Как оформить премию «Приведи друга»
Реферальная программа «Приведи друга» - удобный инструмент подбора персонала, но выплата вознаграждения за рекомендацию требует внимательного оформления. Неверно определенный вид выплаты и недочеты в приказе могут привести к переквалификации расходов и претензиям налоговых органов.
Разберем, на что обратить внимание при подготовке документа.
Почему важно правильно определить правовую природу премии?
Вознаграждение по программе «Приведи друга» часто оформляют как «прочую премию». Однако такую квалификацию нужно проверять: подобная выплата может быть отнесена к стимулирующим выплатам в составе заработной платы (ст. 129 Трудового кодекса РФ), что не соответствует ее природе.
Выплата за рекомендацию кандидата предоставляется не за трудовые достижения, а за успешное содействие в подборе персонала. Она не зависит от квалификации, сложности, качества и условий работы самого сотрудника и не относится к заработной плате (ст. 129, 132 Трудового кодекса РФ). В качестве альтернативы можно рассмотреть квалификацию выплаты как премии за счет чистой прибыли предприятия - если она соответствует фактической правовой природе вознаграждения.
Отдельно стоит оценить, включается ли выплата в расчет среднего заработка (ст. 139 Трудового кодекса РФ). Само по себе такое включение не является единственным критерием квалификации, но может свидетельствовать о том, что выплата оформлена как элемент оплаты труда.
Подробнее о разграничении выплат по программе «Приведи друга» и иных премий читайте в нашей статье «Премия за стаж и за "Приведи друга": часть оплаты труда или разовое поощрение».
Что учесть в приказе о введении реферальной программы?
Помимо квалификации выплаты, в приказе целесообразно уточнить ряд моментов.
Рекомендуем обратить внимание на следующие аспекты:
| Аспект | Риск или рекомендация |
|---|---|
| Налог на прибыль | Выплата может быть неправомерно отнесена к расходам на оплату труда и исключена налоговым органом из состава расходов |
| Экономическая обоснованность | Даже при закреплении выплаты в трудовом договоре сохраняется риск спора об обоснованности расходов |
| Ответственность | При исключении выплаты из расходов возможны доначисление налога на прибыль, пени и штраф |
| Субъект издания приказа | Необходимо указать, какое именно юридическое лицо вводит программу; при действии в группе компаний каждая организация оформляет введение от своего имени |
| Организация-работодатель кандидата | Следует уточнить, в какой организации должен работать рекомендованный кандидат на дату выплаты |
| Срок выплаты | Рекомендуется прямо указать событие, от которого исчисляется срок выплаты |
| Дисциплинарные взыскания | Условие об отсутствии взысканий может быть оспорено: вознаграждение выплачивается за рекомендацию кандидата, а не за трудовые достижения |
| Ознакомление с приказом | Целесообразно установить точный срок ознакомления работников, а также порядок ознакомления принимаемых после введения программы |
Как избежать налоговых рисков при выплате премии?
Чтобы установить единые правила участия и документально подтвердить основания для выплаты, рекомендуется разработать отдельный локальный нормативный акт - Положение о реферальной программе «Приведи друга».
В нем можно предусмотреть:
- Общие положения - цель программы: поощрение работников за рекомендацию кандидатов на вакансии компании.
- Круг участников - какие работники имеют право на выплату и на какие вакансии распространяется программа.
- Условия выплаты - размеры, основания и сроки.
- Порядок принятия решения - кто принимает решение о выплате.
- Иные условия - выплата носит поощрительный характер, не является гарантированной и производится при соблюдении условий локального акта.
Дополнительно для снижения рисков по ст. 255 Налогового кодекса РФ условие о данной выплате следует включить в трудовые договоры с сотрудниками.
Если вам требуется помощь в подготовке приказа или разработке Положения о реферальной программе, обратитесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши эксперты возьмут на себя грамотное оформление документов и защиту ваших интересов.
Мы поможем урегулировать вопрос так, чтобы и сотрудники были довольны, и закон был на вашей стороне:
- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru
- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60
Вопрос-ответ
Вопрос 1. Можно ли сохранить условие выплаты премии об отсутствии дисциплинарных взысканий?
Ответ: Формально можно, но это нелогично: вознаграждение выплачивается за рекомендацию кандидата, а не за трудовые достижения. Целесообразно оценить, соответствует ли такое ограничение целям программы.
Вопрос 2. Обязательно ли включать премию по акции «Приведи друга» в трудовой договор, чтобы учесть ее в расходах по налогу на прибыль?
Ответ: Для признания расходов на оплату труда по ст. 255 Налогового кодекса РФ выплаты должны быть предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. Если условие о премии есть только в локальном акте (например, в Положении о реферальной программе), налоговая может исключить ее из расходов на основании п. 21 ст. 270 Налогового кодекса РФ.
Вопрос 3. Какая ответственность грозит компании, если налоговый орган исключит премию по реферальной программе из расходов?
Ответ: При исключении выплаты из состава расходов налоговый орган может доначислить налог на прибыль, а также начислить пени и привлечь организацию к ответственности по ст. 122 Налогового кодекса РФ.
Вопрос 4. Достаточно ли приказа, чтобы выплата была признана обоснованным расходом?
Ответ: Нет. Для признания расходов в налоговом учете необходимо соблюдение критериев п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ (обоснованность и направленность на получение дохода), а также соответствие ст. 255 Налогового кодекса РФ. Поэтому рекомендуется закрепить порядок выплаты в отдельном Положении.
Вопрос 5. Учитывается ли премия по программе «Приведи друга» при расчете среднего заработка для отпускных?
Ответ: Если премия не входит в систему оплаты труда и не связана с выполнением трудовой функции, она не учитывается при расчете среднего заработка по ст. 139 Трудового кодекса РФ. Такие выплаты включаются в расчет только в том случае, если они предусмотрены системой оплаты труда.
