Как привлечь к дисциплинарной ответственности за массовую рассылку по электронной почте
Электронная почта – удобный инструмент для коммуникации как между работником и работодателем, так и внутри коллектива. Но что делать, если работник использует этот инструмент не по назначению и последствия такого использования могут нанести ущерб работодателю. Рассмотрим потенциальные ситуации и варианты их разрешения.
Когда можно привлечь к дисциплинарной ответственности за массовую рассылку с корпоративной почты
Для привлечения работника к дисциплинарной ответственности за массовую рассылку с корпоративной почты работодатель должен соблюсти одно из главных условий – установить порядок ее использования в локальном акте компании, должностной инструкции работника и / или в трудовом договоре. Если этот вопрос в ЛНА не урегулирован, работодателю проблематично доказать противоправность действий работника.
При привлечении работника в дисциплинарной ответственности за рассылку с корпоративной почты необходимо учесть несколько важных правил. Рассмотрим их.
Выясните, когда корпоративная почта относится к персданным работника.
Узнайте, какие задачи выполняет любой кадровый документ.
Правило 1: убедитесь, что в ЛНА, должностной инструкции или трудовом договоре оговорен порядок использования рабочей электронной почтой. Например, за работником закреплен определенный адрес электронной почты. Либо в ЛНА, ином документе:
-
есть правило, что при оставлении рабочего места сотрудник должен устанавливать пароль и не оставлять свой рабочий компьютер в свободном доступе;
-
установлено, что работник может использовать указанный электронный адрес только для исполнения своих трудовых обязанностей;
-
определен круг той информации, которую сотрудник может передавать контрагентам, если он работает с контрагентами, иными лицами - не работниками компании;
-
закреплен особый порядок для направления информации, которая носит конфиденциальных характер или коммерческую тайну, или запрет на ее направление посредствам электронной почты;
-
отражен запрет на массовую рассылку информации, в том числе – относящуюся к служебной деятельности работника и т.д.
|
Обратите внимание! Можно установить исключения из правил. Например, отдел кадров или оплаты труда впарве делать рассылку-напоминание: о сокращении рабочего дня, о торжественном награждении и др. Такие исключения стоит закрепить отдельным пунктом. Также можно указать конкретный электронный адрес для той или иной рассылки.
|
Отдельно стоит вынести факт распространения информации, порочащей честь и достоинство руководителя и компании в целом. Как правило, запрет писать негативную или непроверенную информацию фиксируют редко. Закрепите такое правило, например, в ПВТР, кодексе этики или должностных обязанностях сотрудника.
|
Важно! Если вы устанавливаете запрет по устному распоряжению, то юридически он не имеет силы. Со всеми ЛНА о трудовой деятельности работников нужно ознакомить под роспись (ст. 22 ТК РФ). |
Правило 2: оцените тяжесть проступка и последствия его совершения для работодателя. При наложении дисциплинарного взыскания нужно учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен (ч. 5 ст. 192 ТК РФ).
Здесь стоит дать оценку, какую информацию и кому направил работник. Если отдел кадров напоминает, что явка всем на субботник обязательна, понятно, что коллектив может негодовать, считать это «засорением» почты. Однако тяжелых последствий для работодателя такая рассылка не повлечет.
При этом если работник делает рассылку о том, что ему неверно рассчитали премию или вообще ее не выплатили, да еще с призывом написать коллективную жалобу в ГИТ, и рассылает такую информацию всем, есть риск для деловой репутации работодателя, массовых волнений и потери доверия.
В таком случае стоит вернуться к Правилу 1 и убедиться, что:
-
работник не имеет права рассылать непроверенную информацию. Например, он был в отпуске премия ему за этот время не положена, но не обратился в отдел оплаты труда для проверки данных, а сразу сделал рассылку;
-
в ЛНА установлен запрет на массовую рассылку любой информации.
Правило 3: соблюдайте процедуру привлечения к ответственности и применяйте ее только в крайних случаях. Например, когда работник действительно совершил проступок, которой повлек или мог повлечь тяжелые последствия для работодателя.
Когда нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности за массовую рассылку с корпоративной почты
Если в ЛНА не установлен порядок использования корпоративной электронной почты, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за массовую рассылку, даже порочащей и недостоверной информации, практически невозможно.
Перенесите взыскания, а тем более увольнение за массовые рассылки с электронной почты работника, в юридическую плоскость. Отразите ответственность работников в ЛНА и ознакомьте их с ними под роспись (ст. 22 ТК РФ).
Как привлечь работника к дисциплинарному взысканию, подскажет персональный консультант.
|
Обязанность выполнять трудовые обязанности и право требовать их исполнения Работник обязан добросовестно исполнять трудовые обязанности по трудовому договору, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и трудовую дисциплину (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Если работник допущен к работе со сведениями конфиденциального характера (персональные данные, коммерческая тайна и т.д.), он обязан их не разглашать и выполнять требования по ограничению доступа к ним посторонних лиц. Работодатель в свою очередь может требовать от работников исполнять трудовые обязанности и соблюдать ПВТР (ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Формы контроля за выполнением требований работодателя компания вправе определить и закрепить в локальных нормативных актах (ст. 8 ТК РФ). |
Разработайте внутренние правила поведения (общения) посредством электронной почты и закрепите их в ЛНА. Например, в кодексе этике общения работников в электронной почте. Сюда же можно отнести общение посредством мессенджеров, иных средств электронного взаимодействия, установленных в компании. Если работник сделает массовую рассылку, запрещенную ЛНА, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за нарушение внутренних норм (ст. 192 ТК РФ). Кроме того, можно закрепить, что в переписке нельзя использовать нецензурные выражения, публиковать провокационные фото, например, с алкоголем и т. д.
Также эти нормы можно продублировать в должностных обязанностях: в трудовом договоре и (или) должностной инструкции. Это позволит зафиксирует права и ответственность конкретного сотрудника в случае проступка.
Материал подготовлен департаментом трудового права компании «Митрофанова и партнеры»
|
Экспертизу, доработку и разработку локальных актов доверьте команде наших профессионалов. |