Ошибки при внедрении ЭДО
Многие компании даже при всем желании и предпринимаемых усилиях никак не могут внедрить свой электронный документооборот (далее – ЭДО). Казалось бы, управленческие инструменты разработали и локальные акты создали – но все равно что-то идет не так. Конечно, у большинства компаний сложности возникают уже на этапе разработки ЭДО. Но как быть, если не удается успешно внедрить уже готовую систему?
| Получить экспертное заключение с рекомендациями по построению КЭДО в вашей компании, а также – разработанные документы, письменные и устные консультации по ее правовому сопровождению, вам поможет наша команда профессионалов. |
Как проверить, готова ли компания к внедрению ЭДО
Одна из ошибок при внедрении электронного документооборота – не определить готовность компании к ЭДО. Чтобы избежать трудностей при переходе на ЭДО, важно оценить такие факторы:
- готовность информационной системы;
- цифровую квалификацию должностных лиц;
- обеспеченность цифровыми инструментами работников;
- половой и возрастной состав работников, их квалификацию;
- наличие работников, работающих во вредных условиях труда для которых более жесткий подход установлен с точки зрения защиты их льготного стажа;
- наличие трудовых споров с работниками в практике компании и их суть и др.
Кроме этого рекомендуем ответить на такие вопросы. Анкета – ниже.
| № |
Вопрос | Ответ |
|
1 |
Какой ИТ продукт применяет Ваша компания и будет применять при внедрении ЭДО? Есть ли в нем возможность формирования личных кабинетов работников? |
|
|
2 |
Есть ли в ИТ системе возможность создания, передачи, подписания, хранения электронных документов? |
|
|
3 |
Есть ли возможность обеспечить хранение ряда электронных документов в течение 50 лет? |
|
|
4 |
Какие виды электронных подписей вы планируете применять? |
|
|
5 |
Есть ли возможность оформления работникам усиленной квалифицированной подписи? |
|
|
6 |
Есть ли возможность формирования усиленных неквалифицированных подписей? |
|
|
7 |
Есть ли возможность формировать в своей ИС простые электронные подписи, чтобы они отражались на самом электронном документе (оттиск)? |
|
|
8 |
Какой уровень цифровой грамотности у должностных лиц, которые будут сопровождать ЭДО: кадровые работники, юристы, бухгалтера? |
|
|
9 |
Какой уровень владения цифровыми технологиями и их обеспеченность такими технологиями у работников для которых планируется введение ЭДО? |
|
|
10 |
Есть ли в компании дистанционные работники? |
|
|
11 |
Оптимизирован ли объем кадровых документов? Есть ли возможность (необходимость) его оптимизировать? |
|
Конечно, это не все вопросы, на которые нужно ответить, прежде чем переходить на ЭДО. И даже отрицательные ответы не значат, что электронный документооборот нельзя внедрять. Это определит сложность, сроки, инструменты при внедрении ЭДО. Но как минимум, ответ на эти вопросы нужно иметь.
Если вы решились внедрять ЭДО, то дальше обсудим, какие трудности нужно учесть при внедрении электронного документооборота.
Внедрение ЭДО: какие трудности учесть
На практике «включению» работников в ЭДО и его введению в компании препятствуют следующие причины:
- отсутствие управленческих технологий внедрения изменений;
- саботаж со стороны должностных лиц, которые должны были бы продвигать ЭДО, но фактически сами являются его противниками;
- некорректное применение закона в части процедуры внедрения ЭДО.
