Аудит трудовой книжки: раздел «Сведения о работе»
При аудите раздела «Сведения о работе» трудовой книжки проверяющие, как правило, выявляют типовые нарушения. Распространенные ошибки связаны с внесением записей о приеме на работу и увольнении.
В статье рассмотрим:
-
Каковы основные ошибки при заполнении раздела «Сведения о работе».
-
Как данные о приеме на работу и увольнении указывают в трудовой книжке.
-
Каким образом они должны быть внесены по новым правилам с 01.09.2021.
|
В какие сроки должны быть внесены записи в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, разъяснят наши эксперты.
|
Узнайте, какие типовые нарушения помогает выявить аудит ключевых рисков. Установите его задачи, особенности и цели. Определите стратегию действий компании при проверке соблюдения трудового законодательства. Оказать правую и консультационную поддержку в этом всегда готова наша команда профессионалов.
|
Содержание
Трудовая книжка: наименование организации в сведениях о приеме на работу Трудовая книжка: страница сведения о работе – запись об увольнении
|
Трудовая книжка: наименование организации в сведениях о приеме на работу
Запись в трудовой книжке о приеме на работу условно вносят в два этапа.
Этап 1: полное и сокращенное наименование работодателя.
При внесении записи о приеме на работу прежде всего указывают полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя (смотри пример образца о приеме на работу).
Образец. Трудовая книжка: сведения о работе (прием на работу)
Рукописную запись с наименованием работодателя не нумеруют – порядковый номер перед ней не ставят. Номер проставляют ниже напротив записи о приеме на работу.
Вместо рукописной надписи о полном и сокращенном наименовании организации возможна простановка штампика. В штампике также должно быть указано полное и сокращенное наименование работодателя. Напротив штампика тоже не ставят порядковый номер. Его указывают ниже напротив строки с записью о приеме на работу.
|
Обратите внимание! Если о наименовании компании проставлен штампик, то его границы не должны выходить за поля графы.
|
Этап 2: запись о приеме в подразделение и на должность.
Следом за полным и сокращенным наименование компании отражают непосредственную запись трудовой книжки о приеме на работу.
Для этого под заголовком в графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. Число, месяц и год (арабскими цифрами) указывают, когда вносят сведения о работе.
В графе 3 делают запись о принятии: сначала вносят указание на прием в конкретное структурное подразделение (если оно отмечено в трудовом договоре в качестве его условия), далее указывают наименование должности.
|
Важно! «Правильная запись» в трудовой книжке о приеме должна содержать последовательность: структурное подразделение – должность. По содержанию запись отражает сведения в трудовом договоре. Если вы издаете приказы о приеме на работу, то запись в трудовую вносят в точном соответствии с его формулировкой, а она в свою очередь должна соответствовать наименованию должности и структурного подразделения в трудовом договоре.
|
В графе 4 указывают, на основании какого документа вносят запись о приеме на работу (с указанием его точного полного наименования, даты и номера). При этом сначала указывать дату, потом номер документа-основания.
|
ПАМЯТКА 1 Документы-основания для внесения записи в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки
|
|
ПАМЯТКА 2 Процедуры, которые отражают в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки
|
Трудовая книжка: страница сведения о работе – запись об увольнении
Запись в трудовой книжке об увольнении производят в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона: со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт, подпункт (ст. 84.1 ТК РФ).
При внесении записи о прекращении (расторжении) трудового договора сокращения недопустимы.
|
Пример Запись в трудовой об увольнении по собственному желанию «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». |
После внесения сведений об увольнении указывают должность, расшифровку подписи и подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Далее внесенные записи заверяют печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей).
С 01.09.2021 под записью об увольнении подпись работника не требуется. Однако, если работник распишется, при проверке это не будет нарушением.
|
СПРАВКА Основные ошибки при заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о работе» 1. Порядковый номер указывается напротив строки с наименованием компании. 2. Дата приема на работу указана напротив наименования работодателя. 3. Указывается только сокращенное наименование организации. 4. Указывается только полное наименование организации. 5. При приеме на работу в обособленное подразделение (филиал) отсутствует наименование организации либо указание на обособленное структурное подразделение. 6. Запись о приеме, переводе, увольнении вносится в ненадлежащий раздел (не в раздел сведения о работе, т. к. он окончен). 7. Используются сокращения (вместо «Приказ»- «Пр.»). 8. Указание, что трудовой договор срочный, или что у работника разъездной характер работ или иные сведения. 9. Реквизиты документа-основания при приеме, переводе, увольнении указываются в противоположном порядке (номер документа, дата его составления). 10. Штамп с наименованием организации проставляется за пределы графы.
|
|
ПАМЯТКА 3 Основные изменения, который ввел новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н) 1. Установлены порядки: признания временного перевода постоянным и внесения записи о таком переводе (п. 10). 2. Отменено требования расписываться в личной карточке Т-2 о записях, вносимых в трудовую книжку. 3. Отсутствует правило вшивать в трудовую книжку ее вкладыш (п. 32 и 33). 4. Введен порядок внесения записи о переходе на ЭТК (электронную трудовую книжку) (п. 35). 5. Определен порядок выдачи работнику трудовой книжки при выборе ЭТК (п. 35). 6. Отменено требование о простановке подписи работника в трудовой книжке при увольнении (п. 36). 7. Определено, что формы журналов по учету трудовых книжек работодатель принимает самостоятельно, но с учетом обязательных положений Порядка (п. 40). При этом отменено требование об использовании сургучной печати и пломбы.
|
Материал подготовлен департаментом трудового права компании «Митрофанова и партнеры»
|
Команда наших профессионалов поможет оптимизировать систему кадрового делопроизводства в вашей компании. Мы не только снизим количество кадровых документов, но и повысим эффективность кадровых процессов, а при необходимости – окажем консультационную и методологическую поддержку для перехода на ЭДО.
|