Оптимизация документооборота: с чего начать в кадрах


Оптимизация процесса документооборота необходима каждой компании. Практика показывает, что в любой организации есть достаточные резервы, чтобы оптимизация кадрового делопроизводства была проведена. Более того – в большинстве организаций на сегодняшний день эти резервы просто огромны. А эффективность от проведенных процедур – поражает. Для наглядности приведем цифры. Цифры, которые удивят любого руководителя. Поэтому продемонстрируйте ему их раньше специалистов «со стороны». Таблицу с цифрами по оптимизации найдете в конце статьи.

Какие кадровые документы не обязательны в компании и могут быть оптимизированы, вам подскажут наши опытные консультанты в течение 24 часов с момента вашего обращения.


Оптимизация кадрового делопроизводства: цели

Для начала важно определить, для чего нужно оптимизировать кадровое делопроизводство в компании. Это может быть необходимо для достижения нескольких целей:

1. Повышения эффективности кадровых процессов.

2. Увеличения производительности труда кадровых специалистов.

3. Повышения скорости операций по кадровому администрированию.

4. Снижения (исключения):

  • риска ошибок «человеческого фактора» – при непрофессионализме сотрудников;
  • затрат времени на низкоквалифицированные работы по администрированию бумажных документов;
  • расходов на содержание административного персонала;
  • расходов на обеспечение и сопровождение «бумажного» процесса (канцтовары, офисная мебель и т.д.).
Для каждой цели выбирают свои способы оптимизации кадрового документооборота и этапы их внедрения. Следовательно, от выбора цели и будут зависеть плановые показатели оптимизации и достигнутые результаты.


ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Мы не преследуем цели внедрить в вашей компании сокращение бумажного документооборота и устроить тем самым «революцию». Отказаться от лишних кадровых документов или использовать другие способы оптимизации – это ваше решение. Наша задача – дать знания, что сокращение документооборота возможно и эффективно

Оптимизация кадрового делопроизводства: способы и этапы

В каждой организации можно выделить такие способы оптимизации в зависимости от логического этапа их внедрения:

  • количества кадровых документов (этап 1);
  • кадровых процессов (этап 2);
  • перевода части кадровых документов (процедур) в электронное взаимодействие (этап 3);
  • перевода обязательных кадровых документов в электронный вид с использованием электронных подписей (этап 4);
  • использования элементов НОТ (научной организации труда) для организации кадрового делопроизводства (этап 5).
Именно эта последовательность действий дает ожидаемый эффект в 95–97 процентов. Рассмотрим некоторые способы оптимизации кадрового документооборота подробно.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Электронный документооборот: цели, признаки, суть

Подробнее



Сокращение количества кадровых документов и оптимизация их содержания. Этот способ подразумевает исключение:

  • избыточных кадровых документов (в частности, кадровых документов, не требуемых по законодательству);
  • избыточного текста из документов.


Оптимизация администрирования кадровых процессов (и реквизитов в кадровых документах). Такой способ исключает избыточные:

  • согласования документа;
  • ознакомления с документами;
  • регистрации документов;
  • утверждения документов;
  • реквизиты документов;
  • этапы процессов, не требуемых по законодательству.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

С какими ошибками и препятствиями чаще всего сталкиваются компании при внедрении КЭДО? 

Подробнее



Оптимизация форм документов, использование электронных кадровых документов (далее – КЭДО). Она подразумевает исключение:

  • избыточных бумажных форм кадровых документов;
  • избыточных электронных форм кадровых документов;
  • бумажных и электронных форм документов, не требуемых по законодательству и др.
ПОЛУЧИТЕ КОНСАЛТИНГОВУЮ ПОДДЕРЖКУ ПО ОФОРМЛЕНИЮ КЭДО
Вы можете выбрать один из готовых пакетов - от экспертизы или разработки локального акта до создания полноценной стратегии внедрения и применения КЭДО. Оставьте заявку прямо сейчас!

Сокращение документооборота: эффективность

Каждый из указанных способов дает свою эффективность. Ее показатели, зависят от того, насколько «запущенна» или, наоборот, «продвинута» в конкретной компании ситуация.

Только сочетание всех способов оптимизации даст максимальный эффект. Однако применение даже одного из них покажет значительные результаты, если подходить к его использованию разумно и без излишних страхов. Для этого нужно четко проанализировать все решения через призму таких вопросов:

1. Является ли это решение обязательным по закону.

2. Какую роль (функцию) оно выполняет.

3. Насколько высокий риск (и какой) будет у компании при отказе от него.

4. Какова вероятность наступления риска при его применении.

Например, если компания без применения каких-либо других способов просто переведет свое «бумажное» кадровое делопроизводство в электронный документооборот – эффект уже будет значительным. В среднем при базовом классическом делопроизводстве он составит 72 процента.
НАШИ КЕЙСЫ

Что такое электронное взаимодействие, как внедрить его в компании, исключить эксплуатационные расходы на его установку и обслуживание на 100% и снизить траты на создание, хранение и логистику кадровых документов на 60%

Подробнее


Примерно такого же результата можно достичь вообще без автоматизации. В частности, при применении способа 1 – исключив избыточные, не требуемые по законодательству кадровые документы. Резервы для оптимизации документооборота есть в каждой компании, однако при классическом избыточном бумажном делопроизводстве они просто огромны. Так, в отдельных компаниях с классическим, сложившимся годами бумажным делопроизводством, применение только одного этого способа экономит от 40 до 80 процентов.

