Понятие электронного документа: какие термины использовать при внедрении ЭДО
В настоящее время работодатели активно внедряют кадровый электронный документооборот (сокращенно – КЭДО). К сожалению, при этом уже сформировались некоторые негативные тенденции. В первую очередь они связаны с формальным подходом к его внедрению.
Чаще всего компании начинают организацию КЭДО с выбора поставщика (оператора) информационной системы, в то время как первоначально нужно освоить правовые основы такого способа взаимодействия с работником.
В рамках КЭДО электронный документ нужен для реализации трудовых прав и обязанностей работника и работодателя в качестве сторон трудового договора. Это происходит через документы, которые создают в рамках электронного документооборота, а не только благодаря оформлению хозяйственных операций. Например, как в информационных системах, которые применяют для ведения бухгалтерского учета.
В статье мы рассмотрим «электронный документ» как базовое понятие электронного документооборота (кратко – ЭДО), выделим его отличительные признаки от иных документов в электронном виде и дадим определение электронному документу в трудовых отношениях с учетом судебной практики по внедрению и ведению ЭДО в компании.
Как получить согласие работников на внедрение КЭДО, объяснят наши опытные консультанты
- Понятие электронного документа: закон
- Требования к электронным образам документов: судебная практика
- Понятие и суть электронных документов: ТК РФ
- Использование электронных документов: локальные акты компании
Понятие электронного документа: закон
Документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Он предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения (ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»).
Электронный документ – это документированная информация, которая представлена в электронной форме: то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
Подобное понятие электронного документа устанавливал и ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (раздел 3). По нему, электронный документ – это документ, информация которого представлена в электронной форме (п. 10). При этом документированная информация – это структурированная информация, которая зафиксирована на носителе (п. 11).
Таким образом, разделение документов на бумажные и электронные — это разграничение документированной информации по виду носителя, форме документирования и представления информации.
Исходя из указанных норм закона, понятие «электронный документ» имеет достаточно широкое толкование. Законодатель сформулировал его исключительно через способ создания и возможность использования посредством электронно-вычислительной техники.
При этом, исходя из терминов, которые установлены в нормативных актах, можно выделить важные признаки электронного документа:
- информация документируется в электронной форме;
- она может передаваться по информационно-телекоммуникационным сетям;
- она вправе обрабатываться в информационных системах.
Требования к электронным образам документов: судебная практика
Верховный Суд Российской Федерации ввел понятие «документ в электронном виде», который, в свою очередь может быть электронным образом документа или электронным документом (ПП ВС РФ от 26.12.2017 № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов, далее – ПП ВС РФ № 57).
Верховный Суд Российской Федерации при определении понятия «электронный документ» уходит от его исключительно технической составляющей, которую использует законодатель. Он рассматривает электронный документ не только с точки зрения способа создания (его электронной формы), но и вводит обязательный реквизит, который должен в нем содержаться, – электронную подпись.
Исходя из терминов, которые сформулировал Верховный Суд Российской Федерации, признаками электронного документа являются:
- электронная форма создания,
- отсутствие предварительного создания на бумажном носителе;
- подписание электронной подписи в установленном законом порядке.
СОВЕТ
При внедрении ЭДО используйте терминологию, которая установлена ВС РФ. Его подход связан с юридической силой документа (способностью порождать правовые последствия) и его юридической значимостью (возможностью служить доказательством совершения действий определенным лицом, а также – воли и инициативы на совершение указанных в нем действий)
Разделение документов в электронном виде свидетельствует о необходимости различать образ документа (иначе говоря, его копию) от непосредственно электронного документа. Это важно в том числе для различной организации взаимодействия между работником и работодателем с использованием, как электронных документов, так и их скан-копий. Следовательно, электронный образ документа не равнозначен электронному документу. Отличия мы указали в сравнительной таблице.
