Какие кадровые документы обязательны в компании с практической точки зрения

Базовые документы для постановки и ведения кадрового делопроизводства в компании можно условно разделить на:

• обязательные в силу закона (например, трудовой договор, ПВТР и др.);
• важные с управленческой точки зрения (положение об охране коммерческой тайны, график сменности, локальный акт о дистанционной работе и др.).

В статье мы подробно рассмотрим следующие базовые документы для ведения кадрового делопроизводства: трудовой договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, должную инструкцию.

Какие кадровые документы должны быть обязательно в компании (общего и индивидуального назначения), а какие – являются дополнительными, узнайте в нашей статье

Трудовой договор организации с работником

Во всех смыслах трудовой договор – документ № 1. Любые трудовые отношения требуют заключения трудового договора независимо от вида организации; предпринимательской деятельности, которую она ведет; и особенностей самого работника (обычный сотрудник, дистанционный, вахтовый персонал, генеральный директор и др.). Следовательно, заключение трудового договора работника с работодателем – обязательно (ст. ст. 15, 57, 67 ТК РФ).

Какие обязательные условия нужно указать в трудовом договоре, подскажет ваш персональный консультант.

 

ВЫПИСКА   Трудовые отношения  основаны на соглашении между работником и работодателем (ст. 15 ТК РФ): о личном выполнении сотрудником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работы); в интересах, под управлением и контролем работодателя; при подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка; при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.   Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) (ст. 189 ТК РФ) – локальный нормативный акт, который регламентирует в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами:   порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы; время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и взыскания; иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

При этом важно учесть следующие особенности при заключении трудового договора (гл. 11 ТК РФ):

• указание обязательных условий, которые должны в нем содержаться (установлены ст. 57 ТК РФ);
• заключение в письменной форме (ст. 67 ТК РФ);
• составление в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами;
• передача одного экземпляра работнику и хранение другого у работодателя;
• подтверждение факта получения работником экземпляра трудового договора подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя;
• признание не оформленного в письменной форме трудового договора заключенным, если сотрудник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя;
• наличие обязанности работодателя оформить трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения сотрудника к работе;
• наличие обязанности работодателя оформить трудовой договор вследствие признания гражданско-правового договора трудовым не позднее трех рабочих дней (если иное не установлено судом);
• необходимость согласовать возможность заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, которые не являются работодателями по этим договорам;
• составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров – по требованию трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Разработайте идеальную типовую форму трудового договора по советам нашего кейса.

ПВТР – обязательный кадровый документ компании

ПВТР – маленькая «конституция» для отдельно взятой организации. По сути, этот документ – единственный локальный нормативный акт, который обязательно должен быть в компании, поскольку прямо поименован в Трудовом кодексе (ст. 189 ТК РФ). Все остальные вопросы могут быть урегулированы в нем или в отдельных локальных нормативных актах. Если основные требования определены в ПВТР (созданы разделы, приложения и др.), это законодательно не запрещено. Но в управленческой деятельности – может быть неудобно.  По этой причине на практике создают дополнительные локальные акты (ст. ст. 8 и 22 ТК РФ).

ПВТР определяют трудовой распорядок в компании. Работодатель утверждает этот документ с учетом мнения представительного органа работников в порядке, который установлен для принятия локальных нормативных актов (ст. ст. 190 и 372 ТК РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору. Но могут быть и отдельным документом (ст. ст. 189 и 190 ТК РФ).

ПВТР не обязательны для работодателя – субъекта малого предпринимательства (микропредприятие), некоммерческих организаций (ст. ст. 309.1, 309.2 ТК РФ).

Положение по оплате труда работников

Трудовой кодекс прямо не предусматривает утверждение положения об оплате труда как отдельного документа. Однако он устанавливает, что систему оплаты труда компании необходимо отразить в локальном нормативном акте (ст. 135 ТК РФ).

Так, заработную плату сотруднику определяют в его трудовом договоре в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда. При этом в коллективных договорах, соглашениях и локальных нормативных актах устанавливают:

• системы оплаты труда (включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных);
• системы доплат и надбавок стимулирующего характера;
• системы премирования.

Обратите внимание! Локальные нормативные акты, которые устанавливают системы оплаты труда, работодатель принимает с учетом мнения представительного органа работников (ст. 372 ТК РФ).   Важно! Условия оплаты труда, определенные коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, не могут быть ухудшены по сравнению с требованиями трудового законодательства.

Должностные инструкции – важные, но не обязательные кадровые документы

Требований к наличию должностных инструкций (далее – ДИ) в трудовом законодательстве нет. Однако с управленческой точки зрения мы рекомендуем разрабатывать и утверждать такие документы и знакомить с ними работников (кандидатов) под подпись до подписания трудового договора (ст. ст. 8, 22, 68 ТК РФ). Работодатель сам определяет структуру и содержание ДИ – законодательно такие требования тоже не установлены.

ДИ может быть приложением к трудовому договору (его неотъемлемой частью), а может – утверждаться как самостоятельный документ (локальный нормативный акт). Мы рекомендуем второй вариант: утверждение ДИ как отдельного локального нормативного акта компании. В таком случае не нужно при необходимости изменять условия трудового договора по статье 74 Трудового кодекса.

Эксперты МИП помогут вам разработать алгоритм перевода кадровых процессов в электронный формат, подготовит для этого необходимые документы, а также окажет устные и письменные консультации в процессе внедрения КЭДО.

Многие работодатели недооценивают значение должностной инструкции, и полагают: раз в законодательстве нет требования о ее обязательном наличии, то и «тратить» время на ее разработку не нужно.

Для работодателей, которые придерживаются такого мнения, мы рекомендуем пересмотреть свой взгляд на ДИ по следующим причинам:

• в ДИ можно подробно прописать трудовые операции по трудовой функции, указанной в трудовом договоре. Это поможет вам более детально регламентировать операции по конкретной должности, а также в случае необходимости – корректно выносить дисциплинарные взыскания.
• в ДИ можно установить квалификационные требования, которые предъявляют к занимаемой должности. Это может пригодиться при определении размера оплаты труда, а также в случаях, когда нужно мотивированно отказать кандидату в приеме на работу по конкретной должности.

Таблицу с рекомендуемыми к принятию в компании ЛНА скачайте по ссылке

Совет   Исходя из опыта 2020–2021 годов рекомендуем иметь в компании ЛНА о временном переводе работников на дистанционную работу. Так вы сможете оперативно перевести сотрудников на временную периодическую работу в зависимости от решений органов государственной власти.

Материал подготовила Ульяна Малкович, руководитель направления «Аудит» и «Персональные данные», старший юрист компании «Митрофанова и партнеры»