Проверяем в какой форме заключен трудовой договор между работником и работодателем

10 марта 2026

Проверочный лист, вопрос
Описание вопроса
Суть проверки
Цель проверки
Какие документы могут запросить инспекторы ГИТ
Что необходимо проверить
Возможные последствия при наличии нарушений

Проверочный лист, вопрос
Вопрос задается при проведении инспекционной проверки при применении Проверочного листа № 1 вопроса № 1. Вопрос звучит следующим образом: «Трудовой договор заключен между работником и работодателем в письменной форме или в электронной форме (в случае взаимодействия посредством электронного документооборота?»

Описание вопроса
Вопрос № 1 проверочного листа № 1 направлен на проверку соблюдения работодателем требований трудового законодательства к форме трудового договора.

Нормативное основание:

Часть 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.»
Статьи 22.1 – 22.3 Трудового кодекса РФ, которые устанавливают требования к электронной форме трудового договора.

Суть проверки заключается в том, чтобы проверить правильно ли заключаются трудовые договоры с работниками как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.

1. Если трудовой договор составлен на бумажном носителе, то проверяется:

составлен ли он в двух экземплярах,
подписан ли трудовой договор обоими сторонами,
имеется ли подпись работника в подтверждение получения своего экземпляра трудового договора.

2. Если трудовой договор составлен в форме электронного документооборота, то проверяется:

использованы ли разрешенные информационные системы для взаимодействия посредством кадрового электронного документооборота,
подписан ли такой трудовой договор работником и работодателем соответствующими видами электронных подписей,
соблюдены ли единые требования к составу и формату электронных документов, связанных с работой.

Цель проверки заключается в том, чтобы выявить нарушения трудового законодательства в части несоблюдения требований к форме трудового договора.

Какие документы могут запросить инспекторы ГИТ
В данном случае могут быть запрошены, например, следующие документы:

трудовые договоры с работниками, составленные на бумажном носителе,
трудовые договоры с работниками, составленные в форме электронного документа (если в организации применяется КЭДО),
документы, одтверждающие полномочия должного лица, подписавшего трудовые договоры со стороны работодателя,
документы, подтверждающие использование разрешенных информационных систем (цифровая платформа «Работа в России» или информационная система работодателя),
документы, подтверждающие использование усиленной квалифицированной электронной подписи работодателем и соответствующей электронной подписи работником,
локальные нормативные акты о КЭДО для подтверждения, что на трудовые договоры распространяются положения кадрового электронного документооборота.

Что необходимо проверить
Для минимизации возможных рисков необходимо:

1. Проанализировать, со всеми ли работниками организации заключены трудовые договоры.

2. Для трудовых договоров, подписанных на бумажном носителе, проверить:

составлен ли трудовой договор в двух экземплярах,
ознакомлен ли под подпись работник с условиями трудового договора,
имеется ли отметка работника о том, что ему выдан экземпляр трудового договора,

3. Для трудовых договоров, заключенных в форме электронного документооборота, проверить:

распространяются ли положения локального нормативного акта о КЭДО на трудовые договоры,
предоставил ли такой работник согласие на взаимодействие посредством КЭДО (если по состоянию на 31 декабря 2021 года у такого работника имеется трудовой стаж),
какой электронной подписью был подписан трудовой договор по стороны работодателя (работодатель в данном случае может использовать только усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП),
какой электронной подписью был подписан трудовой договор со стороны работника (усиленная квалифицированная электронная подпись, усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора или усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства),
если применяется усиленная неквалифицированная электронная подпись, то заключено ли соглашение между работником и работодателем о признании документов, подписанных такой подписью, приравненных к документам на бумажных носителях, подписанных собственноручной подписью, которое предусматривает и порядок проверки такой подписи,
с помощью каких информационных систем был подписан трудовой договор,
соответствует ли такой электронный документ требованиям к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде.

Возможные последствия при наличии нарушений
В случае если было обнаружено нарушение в части соблюдения формы трудового договора, возможны следующие риски привлечения к административной ответственности:

1. привлечение к административной ответственности по части 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если трудовой договор в виде электронного документа будет подписан с нарушением требований КЭДО.

Это может повлечь за собой:

предупреждение или
наложение административного штрафа:

- на должностных лиц - от 1 000 до 5 000 рублей;
- на индивидуальных предпринимателей - от 1 000 до 5 000 рублей,
- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей.

2. привлечение к административной ответственности по части 4 ст. 5.27 КоАП РФ за уклонение от оформления трудового договора.

Привлечение к ответственности по этой части влечет за собой наложение административного штрафа:

- на должностных лиц от 10 000 рублей до 20 000 рублей,
- на индивидуальных предпринимателей - от 5 000 до 10 000 рублей,
- на юридических лиц от 50 000 рублей до 100 000 рублей.

3. риск внесения в реестр работодателей, у которых выявлены акты нелегальной занятости.

Такие сведения вносятся в реестр на основании вступившего в законную силу постановления по делу об административном правонарушении, являются общедоступными и хранятся один год с даты вступления в законную силу постановления.