работодатель заплатить процент за просрочку выплаты отпускных? Смогут ли за это привлечь к административной ответственности руководителя организации? Чтобы работник получил оплату учебного отпуска за 3 дня до отпуска, он может указать в заявлении дату начала отпуска позже, чем указана в справке, к примеру, с 19.01.2024, чтобы не нарушать сроков выплаты отпускных?
Ответ: законодательство не устанавливает срок уведомления работодателя об учебном отпуске. Исключение составляет оформление учебного отпуска лицами, допущенными к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук (п. п. 1, 3, 5 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 05.05.2014 № 409). Тем не менее работодатель обязан оплатить отпуск не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
Согласно положениям ст. 236 ТК РФ работодатель несет материальную ответственность за нарушение сроков выплат заработной платы, в т.ч. отпускных, независимо от наличия или отсутствия его вины. Следовательно, за нарушение сроков выплат отпускных работодатель обязан заплатить денежную компенсацию в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка РФ от начисленных, но не выплаченных в срок сумм.
В данной ситуации работодатель может поступить следующим образом:
-
Принять от работника заявление и справку-вызов от 15.01.2024, оформить отпуск работнику с 15.01.2024, издать соответствующий приказ и выплатить ему отпускные с 15.01.2024 с начислением денежной компенсацией за 3 дня пропуска. В случае проверки работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение сроков выплаты отпускных. Решение о привлечении к ответственности можно попробовать обжаловать в судебном порядке, где основным аргументом работодателя будет поступление от работника заявления и справки-вызова именно в день предоставления ему отпуска.
-
Если работник согласен, можно попросить его написать заявление о предоставлении отпуска хотя бы на 3 дня позже (например, с 19.01.2024), 15.01.2024 издать приказ о предоставлении отпуска с 19.01.2024 и в этот же день, 15.01.2024, произвести выплату отпускных.
-
Работник вправе, но не обязан использовать учебный отпуск. Поэтому предоставить работнику отпуск меньше, чем указано в справке-вызова, не запрещено, если таково желание работника и он согласен с этим. Таким образом, работник может вообще не воспользоваться правом на учебный отпуск, а может просить предоставить его в меньшем количестве дней. Тогда работодатель предоставляет отпуск той продолжительности, которой просит работник. Самостоятельно работодатель не имеет права сокращать продолжительность отпуска и предоставлять иное количество дней, чем указано в справке-вызове.
Так, например, им оплачивается проезд:
- до места обучения и обратно 1 раз в год в размере 50% при получении среднего профессионального образования;
- до места обучения и обратно 1 раз в год в полном размере при получении высшего профессионального образования;
- до места обучения и обратно неограниченное количество раз в год в полном размере при обучении в аспирантуре.
Еще одна дополнительная гарантия для работников, получающих среднее профессиональное или высшее профессиональное образование - установление сокращенной рабочей недели.
По желанию работника на период до 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации ему на 7 часов может быть сокращена рабочая неделя.
По соглашению между работником и работодателем сокращенная рабочая неделя может быть заменена предоставлением 1 свободного от работы дня в неделю либо сокращением продолжительности рабочего дня в течение недели.
За время освобождения от работы выплачивается 50% среднего заработка, но не ниже МРОТ.
Работнику, обучающемуся в аспирантуре, предоставляется 1 свободный от работы день с оплатой в размере 50%.
Работодатель по желанию работника на последнем году обучения имеет право предоставить работнику дополнительно не более 2 свободных от работы дней в неделю без сохранения заработной платы.
Ответственность работодателя за отказ в предоставлении учебного отпуска
Что касается ответственности работодателя за отказ в предоставлении учебного отпуска – трудовой кодекс РФ не содержит прямых норм. Однако стоит помнить о том, что работник имеет право обратиться в суд с требованиями о признании отказа в предоставлении отпуска незаконным и взыскании отпускных, равно как и имеет право обратиться в трудовую инспекцию с требованиями о проверке деятельности работодателя.Проверка со стороны трудовой инспекции может привести к привлечению работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Эта статья предусматривает различные наказания за несоблюдение трудового законодательства в зависимости от степени нарушения и регулярности.
Ответственность работодателя может быть как незначительной – предупреждение, так и достаточно ощутимой в материальном отношении – например, наложение административного штрафа до 100 000 руб.
Подведем итоги:
- учебный отпуск носит целевой характер;
- учебный отпуск предоставляется работнику при совокупности следующих условий: работник получает образование впервые и осваивает обучение успешно, а у образовательной организации имеется аккредитация;
- для предоставления отпуска работник должен предоставить работодателю справку-вызов и заявление;
- учебный отпуск оформляется по общим правилам;
- не допускается замена отпуска денежной компенсацией;
- продолжительность отпуска определяется по справке-вызову, но не может превышать максимальное количество дней, закрепленных в положениях ст. 173-176 ТК РФ;
- оплата отпуска зависит от формы обучения работника, равно как и наличие дополнительных гарантий.
- Непредоставление учебного отпуска сотруднику является нарушением ТК РФ, поэтому, если работник обратился к вам с заявлением о предоставлении учебного отпуска, с приложением всех необходимых документов, и имеется совокупность всех условий для предоставления отпуска – предоставьте его сотруднику и будьте уверены в том, что вы соблюдаете положения действующего трудового законодательства.