Помимо перевода кадрового делопроизводства из бумажного в электронный формат, эффективно применять и другие способы оптимизации. В частности, убрать лишние документы, сократить: процедуры, оформление реквизитов, текст документов. В этом случае эффект в среднем будет гораздо более значительным – до 6,6 процентов.

Конкретный же эффект оптимизации зависит от базы, с которой начинается расчет (высокой оптимизированной или низкой оптимизированной). Иногда от одного – двух способов он достигает сразу 90 – 95 процентов (если в компании низкая оптимизированная база).
СОВРЕМЕННАЯ СТАТИСТИКА ПО ПРИМЕНЕНИЮ КОМПАНИЯМИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

5% компаний – полное КЭДО (за исключением документов, которые по закону должны быть в бумажной форме);

50% компаний – смешанное делопроизводство. При нем хотя бы один – два процесса частично используют элементы кадрового делопроизводства, как правило, с применением простых электронных подписей в своей информационной системе для отдельных кадровых процедур (взаимодействий) без легализации такого порядка делопроизводства в ЛНА;

45% компаний – классическое бумажное делопроизводство с дублированием информации в электронном виде при использовании информационных систем 1С, SAP и др. (без использования электронных подписей).

Сложности при внедрении электронного делопроизводства (КЭДО)

Компании при внедрении КЭДО сталкиваются с проблемой оптимизации кадрового делопроизводства, так как используют внешние (приобретенные) информационные системы, в которых уже есть заданные шаблоны кадровых процессов и кадровых документов. Это приводит к тому, что вносить какие-то коррективы в заданные параметры – сложно или очень дорого. Например, менять формы документов, убирать какие-то реквизиты, исключать некоторые документы из цепочек процессов и т.д. – для компании оказывается экономически невыгодно (или невозможно).

В этом случае в выигрышном положении оказываются компании, которые используют собственные информационные системы и могут устанавливать необходимые настройки, а также менять их в процессе применения. Эффект от перевода бумажного делопроизводства в электронное при использовании типовых внешних информационных систем может быть значительно ниже, если такие программы не позволяют оперативно и экономно их изменять под свое видение оптимальной системы кадрового делопроизводства.
НАШИ КЕЙСЫ

Как электронный кадровый документооборот помог снизить расходы компании до 40%

Подробнее


Если же компания использует на этом этапе смешанный вариант (когда часть кадровых документов переводится в электронный формат, а часть – остается в бумажном), то к бумажному документообороту ничего не мешает применять иные способы оптимизации. Поэтому параллельно с переводим кадровых документов в электронный формат нужно использовать и другие способы повышения эффективности.

Если в вашей компании в настоящее время внедрить электронное делопроизводство невозможно (нет необходимой информационной системы, специалистов ИТ, производственной и психологической готовности работодателя и сотрудников и др.), то использование даже первых двух (трех) этапов сократит трудозатраты на 60 – 70 процентов.

Что такое электронное взаимодействие, как внедрить его в компании, а также – исключить эксплуатационные расходы на его установку и обслуживание на 100 процентов и снизить траты на создание, хранение и логистику кадровых документов на 60 процентов, узнайте в нашем кейсе.

Оптимизация работы с документами: человеческий фактор

Если оптимизация кадрового документооборота так эффективна, почему же специалисты отдела кадров не спешат ее проводить? Фактических причин несколько и все они носят субъективный характер. То есть, отказ от оптимизации кадрового делопроизводства часто обусловлен профессиональными и личными качествами конкретных специалистов вашей компании. Среди них выделяют следующие причины:

  • недостаток необходимых знаний;
  • отсутствие желания (чаще – вследствие страхов потерять работу, статус, значимость и др.);
  • недостаточная готовность внедрять (инициировать) изменения.
ВАЖНО!

Разъясните вашему руководителю и сотрудникам, что электронный кадровый документооборот способен в 8 раз увеличить скорость кадровой работы, в 4 раза снизить нагрузку на кадровую службу, в 2 раза увеличить охват сотрудников при коммуникации и уменьшить риск потери документов до 0

Любой кадровик – это человек, для которого априори значимы все кадровые документы. Поэтому оптимизация документов – попытка их «забрать» – задача непростая.
СОВЕТ

Проведите кадровый аудит с целью оптимизации документов. Сделать это можно самостоятельно либо с помощью специалистов. Кадровый аудит позволит не только обеспечить эффективное ведение делопроизводства, но и оптимизировать работу с кадрами, а также минимизировать правовые, финансовые и репутационные риски

Количество «лишних» кадровых документов влияет на эффективность всех инструментов оптимизации. Поэтому рекомендуем использовать следующий эффективный тандем: применить сокращение количества кадровых документов одновременно с еще одним управленческим решением по их оптимизации.

«Цифры» при потенциальной оптимизации кадрового документооборота (резервы оптимизации трудозатрат)


Управленческое решение
 		Средний процент сокращения трудозатрат кадровых специалистов
Использование инструментов НОТ (научной организации труда)
20%

Оптимизация процессов кадрового делопроизводства (цепочки лиц, участвующих в процессе)

25%

Оптимизация количества документов

60%

Перевод кадровых документов в электронный вид 

70%

Использование электронного взаимодействия вместо электронного документооборота (без использования электронных подписей) 

80%

Команда наших профессионалов готова оказать методическое сопровождение для оперативной и эффективной оптимизации кадровых документов, в том числе для внедрения системы ЭДО в вашей компании.

Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, генеральный директор компании «Митрофанова и партнеры»
Поделиться материалом
Скопировать ссылку
Все статьи