Электронная трудовая книжка: как оформить и вести работодателю
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. С 2020 года в отношении работников ведутся и электронные трудовые книжки. Что это такое, для чего нужны электронные трудовые книжки, порядок их оформления и ведения рассмотрим в данной статье.
- Что такое электронная трудовая книжка
- Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
- Оформление и ведение электронной трудовой книжки
Что такое электронная трудовая книжка
Так же, как и обычная трудовая книжка, выполненная на бумажном носителе, электронная трудовая книжка представляет собой основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника, которую работодатель в электронном виде передает в Социальный фонд России.
В сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная трудовым законодательством информация.
Фактически электронная трудовая книжка дублирует основные сведения, имеющиеся в обычной трудовой. Но ведение ЭТК призвано упростить и максимально автоматизировать процесс передачи и обработки сведений, тем самым снизив вероятность ошибок, которые могут в последующем повлиять на расчет и назначение пенсии, иных выплат.
Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
- Основной плюс для работодателей в ведении ЭТК - полностью исключается риск утраты или порчи трудовой книжки. Цифровую трудовую потерять невозможно — все данные передаются в СФР и хранятся в защищенных базах. Соответственно, у работодателя меньше шансов нарваться на административный штраф за неправильное хранение трудовых (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
- Второй плюс заключается в доступности сведений. Так, если при использовании только бумажной трудовой книжки, которая хранится у работодателя, работнику необходимо было обращаться к нему за получением копии, то с введением электронной трудовой книжки любое заинтересованное лицо вправе при необходимости обратиться в СФР для получения нужной информации, что экономит время и силы на сбор необходимых документов.
- Следующий положительный момент – унифицированная форма для передачи информации в СФР. У кадровых сотрудников работодателя меньше вероятность совершить ошибку или не представить какую-либо необходимую информацию.
- К минусам можно отнести новые обязанности для работодателя по подготовке и сдаче отчетных форм, соблюдению сроков предоставления данных сведений, административной ответственности за нарушение сроков либо представление неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных законом.
- Доступность сведений также является и минусом, так как любые персональные данные в настоящее время представляют повышенный интерес для разного рода мошенников.
- Также минусом можно считать то обстоятельство, что в базе данных СФР не собирается информация о поощрениях работника, а также сведения об особенностях труда, например, если работник был занят на сезонных или вахтовых работах. Эта информация может потребоваться, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда. Следовательно, в будущем эти данные придётся подтверждать другими документами (приказами о награждении, грамотами, выписками и так далее).
- Несмотря на то, что сведения о работниках хранятся в СФР в защищенном электронном виде, всегда есть вероятность как уничтожения данных баз в результате каких-либо технических происшествий, так и в результате злонамеренных действий. Поскольку сведения о трудовой деятельности в бумажной трудовой отражаться не будут, на восстановление и подтверждение информации потребуется затратить значительное время. Это, пожалуй, может быть главным минусом от ведения ЭТК.
Оформление и ведение электронной трудовой книжки
У работника, который впервые трудоустроился до 1 января 2021 года, может быть как только электронная трудовая книжка, так и электронная с бумажной:
- Если работник выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением. Работодатель при этом делает в бумажной трудовой книжке соответствующую запись о переходе на электронную книжку и возвращает первую работнику. С этого момента с работодателя снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 439-ФЗ.
- Если работник решил продолжить вести бумажную ТК, то работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию.
В отношении тех работников, которые впервые устраиваются работать по трудовому договору с 1 января 2021 года, трудовые книжки ведутся в электронном виде.
В отчёте работодатель указывает свой регистрационный номер в СФР, название компании, ИНН, КПП, а также данные сотрудника — ФИО, дату рождения, СНИЛС. Обязательно указывается дата приёма на работу, фиксируются все важные изменения в процессе трудовой деятельности работника (смена должности, новая специальность или квалификация), вносится отметка об увольнении. Лицо, ответственное за ведение ЭТК, обязательно указывает основания для оформления кадрового события, например, данные приказа.
Если количество работников юридического лица превышает 10 человек, отчёты направляются только в электронном виде, в обязательном порядке заверенные ЭЦП. Организациям и ИП с численностью сотрудников до 10 человек ЕФС-1 можно подавать и в бумажном виде. Бумажный документ заверяется подписью руководителя юридического лица или его доверенного лица, а в случае с ИП — личной подписью.
Отчитаться перед СФР работодатель обязан на следующий день после издания приказа о приёме на работу или увольнении, заключении договора ГПХ. Также необходимо отчитываться ежемесячно до 15 числа о наличии или отсутствии изменений.
- Если работник подавал заявление, нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе ЕФС-1.
- Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись в ней запись о приёме на работу, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.
- Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.
Работодатель обязан в день увольнения выдать работнику, который перешёл на электронную ТК, сведения по форме ЕФС-1.
Подытожим. Порядок действий работодателя при оформлении электронной трудовой книжки работника, который решил отказаться от бумажной трудовой книжки, следующий:
- получить от работника соответствующее заявление;
- сделать запись о переходе на ведение электронной трудовой книжки в бумажной трудовой книжке работника;
- выдать работнику бумажную трудовую под роспись и внести запись в книгу учета движения трудовых книжек;
- сообщить в СФР о переходе работника на электронную трудовую книжку.
Команда профессионалов Компании «Митрофанова и партнеры» поможет оптимизировать систему кадрового делопроизводства в вашей компании. Мы не только снизим количество кадровых документов, но и повысим эффективность кадровых процессов, а при необходимости – окажем консультационную и методологическую поддержку для перехода на ЭДО