Как проверить родственников соискателя

Многие работодатели стремятся защитить свои бизнес-процессы и коммерческую тайну от утечек. В связи с этим возникает резонное желание: проверить, не работают ли близкие родственники кандидата в компаниях-конкурентах. Однако на практике возникают серьезные правовые барьеры. 

Как собрать эту информацию, не нарушив закон и не спровоцировав судебный иск?

Можно ли отказать в приеме на работу из-за родственников?

На первый взгляд, отказ кандидату из-за того, что его родственник работает у конкурента, кажется логичным шагом по защите интересов компании. Однако федеральное законодательство не предусматривает возможности отказа в приеме на работу исключительно по этой причине.

Согласно ч. 2 ст. 64 Трудового кодекса РФ, необоснованный отказ в заключении трудового договора запрещен. Под необоснованным понимается отказ по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами работника.

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» четко разъясняет: под деловыми качествами понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию. Наличие родственников в конкурирующих организациях само по себе не является критерием, влияющим на деловые качества. Следовательно, прямой отказ по этому основанию потенциально может быть оспорен в суде как дискриминационный.

Как законно собрать данные о родственниках кандидата?

Чтобы минимизировать риски, необходимо сместить фокус с «родственников у конкурента» на «конфликт интересов» и «доступ к коммерческой тайне». Если трудовая функция предполагает работу с конфиденциальной информацией, доступ к которой невозможен при наличии конфликта интересов, то соискатель с таким конфликтом фактически не способен выполнять данную трудовую функцию.

Для легального сбора информации рекомендуем внедрить следующий алгоритм:

1. Разработать локальный акт о конфликте интересов. В документе нужно определить, что является конфликтом интересов (включая работу близких родственников в компаниях-конкурентах), и описать меры, которые работодатель применяет при его выявлении.
2. Обновить описание вакансии. При размещении вакансии обязательно укажите, что работа связана с доступом к коммерческой тайне и иной конфиденциальной информации, доступ к которой не может быть возможен при выявлении конфликта интересов.
3. Провести добровольное декларирование. Направьте кандидату чек-лист для самостоятельного заполнения.

Что делать при выявлении конфликта интересов при приеме на работу?

Если кандидат отказался от заполнения чек-листа или по итогам декларирования была выявлена ситуация, соответствующая критериям конфликта интересов, работодателю необходимо действовать крайне осторожно:

• во-первых, не используйте прямо слово «отказ» в коммуникации с кандидатом.
• Во-вторых, предложите рассмотреть иные открытые вакансии в вашей компании, которые не связаны с ограничениями по доступу к коммерческой тайне.
• В-третьих, если подходящих вакансий нет и вы вынуждены остановить процесс, решение должно быть мотивировано несоответствием деловых качеств кандидата требованиям конкретной должности (а именно - невозможностью выполнения трудовой функции, предполагающей беспрепятственный доступ к коммерческой тайне при наличии конфликта интересов).

Такой подход позволяет минимизировать риски признания отказа неправомерным. Те же принципы правомерного обоснования и документального оформления применяются и при увольнении действующих сотрудников. Подробный разбор законных сценариев расставания вы найдете в статье «Как закрыть должность и уволить сотрудника с минимальными рисками: сокращение или соглашение сторон».

Разработка локальных актов, аудит должностных инструкций и сопровождение процедур приема на работу требуют глубокого понимания тонкостей трудового законодательства. Для получения консультации или заказа услуги обращайтесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши эксперты помогут адаптировать кадровое делопроизводство под строгие рамки закона.

Вопрос-ответ

Вопрос 1. Можем ли мы потребовать от кандидата указать ФИО и точную степень родства его родственников, работающих у конкурентов?

Ответ: Нет, не рекомендуем. Запрашивать персональные данные родственников (ФИО, степень родства и иные идентифицирующие данные) не следует. Достаточно получить информацию о самом факте наличия такого родственника, наименовании компании-конкурента и его должности. Это позволит избежать лишних рисков, связанных с нарушением законодательства о персональных данных.

Вопрос 2. Обязаны ли мы получать письменное согласие кандидата перед выдачей чек-листа о родственниках?

Ответ: Да, обязаны. Поскольку вопросы о родственниках затрагивают сферу персональных данных, перед заполнением чек-листа необходимо получить согласие кандидата на обработку его персональных данных согласно ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Согласие должно быть конкретным, информированным и оформлено отдельным документом.

Вопрос 3. Как правильно отказать кандидату, если у его родственника есть бизнес, конкурирующий с нашим, и он идет на должность с доступом к коммерческой тайне?

Ответ: Отказывать нужно не из-за наличия родственника-конкурента, а из-за невозможности выполнения трудовой функции. В мотивировке отказа следует ссылаться на несоответствие деловых качеств: поскольку должность предполагает доступ к коммерческой тайне, а выявленный конфликт интересов делает такой доступ невозможным (согласно вашему локальному акту), кандидат фактически не способен выполнять данную трудовую функцию. При этом слово «отказ» в устной коммуникации лучше не использовать, а сначала предложить иные вакансии без ограничений по доступу к тайне.