Виды электронных подписей для приказов и распоряжений

При разработке и определении модели электронного документооборота в компании (далее – ЭДО) возникают вопросы о применении к документам различных видов электронных подписей (далее – ЭП). В статье мы обсудим:

виды возможных ЭП работодателя и работника на издаваемых в ЭДО приказах и распоряжениях по основной деятельности;
правила их легализации;
порядок внедрения кадрового электронного документооборота в компании (далее – КЭДО).

Какие кадровые документы могут быть подписаны только «живой» подписью, разъяснят наши опытные консультанты.

Этапы оптимизации документооборота, основные ошибки при внедрении ЭДО, его альтернативный способ (электронное взаимодействие), – все важные ответы о переходе на «цифру» вы найдете на нашем сайте.

Содержание

Виды ЭЦП на документе

Виды ЭЦП для издания приказов и ознакомления с ними

Порядок перехода на КЭДО

Виды ЭЦП на документе

Определите вид ЭП работника и работодателя, установив правила подписания приказов и распоряжений по основной деятельности (далее – приказы) и порядок ознакомление с ними. Для начала распределите эти документы на два вида:

обязательные приказы – издание и порядок ознакомления работника с ними предусмотрены нормами законодательства (например, приказ о прекращении трудового договора);
необязательные приказы – их издание нормами законодательства не установлено.

Порядок участия приказов в электронном кадровом документообороте (далее – КЭДО) регламентируют нормы статей 22.1–22.3 Трудового кодекса.

Обратите внимание! Если внутренними документами компании предусмотрены порядок издания приказов для оформления кадровых процедур и требования об ознакомлении с ними, то правила работы с такими приказами в электронном виде подчиняются статьям 22.1–22.3 Трудового кодекса.

СПРАВКА

Виды подписи электронных документов в зависимости от издаваемого в ЭДО приказа

Используемые сокращения в таблице:

УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;

УНЭП – усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

УНЭП-ИЭП – усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;

ПЭП – простая электронная подпись.

Вид приказа	Обязательность по закону	Возможность ведения в форме электронного документа	Вид ЭП работника	Вид ЭП работодателя
Приказ о дисциплинарном взыскании	Да, – ст. 193 ТК РФ	Да, нет требования к изданию только в бумажной форме	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП	УКЭП
Приказ о прекращении трудового договора	Да, – ст. 84.1. ТК РФ	Нет, только бумажная форма (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ)	Только личная, «живая» подпись	Только личная, «живая» подпись
Приказ о привлечении к работе в выходной или нерабочий праздничный день	Да, – ст. 113 ТК РФ	Да, нет требования к изданию только в бумажной форме	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП	УУКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП
Приказ о направлении в командировку	Да, – ст. 166 ТК РФ	Да, нет требования к изданию только в бумажной форме	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП
Приказ о процентной надбавке за стаж работы в структурных подразделениях по защите информации, составляющей государственную тайну	Да, – Приказ Минздравсоцразвития РФ от 19.05.2011 № 408н	Да, нет требования к изданию только в бумажной форме	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП
Приказ о ежемесячной процентной надбавке граждан, допущенных к государственной тайне	Да, – Приказ Минздравсоцразвития РФ от 19.05.2011 № 408н	Да, – нет требования к изданию только в бумажной форме	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП
Приказ о предоставлении дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом	Да, – п. 2 ПП РФ от 13.10.2014 № 1048	Да, – нет требования к изданию только в бумажной форме	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП
Иные приказы, распоряжения по основной деятельности	Нет. Если же издание приказа заложено на уровне ЛНА или предусмотрено ознакомление с ним, то они будут обязательными для компании	Да, нет требования к изданию только в бумажной форме	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП
Локальные нормативные акты как распоряжения работодателя	Обязательные, если требование об их наличии у работодателя установлено законом (например, ПВТР, ЛНА о квотировании и пр.)	Да, нет требования к изданию только в бумажной форме, если иное не установлено законом	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП

Виды ЭЦП для издания приказов и ознакомления с ними

Если работодатель подписывает приказы ЭЦП (создание, подписание, использование и хранение электронного документа), а работник с ними знакомится также с помощью ЭЦП (создание, подписание и использование электронного документа), такие отношения и кадровое взаимодействие являются ЭДО в сфере трудовых отношений (ч. 1 и 2 ст. 22.1 ТК РФ).

Важно! Введение и применение ЭДО регламентируется нормами статьи 22.2 Трудового кодекса.

Порядок перехода на КЭДО

Перевод документов в электронный формат способствует оптимизации документооборота в компании. Чтобы осуществить переход на КЭДО, следуйте нашему алгоритму действий.

Действие 1: примите решения о введении ЭДО в компании. Решение о введении ЭДО работодатель принимает на основании локального нормативного акта (далее – ЛНА), разработанного с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 372 ТК РФ).
ЛНА о введении ЭДО должен содержать:

сведения об информационной системе, с использованием которой работодатель будет осуществлять ЭДО;
порядок доступа работодателя к этой системе (при необходимости);
перечни электронных документов и категорий сотрудников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО, а также – сведения о дате его введения, которая устанавливается не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Действие 2: оформите порядок ввода КЭДО в организации. Работодатель должен принять и утвердить порядок осуществления ЭДО. Это возможно также с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 372 ТК РФ). Документ о порядке осуществления ЭДО может предусматривать:

сроки подписания сотрудником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени, периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством ЭДО (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, определенных Трудовым кодексом, на бумажном носителе;
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Совет

Утвердите один ЛНА – закрепляющий и решение о введении КЭДО, и сам порядок его ввода. Закон не запрещает указывать эти два действия в одном документе. Разработайте единый ЛНА со сведениями по требованиям статьи 22.2 Трудового кодекса.

Электронный кадровый документооборот может увеличить скорость кадровой работы в 8 раз, снизить нагрузку на кадровую службу в 4 раза, увеличить охват сотрудников при коммуникации в 2 раза и уменьшить риск потери документов до 0.

Действие 3: уведомите работников о переходе на КЭДО (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ). Работодатель должен уведомить каждого работника в срок, установленный ЛНА о введении КЭДО:

о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО;
о праве работника дать согласие на на взаимодействие посредством ЭДО.

Важно! Не требуйте согласия на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО от сотрудников, которые приняты (принимаются) на работу после 31.12.2021 и у которых по состоянию на 31.12.2021 отсутствует трудовой стаж.

Переход на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО осуществляется с письменного согласия работника. Следовательно, его отсутствие признается отказом работника от ЭДО. За работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

Обратите внимание! Если сотрудники вашей компании против ЭДО по Трудовому кодексу, перейдите на электронное взаимодействие по Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Сделайте это самостоятельно либо с помощью экспертов.

Если какая-то часть работников не даст согласия на оформление документов о трудовой деятельности в электронном виде, продолжите для них ведение бумажного документооборота.

Оказать методическое сопровождение вашей компании при переходе на КЭДО всегда готовы наши опытные эксперты. Мы не только предложим алгоритм перевода кадровых процессов в электронный формат, но и предоставим экспертные заключения с рекомендациями по каждой кадровой процедуре, а также – разработаем формы необходимых кадровых документов.