Дистанционный работник и производительность труда

Производительность труда – основной параметр эффективности организации труда в конкретной компании. Это то, что позволяет:

Проверить корректность нормативов;
Рассчитать нормативную численности работников;
Анализировать эффективность инструментов управления;
Оценить эффективность системы оплаты труда;
Разработать варианты оптимизации организации труда;
И т.д.

Производительность труда – один из ключевых факторов, который должен быть обеспечен и при организации дистанционной работы, так как дистанционная рабоат вне непосредственного контроля руководителя имеет свойство превращаться в:

«Не работу»;
Снижение качества работы;
Работу «налево»;
Потерю квалификации;
И т.д.

Чтобы сделать труд своих работников максимально эффективным, вам нужно учить их эффективной организации труда, особенно, если работники переходят из одного сложившегося формата работы «в офисе» на «удаленную» работу, которая имеет кардинально другие характеристики и условия труда, в том числе резкое «выпадание» из «коллективной рабочей среды» (и речь тут не про совещания дистанционно и общение по системам мгновенной связи, речь про эмоциональное и психологическое включение в работу, которое в тесном физическом контакте с коллегами отличается от обмена информацией путем применения дистанционных технологий).

Рекомендуется:

провести обучение дистанционных работников эффективной организации труда;
провести обсуждение того, как он будет организовывать свой процесс работы;
консультационно помогать работникам, которые не работали раньше дистанционно;
рекомендовать вести дневник учета рабочего дня, наблюдая за эффективностью работы в разное время рабочего дня.

Для эффективности организации работы дистанционного работника с работником рекомендуется обсудить:

1. Цели работы. Зафиксировать их в письменном виде.

Поскольку путь к повышению производительности труда начинается с постановки чётких целей, развитие этого навыка является одним из основных элементов эффективной работы. Цель должна быть конкретной и измеримой, достижимой. Необходимо, чтобы процесс достижения цели укладывался в определенные сроки. Чем четче и определеннее будут цели, поставленные перед работником, тем выше вероятность и достижения.

2. Чёткий план действий. Зафиксировать его в письменном виде.

Каждая минута, потраченная в процессе тщательного планирования, впоследствии сэкономит лишние десять минут при реализации плана.

Попросите работника составить подробнейший список задач, которые требуется решить для достижения поставленной цели. Оптимально рекомендовать работнику каждое утро записывать перечень тех задач, которые нужно выполнить до конца текущего дня. Это позволит не только держать под контролем все задачи, но и поможет подготовить наглядный «отчёт» о ходе выполнения заданий. По результатам исследований: сам процесс составления письменного перечня задач и регулярной сверки с ним обеспечит повышение производительности вашего труда на 25 и более процентов.

3. Расстановка приоритетов.

Попросите работника расположить пункты составленного перечня задач в порядке их приоритетности. Отнесение той или иной задачи к категории «первоочередные» зависит от значимости последствий ее выполнения или невыполнения. Первоочередные задачи характеризуются весьма существенными последствиями; для задач второй очереди они малозначительные либо их нет вообще.

Основная идея — трезво оценить эффективность деятельности и сосредоточить внимание на самом важном, что принесет максимальный результат. Знание и умелое использование закона дает возможность:

Выбрать максимально эффективные ресурсы для достижения цели.
Существенно снизить затраты.

Обычному человеку, который никогда не работал дистанционно и не владеет высоким уровнем концентрации и тайм-менеджмента сложно спланировать день, даже если он рабочий. Важно, что человек находится дома, а не на рабочем месте. Поэтому у многих работников, работающих дома возникает чувство, что работали весь день, а ничего-то особо и не успели.

Простые советы работнику, которые вы можете ему дать:

Сосредоточьтесь на 20% вещей, которые являются самыми главными.

Начинайте с самого сложного.
С другими задачами разбирайтесь по остаточному принципу.
Основную работу выполняйте в то время, в которое вы наиболее эффективны.

«Сначала делай то, что нужно сделать сначала» - Стивен Кови (книга 7 навыков высокоэффективных людей).

4. Концентрация усилий и устранение отвлекающих факторов.

При выборе определенной первоочередной задачи, нужно незамедлительно приступить к ее выполнению и не отвлекаться на другие дела до тех пор, пока она не будет полностью завершена. Концентрация всех сил на решении единственной задачи позволит выполнить ее намного быстрее, чем, если действовать урывками. Сосредоточив всё свое внимание на отдельной ключевой проблеме, колоссально сократиться потраченное на нее время (порой на целых 80% по данным аналитиков).

В рабочее время даже при дистанционной работе, все свое внимание нужно уделять работе и только работе. Нужно дать работнику вариант учета рабочего времени, потерь рабочего времени на просмотр почты, чтение социальных сетей, просмотр новостей по телевизору, перекусов и т.д.

Покончив с одним заданием, тут же переходите к другому. Если приучить себя не терять темпа в рабочее время, только благодаря одному этому производительность труда возрастает до 50%.

5. Регламентируйте перерывы.

В течение рабочего дня по определенному четкому распорядку организуйте перерывы по 5-10 минут, в которые нужно отвлекаться от выполняемой работы: делать физические упражнения, послушать музыку и др. Благодаря этому мозги будут «прочищаться», а силы – максимально быстро восстанавливаться, что непосредственно влияет на рост производительности труда.

Можно для работника подготовить памятку об организации рабочего дня при дистанционной работе. Она может выглядеть, например, следующим образом:

ПАМЯТКА ДЛЯ РАБОТНИКА ПО ПЛАНИРОВАНИЮ РАБОЧЕГО ДНЯ:

Разделите рабочий день на 3 части:

Начало рабочего дня.
Основной рабочий процесс.
Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.

Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.

Неспешный завтрак и подготовка к рабочему дню. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу.

Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.

Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.

Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.

Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.

Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.

Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.

Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право.

Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным, но вам важно анализировать варианты, которые являются для вас эффективными и не эффективными.

Рекомендуется вести дневник рабочего дня.

По всем вопросам по эффективной организации рабочего процесса, Вы всегда можете обратиться к (указать кому и контакты).

Обязательно через определенное время работы сотрудника дистанционно обсудите с ним результаты такой работы, какие способы повышения производительности своей работы он сам видит.

Задайте работнику вопросы:

1. Какие дополнительные знания и навыки нужно приобрести, чтобы кардинально повысить производительность собственного труда и добиться максимальных результатов?

2. Какие привычки и поведенческие шаблоны могут оказаться наиболее полезными с точки зрения повышения производительности труда и ориентированности на результат, оптимального сосредоточения усилий, укрепления самодисциплины и повышения настойчивости?

Повышение производительности труда требует:

контроля;
дисциплины;
аналитики.

Если вам необходимо, чтобы работа дистанционно у сотрудников была на высоком уровне производительности труда, необходимо этому вопросу уделять большое внимание, анализируя, разрабатывая инструменты замера и повышения производительности труда, а также предоставления обратной связи дистанционным работником и контроля за его работой.

Специфика дистанционного труда накладывает свои особенности на вопросы управления персоналом и поддержание необходимой производительности дистанционного труда работников, особенно если это не единичные работники, работающие дистанционно, а сотрудники которые «вписаны» в текущую производственную деятельность, требует значительных усилий со стороны как специалистов в области управления персоналом, так и руководителей структурных подразделений, в подчинении у которых находятся дистанционные работники.

Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, управляющий партнер Компании «Митрофанова и партнеры»