Причины по первым двум пунктам встречаются чаще всего. Работодатель способен с ними справиться самостоятельно. Для этого главное – осознать и признать наличие указанных сложностей и желание их устранить.
 |
Важно! На практике не каждый руководитель признает трудности, которые возникли при внедрении ЭДО по субъективным причинам. Убеждать его в этом «себе дороже». Сфокусируйтесь на объективной причине – применяйте закон в области ЭДО корректно. |
Поэтому предлагаем не обсуждать первые два пункта, а сразу сосредоточиться на третьей объективной причине. Несмотря на то, что она условно находится на третьем месте по своей распространенности в практике, фактически именно она может быть первопричиной первых двух пунктов.
| Любые задачи при введении ЭДО 24/7 вам помогут решить наши опытные консультанты по трудовому праву. |
Главная ошибка ЭДО: что может помешать внедрению
Главное и стандартное заблуждение работодателей: компания обязана получить от работника письменное согласие на электронный документооборот. Если сотрудник согласие на ЭДО не дает, то нельзя применять не только его, но и электронное взаимодействие по Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Сторонники этого вывода при его обосновании ожидаемо ссылаются на статью 22.2 Трудового кодекса. Однако на практике этот вопрос регулирует не только она.
Типичной ошибкой работодателей является то, что в тему ЭДО включают все электронное взаимодействие. Если дать определения понятиям, мы расставим все на свои места. Так сразу станет легче понять, что имел в виду законодатель. Кроме того, чтобы разобраться в вопросе, важно разделить кадровые документы на две группы и подробно рассмотреть возможность ведения каждой из них в электронном виде.
|
ВЫПИСКА ЭДО – электронный документооборот – это взаимодействие, при котором каждая сторона использует усиленные электронные подписи (и работодатель, и работник); ЭДО ПЭП – электронный документооборот, при котором работник использует простую электронную подпись; ЭВЗ – электронное взаимодействие, при котором обмен информацией между сторонами, в том числе официальной, осуществляется в организации с применением установленных информационно-телекоммуникационных систем связи без использования со стороны работника электронных подписей. |
Электронный документооборот: какие документы требуют согласия
К первой группе относят документы, для которых требуется письменное согласие работника на их ведение в электронном виде (ЭДО и ЭДО ПЭП – по ст. 22.1 ТК РФ).
Эта группа включает в себя (обратите внимание – документы, а не полностью кадровые процедуры):
- трудовые книжки;
- согласие на обработку персональных данных;
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- договор о материальной ответственности и дополнительные соглашения к нему;
- ученический договор и дополнительные соглашения к нему;
- приказ о вынесении дисциплинарного взыскания;
- заявление на увольнение и отзыв заявления на увольнение.
Вы сможете увеличить скорость документооборота в восемь раз и в четыре раза сократить нагрузку на вашу кадровую службу с помощью рекомендаций на нашем сайте.
ЭДО: какие документы можно оформлять без согласия работника
Ко второй группе относят документы, для которых не требуется письменное согласие работника на их ведение в электронном виде. Таким образом, они могут быть оформлены на основании локального нормативного акта работодателя (ЭВЗ).
Среди документов этой группы все остальные приказы и процедуры (отпуска, командировки, служебные поездки, привлечение к работе в выходные дни, сверхурочной работе) и т.д.
Для внедрения ЭВЗ в вашей компании необходимо:
- разработать локальный нормативный акт;
- ознакомить работников с изменениями под роспись (не менее чем за два месяца, чтобы соблюсти требования ст. 74 ТК РФ);
- прописать в трудовом договоре условие о применении в организации электронного взаимодействия (в порядке ст. 74 ТК РФ).
 |
Обратите внимание! Если ваш сотрудник отказывается трудиться на новых условиях (от ЭВЗ), а также от возможного перевода на другую работу, он может быть уволен (по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ либо по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – ст. 74 ТК РФ). |
Таким образом, если работник не дал свое согласие на то, что чтобы «завести» в ЭДО его трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, а также приказ о дисциплинарном взыскании и заявление на увольнение, – бог с ним, ведите эти документы «на бумаге». Компания не так уж часто их оформляет.
Остальные кадровые процессы спокойно заводите в ЭВЗ. Внедрите данные процессы через процедуры внесения изменений, которые по закону возможны по инициативе работодателя (ст. 74 ТК РФ).
Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, генеральный директор