Отзыв согласия на обработку персональных данных
Любой работник имеет право отозвать у работодателя свое согласие на обработку персональных данных (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ). В свою очередь? работодатель при поступлении такого отзыва обязан уничтожить те персданные, которые он как оператор не должен обрабатывать. К указанным сведениям относят: - адрес личной электронной почты;
- номер личного мобильного телефона;
- адрес проживания.
Должна ли компания отвечать на такое заявление? Какие действия предпринять работодателю?
АУДИТ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ДЛЯ БЕЗОПАСНОСТИ ВАШЕГО БИЗНЕСА
Оперативно проведенный аудит персональных данных поможет вам избежать многомиллионных штрафов за правонарушения при обработке персданных, включая их уничтожение
Заявление-отзыв согласия на обработку персональных данных
В законе отсутствует требование к оператору отвечать на запрос субъекта персданных, который отправлен по электронной почте. Поэтому всегда обращайте внимание на способ подачи заявления и его форму. Согласие работника на обработку персональных данных должно быть отозвано на основании письменного заявления (ч. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ).В описанной ситуации компания получила только письмо на электронную почту, а не оригинал заявления с отзывом согласия на обработку персональных данных. Следовательно, легитимность этого запроса от работницы вызывает сомнения, поскольку такое письмо мог отправить ее ребенок, муж и любое иное лицо.
РАЗРАБОТАЕМ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ
В рамках нашего правового консалтинга вы можете оставить заявку на разработку документов для работы с персональными данными сотрудников:
- Положения о защите персональных данных;
- Политики по обработке персональных данных;
- согласий на обработку / распространение / передачу третьим лицам персональных данных;
- любых иных форм документов по персональным данным
Позиция 1. Никак не реагировать на электронные письма работницы. Поскольку ее фактическая воля юридически не подтверждена (нет ее подписи), компания не может идентифицировать личность отправителя.
Дождитесь, когда работница предоставит оригинал заявления об отзыве, после чего уничтожьте персональные данные, кроме тех, которые работодатель обязан обрабатывать в силу законодательства.
Позиция 2. Написать работнице письмо о том, что компания получила отзыв ее согласия об обработке персональных данных от неустановленного лица. Если выяснится, что бывшая сотрудница действительно направила отзыв согласия, попросите, ее предоставить оригинал этого документа. При получении оригинала обеспечьте прекращение обработки персональных данных в случае, когда их сохранение более не требуется для целей их обработки.
ПОЗИЦИЯ ЭКСПЕРТОВ КОМПАНИИ
"МИТРОФАНОВА И ПАРТНЕРЫ"
"МИТРОФАНОВА И ПАРТНЕРЫ"
Рекомендуем придерживаться позиции 2. Она конструктивна и создает образ добропорядочного и добросовестного работодателя, что может пригодиться, если конфликт перерастет в более острую форму
Порядок уничтожения персональных данных
Если работница все же предоставит оригинал заявления на отзыв своего согласия, компания должна обеспечить:- создание комиссии по уничтожению персональных данных работницы (на основании приказа);
- анализ и классификацию персданных: какие из них можно уничтожить, а какие – необходимо оставить. Даже бывший работодатель обязан их обрабатывать в силу закона (например, архивное, пенсионное, налоговое, страховое законодательство, – п. 2 – 11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10 и ч. 2 ст. 11 Закона № 152-ФЗ);
- уничтожение оператором персональных данных излишних сведений (личный номер телефона, госномер автомашины, личная электронная почта и т.д.). Для этого нужно составить акт об уничтожении персональных данных;
- отправку работнице уведомления об уничтожении персональных данных в связи с отзывом ее согласия (с указанием числа подачи документа).