Как установить разъездной характер труда

Разъездная работа выгодна тем компаниям, у которых сотрудники часто находятся в поездках. Работа имеет разъездной характер у многих сотрудников. По сути, к ним можно отнести любых работников, перечень которых (как и сам порядок такой работы), отражен в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте компании. Также он должен быть указан непосредственно в их трудовом договоре (ст. 8, 22, 57, 168.1 ТК РФ).

Разъездная работа приносит работодателю неоспоримые преимущества. Так, для ее поручения практически нет ограничений, оформить разъездной характер работы проще и выгоднее, чем командировки, и др.

Как верно составить документы о разъездной работе, а также – выплатить за нее компенсацию и суточные, обсудим в статье.

Положение о разъездном характере работы

Перечень работ, профессий и должностей сотрудников, работа которых носит разъездной характер, необходимо утвердить в локальном нормативном акте компании (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Для этого работодатель может разработать отдельный акт, например, положение о разъездном характере работы. Или включить все необходимые условия в правила внутреннего трудового распорядка.

Указывать сам список должностей непосредственно в тексте локального нормативного акта – необязательно. Он может идти как приложение к нему. При этом в локальном нормативном акте можно прописать: «Перечень должностей с разъездным характером работы установлен в приложении к настоящему положению», – и приложить соответствующий список.

Кроме того, перечень должностей сотрудников, чья работа имеет разъездной характер, можно утвердить отдельным приказом работодателя. В этом случае в положении о разъездном характере работы указывают порядок возмещения расходов, и определяют формы документов, которые позволяют вести учет таких служебных поездок.

Сотрудников, которым устанавливают разъездной характер работы, знакомят с локальным нормативным актом под роспись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Разъездной характер труда вместо командировок не только уменьшает количество кадровых документов, но и существенно сокращает фонд оплаты труда, оптимизирует режимы работы сотрудников и минимизирует риски компании при инспекционных проверках. Как вашим коллегам удалось сократить ФОТ, когда они отказались от командировок и установили разъездной характер труда, узнаете из кейса.

Разъездной характер работы в трудовом договоре

Разъездной характер работы сотрудников нужно отразить в трудовых договорах. Это условие относится к обязательным (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если разъездной характер работы устанавливают сотруднику при приеме на работу, то условие о нем сразу закрепляют в трудовом договоре. Если же его вводят уже трудоустроенному работнику, то заключают об этом дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).

В случае отказа сотрудника от разъездного характера труда работодатель при наличии оснований и соблюдении процедуры вправе изменить условия его работы по своей инициативе (ст. 74 ТК РФ).

В трудовой договор можно внести новые положения и путем подписания соглашения к нему по обоюдному согласию сторон (ст. 72 ТК РФ). В этом случае работодатель не должен уведомлять работника не менее чем за два месяца и обосновывать организационные или технологические причины изменений условий труда (как по ст. 74 ТК РФ). Заключить это соглашение можно с любой даты, если оно отражает волю обеих сторон договора.

Важно! Поездки при разъездной работе можно учитывать как в специальном электронном журнале, так и в документах иной формы учета.

Разъездной характер работы – оплата

Компенсация за разъездной характер работы в каждом случае – индивидуальна. При этом работодателю важно учесть:

• каким транспортом работник направляется в поездку;
• будет ли он проживать в месте служебной поездки (насколько удалены объекты);
• какие дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), нужно компенсировать.

Выплаты, которыми работодатели возмещают расходы сотрудников с разъездным характером работы и в пути в служебных поездках (в соответствии с коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором), в случае их документального подтверждения не подлежат обложению НДФЛ (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина России от 22.08.2019 № 03-15-06/64487, от 27.07.2018 № 03-04-06/53068, от 19.04.2017 № 03-04-06/23538, от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840, от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131, от 19.07.2010  № 03-04-06/6-154,  Письмо ФНС России от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@).

Обратите внимание! Для целей НДФЛ нормированию подлежат лишь суточные, которые выплачивают при командировках, а не при разъездном характере работы или в пути (ч. 3 ст. 217 НК РФ).

Служебные поездки при разъездной работе не признаются командировками. Поэтому «разъездные» суточные по нормам компании, не облагаются НДФЛ даже, если их выплачивают в размере, превышающем нормы суточных при командировании (Письма Минфина России от 22.08.2019 № 03-15-06/64487, от 04.03.2019 № 03-15-06/13866, от 20.09.2018 № 03-15-06/67364, от 26.09.2017 № 03-04-06/62150).

Несмотря на отсутствие прямых ограничений по размеру суточных, при разъездном характере они не могут быть бесконечно высокими. Эти выплаты в любом случае носят компенсационный характер. Необходимо иметь либо подтверждающие документы, либо – методику их расчета, которые обосновывают их размер. Помните, что одного указания на размер суточных в трудовом договоре или локальных нормативных документах компании может быть недостаточно для контролирующих органов.

Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, генеральный директор.

Оставить заявку на аудит