Как использовать электронную цифровую подпись в электронном документообороте

• Электронный документооборот
• Виды электронной подписи
• Правила использования электронной цифровой подписи
• Использование ЭДО с удаленными сотрудниками
• Визуализация ЭЦП

С развитием цифровых технологий работодателям законодательно разрешено использовать в кадровом делопроизводстве электронный документооборот (ЭДО).

В ЭДО допустимо использовать все виды электронных подписей, но с некоторыми ограничениями, которые мы рассмотрим в настоящей статье.

Электронный документооборот

Под ЭДО в сфере трудовых отношений (далее - КЭДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ст. 22.1 ТК РФ).

КЭДО осуществляется посредством Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" (далее - портал "Работа в России") или информационной системы самого работодателя.

В последнем случае система должна обеспечивать подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Для перехода на кадровый ЭДО необходимо:

• издать локальный нормативный акт о его введении и правилах его осуществления
• уведомить работников
• получить их согласие на кадровый ЭДО.

Виды электронной подписи

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это сведения о подписанте в электронном виде, которые программными методами прикрепляются к электронному документу и свидетельствуют о подписании этого документа.

Проще говоря, электронная подпись - это результат программного преобразования документа, в результате которого к подписываемому документу прикрепляется сгенерированный системой файл, содержащий информацию о том, кто подписал документ и когда. Кроме того, в самом подписываемом документе отображаются сведения о подписанте и дате подписания документа, а в некоторых случаях - и специально сгенерированные ключи, позволяющие установить целостность документа после момента его подписания.

В кадровом ЭДО могут быть использованы несколько видов электронных подписей: 

– усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) – является аналогом живой подписи человека и имеет все юридические последствия, обладает самым высоким уровнем защиты,
– усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) – документ, подписанный такой подписью, признается равным на бумажном носителе только в случаях, прямо установленных законом (документооборот с налоговыми органами) или соглашением между участниками ЭДО,
– простая электронная подпись (ПЭП) – такая подпись посредством использования логинов, паролей или иных кодов подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (наименее защищенный вид электронной подписи, не позволяющий впоследствии установить неизменяемость документа).

Правила использования электронной цифровой подписи

Чтобы использовать усиленную квалифицированную подпись, никакие соглашения работника и работодателя или локальные нормативные акты не нужны, потому что она изначально обладает необходимыми качествами. Однако работать УКЭП будет только при установке специального программного обеспечения, предназначенного для подписи и шифрования.

Усиленная неквалифицированная подпись действует внутри той системы, для которой она создана. Для использования УНЭП в целях применения КЭДО необходимо определить и закрепить в соглашении сторон трудового договора порядок проверки данной подписи. Это может быть сделано как в отдельном соглашении, так и в тексте трудового договора.

В силу ст. 22.2 ТК РФ работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование. При этом ТК РФ позволяет работнику или лицу, поступающему на работу, использовать УКЭП, ранее полученную самостоятельно.

УНЭП можно выпустить бесплатно, а за УКЭП необходимо заплатить. Стоимость УКЭП варьируется в зависимости от удостоверяющего центра и целей выдачи такой подписи.

Для применения ПЭП работодатель должен в локальном акте или в трудовом договоре предусмотреть правила идентификации лица по его электронной подписи (закрепление конкретного логина за конкретным работником), а также установить требования о соблюдении работником конфиденциальности в отношении этой подписи (установить обязанность о неразглашении логина и пароля).

Использование ЭДО с удаленными сотрудниками

Работодатель вправе распространить ЭДО на дистанционных работников (Письмо Минтруда России от 03.02.2023 N 14-6/ООГ-771).

Принятие указанного решения необходимо оформить локальным нормативным актом. В случае, если такой акт не принят, взаимодействие дистанционного работника и работодателя производится в соответствии с положениями ст. 312.2 и 312.3 ТК РФ и предполагает направление кадровых документов работнику на бумажном носителе.

В силу ст. 22.2 ТК РФ переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника. Если работник не подписал такое согласие, это признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем (Письмо Минтруда России от 03.02.2023 N 14-6/ООГ-771).

Визуализация ЭЦП

Визуализация ЭЦП на электронном документе достигается программными средствами и отображает сведения о подписанте и дате подписания документа.

При визуализации ЭЦП важно соблюдать несколько правил:

• отметка о подписании ставится там, где расписался бы человек живой подписью,
• отметка не должна перекрывать или наслаиваться на часть текста документа,
• отметка должна быть видимой при распечатывании документа на бумаге.

Визуализация ЭЦП может содержать и иные сведения: срок действия ключа ЭЦП, генерируемый шифр для проверки документа на изменяемость, эмблемы организации или товарного знака.