Кому нужен ПВТР: как документ поможет в случае судебного разбирательства?
В большинстве российских компаний к ПВТР относятся формально – документ существует, но не используется в работе. Поэтому возникает вопрос – чтобы обновить ПВТР, нужно ли обращаться к экспертам или достаточно типового документа, который лежит в папке со всеми остальными распорядками? Эксперты МИП доказали клиенту, что ПВТР могут стать главным аргументом компании в суде. Подробности кейса читайте ниже.
- Ситуация: клиенту нужны новые ПВТР, существующий документ безнадежно устарел
- Роль ПВТР в работе компании: разъяснения экспертов
- Режимы работы – раздел, требующий тщательной проработки
- ПВТР как главный аргумент компании в судебном споре
Ситуация: клиенту нужны новые ПВТР, существующий документ безнадежно устарел
Клиент обратился к экспертам не первый раз: ранее он заказывал аудит, который и показал, что используемые ПВТР не соответствуют требованиям. Компания работала в сфере пищевого производства. Действующие правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) совершенно не защищали права работодателя, т.е. компания рисковала оказаться в минусе при возникновении любого трудового спора. Более того, сами по себе ПВТР, не соответствующие требованиям законодательства, могли стать причиной штрафов.
По результатам аудита руководитель компании поручил внести необходимые изменения в ПВТР, но специалисты кадровой службы предпочли обратиться к экспертам. При этом они искренне недоумевали, почему ПВТР требуют такого внимания, ведь эти документы «никто никогда не смотрит». В результате экспертам пришлось доказать пользу правильно оформленных ПВТР на примере использования их в судебном процессе.
Роль ПВТР в деятельности компании: разъяснения экспертов
На первом этапе работы с заказчиком эксперты подробно разъяснили, почему любая компания должна иметь утвержденные ПВТР.
В деятельности компании ПВТР играют не менее важную роль. Они помогают:
- Повысить эффективность управления персоналом;
- Выстроить собственную систему правил для работников в тех сферах, где не существует законодательного регулирования.
Разработка ПВТР для защиты интересов работодателя предусматривает анализ следующих процессов:
- Приема сотрудника на работу;
- Установленных режимов работы и отдыха;
- Системы поощрения;
- Наличия/отсутствия ненормированного режима работы;
- Наличия/отсутствия разъездного характера работы;
- Предоставления дополнительных отпусков;
- Наличия/отсутствия суммированного учета;
- Увольнения с занимаемой должности.
На основе анализа выше перечисленных процессов формируется проект ПВТР, отвечающих текущей деятельности и обеспечивающих защиту интересов компании.
Режимы работы – раздел, требующий тщательной проработки
Кадровый аудит компании показал наличие большого количества нарушений ПВТР в части режима работы сотрудников. Согласно документам, в организации применялся единственный режим работы – нормированный. При этом статья 100 ТК РФ предусматривает обязательное перечисление всех пяти элементов данного режима. Более того, по факту работодатель применял и различные режимы работы, которые не были отражены в ПВТР.
Стандартный нормированный режим работы указывался автоматически в типовом тексте трудового договора, хотя, согласно требованию закона, это предусмотрено только в случае наличия индивидуальных условий труда конкретного сотрудника.
Таким образом, режимы работы в организации клиента требовалось полностью переработать.
Проект ПВТР, разработанный экспертами, включал в себя:
- точное описание процессов и областей, подлежащих урегулированию в ПВТР;
- перечень процессов, подлежащих пересмотру по желанию заказчика;
- детальное описание актуальных процессов, доступное для понимания сотрудникам и руководству.
Структура разработанных для заказчика ПВТР выглядела следующим образом:
- Описание алгоритма приема на работу и оформления допусков к работе;
- Описание режимов рабочего времени, применяемых на предприятии. Для каждого режима:
- количество рабочих дней в неделю, количество рабочих часов в смене;
- точное время начала и окончания рабочего дня сотрудников с указанием времени начала и окончания перерывов;
- количество рабочих смен в сутки (при сменном графике);
- чередование рабочих/нерабочих дней.
- Описание системы поощрения сотрудников и применяемых мер взыскания;
- Перечень прав и обязанностей, включая дополнительные, а также ответственность сторон;
- Правила пользования средствами корпоративной электронной почты в процессе взаимодействия с сотрудниками;
- Правила применения ненормированного режима работы и разъездного характера труда;
- Правила предоставления дополнительных отпусков отдельным категориям работников;
- Определение понятия «нерабочие дни» и алгоритм предоставления таких дней работникам;
- Правила применения суммированного учета;
- Установление дат выплаты заработной платы (обязательно вносятся в ПВТР и в трудовые договоры с работниками);
- Описание процедуры увольнения работника.
На основе обновленных ПВТР были созданы новые типовые формы трудового договора с работниками, из которых исключили пункты, касающиеся режимов труда, не являющихся индивидуальными.
ПВТР как главный аргумент компании в судебном споре
Одним из сотрудников предприятия посчитал, что его права как работника были нарушены, поэтому подал жалобу в трудовую инспекцию, прокуратуру и подал иск в суд.
Рассмотрев претензии работника, все вышеперечисленные инстанции поддержали работодателя. Недовольному сотруднику разъяснили, что в данном случае трудовой договор не был изменен, т.е. изменения, о котором следует уведомлять сотрудников за 2 месяца, не было. Имело место изменение ПВТР, которое, согласно ч.1. ст.22 ТК РФ, работодатель имеет право производить в случае необходимости без уведомленя персонала. В ПВТР компании были указаны все режимы работы (ст. 189 ТК РФ), а также все требуемые элементы режимов (ст. 100 ТК РФ). Режим работы не был индивидуальным для данного раиботника, а потому не был внесен в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).
Таким образом, если бы работодатель использовал старые формы трудового договора, где у каждого работника был прописан режим работы, то ему действительно пришлось бы уведомить каждого сотрудника об изменении работы за 2 месяца, а также с каждым заключить дополнительное соглашение. Изменение ПВТР и приведение в соответствие трудовых договоров помогло работодателю отстоять свои интересы.
После окончания судебного спора у руководителя компании не осталось сомнений в необходимости разработки ПВТР, отвечающего актуальным процессам в организации и учитывающего интересы работодателя.
Клиент попросил специалистов компании "Митрофанова и партнеры" продолжить работу над внутренними документами компании и решил заказать положение об оплате труда и положение о персональных данных.
Правила внутреннего трудового распорядка должны быть в каждой компании в первую очередь для обеспечения оперативного управления работниками. ПВТР – первое, что будет запрашивать суд при рассмотрении трудовых споров. ПВТР должен соответствовать существующей структуре организации и текущим процессам. Для разработки или обновления документа важно сначала заказать аудит ПВТР с целью определения актуальных потребностей компании.