Какие кадровые документы обязательны для работодателя
Ведение кадрового делопроизводства требует от работодателя постоянного баланса между соблюдением норм закона и оптимизацией документооборота. Нормативно утвержденного единого перечня всех кадровых документов не существует.
В этой статье мы систематизируем информацию и разберем, какие документы работодатель обязан разработать, а с какими - ознакомить персонал под роспись.
Какие ЛНА обязательны для разработки?
Работодатель самостоятельно определяет состав кадровых документов с учетом специфики деятельности, но ряд ЛНА должен быть в любой организации.
К универсальным обязательным локальным нормативным актам относятся:
| № | Документ | Основание | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1 | Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) | ст. 189 Трудового кодекса РФ | Регламентирует порядок приема и увольнения, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания |
| 2 | Положение об оплате труда | ст. 135 Трудового кодекса РФ | Любые документы, связанные с системой оплаты труда: начислением, правилами расчета зарплаты, премий, компенсационных / стимулирующих выплат относятся к обязательным. Сюда же относится Положение о премировании с условиями снижения или лишения премий |
| 3 | Документы о персональных данных | ч. 8 ст. 86 Трудового кодекса РФ, ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" | Определяют порядок сбора, хранения и защиты данных работников и соискателей |
| 4 | Документы по охране труда | ст. 212, ст. 217 Трудового кодекса РФ | Эти документы помогают минимизировать риски травматизма и соблюдать требования трудового законодательства |
Также существуют ЛНА, которые становятся обязательными при определенных условиях. Например, если работникам установлен ненормированный рабочий день, требуется локальный акт с перечнем таких должностей.
Отдельно стоит упомянуть штатное расписание (ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ) и график отпусков (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Хотя их отнесение к ЛНА является предметом споров (это скорее распорядительные плановые документы), их наличие в организации строго обязательно.
Подробнее о правилах составления, утверждения и законного изменения графика отпусков читайте в статье «Как составить и соблюдать график отпусков: ответы на главные вопросы работодателей».
С какими документами нужно обязательно ознакомить работников?
Общая норма закреплена в абз. 10 ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ: работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Обязательны для ознакомления всех работников:
| Документ | Основание | Примечание |
|---|---|---|
| Правила внутреннего трудового распорядка | ст. 68, ст. 189 Трудового кодекса РФ | Ознакомление до подписания трудового договора |
| Коллективный договор | ст. 68 Трудового кодекса РФ | При наличии в организации |
| Документы по обработке персональных данных | ст. 86, ст. 88 Трудового кодекса РФ | Порядок обработки, права и обязанности работников |
| Положение об оплате труда и премировании | ст. 135 Трудового кодекса РФ | Включая условия депремирования |
| Инструкции по охране труда | ст. 212 Трудового кодекса РФ | С записью в журнале инструктажей |
| Иные локальные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника. Например, графики сменности или работы на вахте | ст. 103, ст. 301 Трудового кодекса РФ | Для сменных и вахтовых работников |
Документы индивидуального характера (уведомления и согласия):
| Документ | Основание | Категория работников |
|---|---|---|
| Уведомление об отпуске | ст. 123 Трудового кодекса РФ | Все работники (не позднее чем за 2 недели) |
| Уведомление о сокращении/ликвидации | ст. 180 Трудового кодекса РФ | Сокращаемые работники (не менее чем за 2 месяца) |
| Уведомление об изменении условий договора | ст. 74 Трудового кодекса РФ | Все затрагиваемые работники (не позднее чем за 2 месяца) |
| Уведомления о праве отказаться от командировок, сверхурочной работы, работы в ночное время, выходные и праздничные дни | ст. 96, ст. 99, ст. 113, ст. 167, ст. 259 Трудового кодекса РФ | Льготные категории |
| Приказы по личному составу | ст. 84.1, ст. 193 Трудового кодекса РФ | Сюда относятся в том числе приказы об увольнении, о применении дисциплинарного взыскания и др. |
Какие обязательные приказы в организации?