Отличия электронного образа документа от электронного документа
| Электронный документ | Электронный образ документа |
|
Форма |
|
|
Изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе |
Переводится в электронную форму с помощью средств сканирования документа |
|
Способ подписания |
|
|
Подписывается электронной подписью |
Может быть предъявлено требование по заверению электронных образов электронной подписью |
|
Субъект и значение электронной подписи |
|
|
Электронная подпись идентифицирует лицо, создающее электронный документ, и выражает волю подписанта на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей |
Электронная подпись идентифицирует лицо, создавшее электронный образ, но не содержит воли лица именно на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей, а служит средством только подлинности (тождественности) электронного образа документа и оригинала документа |
|
Юридическая сила |
|
|
Электронный документ, подписанный электронной подписью в установленном законом порядке, равнозначен документу на бумажном носителе |
Электронный образ не заменяет собой оригинал документа, даже в случае заверения этого документа электронной подписью |
|
Подписанты |
|
|
Электронный документ можно от имени работодателя подписывать только тем лицом, которое наделено полномочиями на издание соответствующих видов документов |
Лицо, создающее электронный образ документа, должно быть уполномочено на заверение электронных образов (копий) документов, но может не иметь обладать полномочиями по созданию оригиналов документов |
Понятие и суть электронных документов: ТК РФ
Понятие «электронный документ» также закреплено в Трудовом кодексе (ст. 22.1) с учетом применения в области трудовых отношений.«Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» – создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником (или лицом, поступающим на работу) документов, связанных с работой, и оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Исключение – некоторые случаи в статьях 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса (ст. 22.1 ТК РФ).
Оформить электронный документ можно на бумажном носителе и (или) ознакомить с ними работника (лица, поступающего на работу) в письменной форме, в том числе под роспись (за исключением документов ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Следовательно, термин «электронный документ» как вид документа в трудовых отношениях имеет следующие признаки:
- должен быть связан с работой;
- создается, подписывается, используется и хранится в электронном виде;
- не требует предварительного дублирования на бумажном носителе;
- имеет специальный субъектный состав лиц, создающих, подписывающих, использующих или хранящих документы (работник, работодатель или лицо, поступающее на работу).
Определение Трудового кодекса «электронный документ в рамках трудовых отношений» в целом соответствует подходу Верховного Суда Российской Федерации. Оно также позволяет разделить документы в электронном виде на электронные документы и электронные образы документов.
Использование электронных документов: локальные акты компании
Закрепите на уровне локального нормативного акта, который регулирует кадровый электронный документооборот или электронное взаимодействие в вашей компании, определение терминов:
- «документы в электронном виде» (отнесите к ним электронные документы и электронные образы документов);
- «электронный документ», исходя из определения, предложенного ВС РФ (документ, который создан в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписан электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации);
- «электронный образ документа», «электронная копия документа» исходя из определения, предложенного ВС РФ (копия документа, которая изготовлена на бумажном носителе, переведена в электронную форму с помощью средств сканирования и заверена электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации);
- «кадровый электронный документ» или «электронный документ в трудовых отношениях» (документ, который связан с работой, создан, используется и хранится работником, работодателем (или лицом, поступающим на работу) в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписан электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации).
Таким образом вы достигнете:
- исключения конфликтных ситуаций в связи с различным толкованием определений электронного документа, которое встречается в законодательстве и судебной практике;
- разграничения юридической силы электронных документов (официальных документов) и электронных образов документов (электронных копий, скан-копий) в связи с их различной юридической значимостью;
- упорядочивания электронного взаимодействия с дистанционным сотрудником и электронного взаимодействия со стационарным работником без внедрения электронного документооборота.
ЕСТЬ СЛОЖНОСТИ С ВНЕДРЕНИЕМ КЭДО? НЕ ЗНАЕТЕ, КАК ПЕРЕЙТИ НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ?
Провести грамотно процедуру перехода на электронный документооборот поможет команда опытных профессионалов компнии "Митрофанова и партнеры"