Нужно ли индексировать зарплату работникам в отпуске и участникам СВО при приостановлении трудового договора?

Регулярная индексация заработной платы в связи с ростом потребительских цен — это прямая обязанность каждого работодателя. Однако на практике бизнес часто сталкивается с нестандартными кадровыми ситуациями: что делать с сотрудниками, которые временно отсутствуют на рабочем месте? Нужно ли повышать оклады тем, кто находится в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребенком, или тем, чей трудовой договор приостановлен в связи с призывом по мобилизации (участникам СВО)? В этой статье мы разберем, как правильно оформить индексацию для отсутствующих работников, чтобы избежать штрафов и трудовых споров.

Нужно ли индексировать зарплату отсутствующих работников?

Да, обязательно. Индексация должностных окладов должна производиться одновременно для всех работников, временно отсутствующих на рабочем месте с сохранением должности.

В приказе об индексации фиксируются новые оклады по должностям, а не по конкретным людям (ст. 132 Трудового кодекса РФ). Изменения распространяются на все штатные единицы, включая вакантные должности, а также позиции работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребенком (ст. 256 Трудового кодекса РФ) или с приостановленными трудовыми договорами по ст. 351.7 Трудового кодекса РФ (мобилизованным сотрудникам, участвующим в СВО). За всеми этими категориями на период отсутствия сохраняется место работы (должность).

Как оформить штатное расписание и приказ об индексации?

Важно понимать разницу между штатным расписанием и локальным нормативным актом (ЛНА). Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, а не ЛНА.

Если ошибочно признать штатное расписание ЛНА, работодатель будет обязан знакомить с ним под подпись каждого работника в порядке ч. 2 ст. 22 и ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ. Это неминуемо приведет к нарушению конфиденциальности и разглашению размеров заработных плат других сотрудников.

Когда подписывать дополнительное соглашение об индексации?

Дополнительное соглашение к трудовому договору с работником, выходящим из декрета или возвращающимся мобилизованным после приостановления трудового договора по ст. 351.7 Трудового кодекса РФ, может составляться на момент проведения индексации, а подписываться уже текущей датой в день фактического выхода такого работника на работу.

При этом соглашение обязательно должно включать ретроспективную оговорку согласно ст. 72 Трудового кодекса РФ. Это необходимо, чтобы распространить проиндексированную зарплату на весь прошлый период отсутствия, когда за работником сохранялось его место.

Что делать, если за время отсутствия работника прошло несколько индексаций?

Если за период отсутствия сотрудника компания проводила несколько этапов индексации, не нужно оформлять множество дополнительных соглашений. Достаточно оформить одно дополнительное соглашение, которое работник подпишет фактически при выходе на работу текущей датой.

В этом документе следует зафиксировать размер должностного оклада, актуальный на дату выхода работника. Итоговый должностной оклад рассчитывается путем последовательного умножения первоначальной ставки на каждый пропущенный коэффициент индексации.

Документальное оформление индексации для отсутствующих работников

Как минимизировать риски трудовых споров?

Организации, не являющиеся бюджетными, производят индексацию заработной платы в порядке, установленном коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ст. 134 Трудового кодекса РФ).

Отсутствие в локальных нормативных актах утвержденного механизма индексации трактуется проверяющими органами и судами как нарушение трудового законодательства, даже при фактическом периодическом повышении окладов.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Может ли работодатель не индексировать зарплаты, если в локальных нормативных актах нет прописанного механизма индексации?

Ответ: Нет, не может. Отсутствие в локальных нормативных актах утвержденного механизма индексации трактуется проверяющими органами (ГИТ) и судами как прямое нарушение трудового законодательства. Отсутствие закрепленной процедуры не освобождает от ответственности за неисполнение требований ст. 134 Трудового кодекса РФ.

Вопрос 2: Можно ли ознакомить работника со штатным расписанием под подпись, чтобы подтвердить изменение его оклада?

Ответ: Не рекомендуется. Штатное расписание является организационно-распорядительным документом, а не локальным нормативным актом. Ознакомление работников под роспись со штатным расписанием в порядке ч. 2 ст. 22 и ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ приведет к нарушению конфиденциальности и разглашению размеров заработных плат других сотрудников. Оклады рекомендуется фиксировать в ЛНА (например, в Положении об оплате труда).

Вопрос 3: Как правильно рассчитать итоговый оклад, если работник отсутствовал, а в компании за это время прошло несколько волн индексации?

Ответ: Итоговый должностной оклад не устанавливается произвольно. Он рассчитывается путем последовательного умножения первоначальной ставки (оклада) на каждый пропущенный коэффициент индексации.

Например, если оклад был 30 000 руб., а коэффициенты индексации составляли 1,05, 1,07 и 1,10, то итоговая сумма будет рассчитана как: 30 000 × 1,05 × 1,07 × 1,10.

Полученный результат фиксируется в одном итоговом дополнительном соглашении при выходе сотрудника на работу.