Трудовое законодательство не содержит исчерпывающего перечня обязательных приказов. Работодатель сам решает, какие распорядительные документы ему нужны, однако некоторые события требуют обязательного документального оформления:
| Кадровое событие / Приказ | Необходимость издания | Необходимость ознакомления под роспись |
|---|---|---|
| О предоставлении отпуска | Не предусмотрен ТК РФ | Не требуется |
| О переносе, продлении отпуска | Не обязательно, но рекомендуется | Не требуется |
| О предоставлении отпуска без сохранения з/п | ТК РФ не предусмотрен, достаточно резолюции на заявлении работника. | Не требуется |
| О направлении в командировку | Обязателен (абз. 2 ст. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.2025 № 501). Фиксирует сроки и место | Не требуется, достаточно уведомить |
| О предоставлении дней отдыха за работу в выходной | Не предусмотрен ТК РФ. Дату можно выбрать в форме согласия | Не требуется |
| О направлении на обучение | Не обязателен по закону, но рекомендован, если затраты компенсирует работодатель | Не под подпись, но рекомендуется информировать |
| О предоставлении дополнительного отпуска чернобыльцам | Не предусмотрен ТК РФ. Отпуск дается на основании заявления и подтверждающих документов | Не требуется |
| Предоставление дней отдыха по ст. 262 Трудового кодекса РФ (уход за детьми-инвалидами) | Обязателен | Не требуется |
Помимо приказов, работодатель обязан вести индивидуальные и учетные документы:
| № | Документ | Основание |
|---|---|---|
| 1 | Трудовые договоры и дополнительные соглашения | ст. 67 Трудового кодекса РФ |
| 2 | Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1) | ст. 66.1 Трудового кодекса РФ |
| 3 | Трудовые книжки | ст. 66 Трудового кодекса РФ |
| 4 | Табели учета рабочего времени | ст. 91 Трудового кодекса РФ |
| 5 | Расчетные листки | ст. 136 Трудового кодекса РФ |
| 6 | Согласия на обработку персональных данных, Приказ о назначении ответственных за обработку персональных данных и Перечень допущенных к работе с персональными данными лиц | Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" |
| 7 | Журналы инструктажей по охране труда | ст. 212 Трудового кодекса РФ |
| 8 | Документы по воинскому учету | Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе", Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 "Об утверждении Положения о воинском учете" |
Кадровый аудит и разработка документов требуют глубокого знания актуальной судебной практики и нормативной базы. Если вы хотите минимизировать риски штрафов ГИТ, избежать споров с работниками и выстроить прозрачную систему кадрового учета, обращайтесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши юристы проведут проверку ваших ЛНА и подготовят безопасные шаблоны приказов.
Мы поможем грамотно оформить документы и защитить ваши интересы:
- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru
- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60
Вопрос-ответ
Вопрос 1. Обязан ли работодатель знакомить работников под роспись со штатным расписанием?
Ответ: Нет, не обязан. Штатное расписание (ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ) является распорядительным плановым документом, а не локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью в смысле ст. 22 Трудового кодекса РФ. Следовательно, обязанность знакомить с ним под роспись отсутствует.
Вопрос 2. Нужно ли издавать приказ на предоставление каждому работнику ежегодного оплачиваемого отпуска?
Ответ: Нет, Трудовой кодекс РФ не содержит обязанности издавать приказ о предоставлении отпуска. Достаточно утвержденного графика отпусков и уведомления работника о времени начала отдыха за две недели. Однако работодатель вправе издавать такие приказы для внутреннего удобства, если это закреплено в его локальных актах.
Вопрос 3. В чем разница между документами по охране труда по ст. 212 и ст. 217 Трудового кодекса РФ?
Ответ: Ст. 217 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя создать и обеспечить функционирование Системы управления охраной труда (комплексный документ, определяющий политику и процедуры). Ст. 212 Трудового кодекса РФ требует разработки конкретных инструкций по охране труда для работников и ведения журналов регистрации инструктажей.
