Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Возможность предоставлять сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде появилась в 2020 году. Тогда в течение указанного года работники были вправе подать заявление на имя работодателя о выборе способа учета сведений о трудовой деятельности либо в электронном виде, либо продолжить ведение кадровой службой бумажной трудовой книжки.

Новелла была введена Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Несмотря на давность внесения изменений, вопросы по оформлению и ведению электронной трудовой книжки работника актуальны до сих пор. Постараемся ответить на наиболее частые и актуальные в этой статье. 

Кто должен писать заявление о переходе на электронную трудовую книжку? 

Для лиц, принимаемых на работу впервые, начиная с 1 января 2021 года трудовая книжка в бумажном виде не заводится, работодатель заводит сразу электронную трудовую книжку. 

Существует перечень категорий работников, которым может понадобиться составить заявление о переходе на электронную трудовую книжку:

  • Те, кто отказался от перехода в 2020 году. Законодательство не устанавливает ограничения для подачи заявления о переходе на ЭТК, работник вправе принять и оформить такое решение в любой момент на основании ч. 5 ст. 2 Закона № 439, ст. 66.1 ТК РФ
  • Работники, которые не состояли в трудовых правоотношениях в период с 2020 года по настоящее время, однако имеющие трудовой стаж до 2020 года - иными словами те, кому попросту некому было подать заявление, поскольку работодателя в период после введения изменений у них не было.
ВАЖНО

После перехода на электронную трудовую книжку ведение и хранение бумажной книжки работодателем прекращается, документ передается работнику под роспись и в дальнейшем работник не вправе изменить способ фиксации сведений о трудовой деятельности

Как составить заявление о переходе на электронную трудовую книжку? 

Форма заявления нормативно не закреплена, документ составляется в произвольной форме на имя работодателя. Важно, чтобы в тексте заявления было четко сформулировано волеизъявление работника о согласии на последующий учет рабочего времени в электронном виде. 

При составлении могут использоваться следующие формулировки: «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде», «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ» и т.д.

Не забудьте напомнить работнику, чтобы в своем заявлении он отразил просьбу о выдаче на руки бумажной трудовой книжки. Закон не устанавливает каких-либо требований к срокам подачи заявления и начала ведения книжки в электронном формате, но для удобства ведения учета и по согласованию с работником мы рекомендуем отнести указанный срок к началу соответствующего периода. 

Что будет в случае несогласия работника с переходом на электронный учет трудовой деятельности? 

Если работник не согласен с ведением трудовой книжки в электронном виде, и выразил свою волю в письменном заявлении, это не освобождает работодателя от обязанности передавать данные в органы Социального фонда РФ. Кроме того, ведение бумажной трудовой книжки также остается обязанностью ответственных должностных лиц работодателя – специалистов кадровой службы или бухгалтерии. 

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Как работодателю оформить и вести электронную трудовую книжку?

Подробнее


При этом, если после подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку и получения бумажного документа на руки, работник запросил заверенные копии своей трудовой, работодателю следует руководствоваться ст. 62 ТК РФ. 

Согласно указанной норме, работодатель обязан предоставить только те документы, которые ведутся в отношении работника. Если, например, работник потерял свою трудовую книжку и требует от прежнего работодателя копии бумажной трудовой для предоставления в ПФР, работодатель не обязан предоставлять эти копии, если до момента увольнения работник перешел на ЭТК. 

Сроки и порядок предоставления сведений из электронной трудовой книжки 

Статья 66.1 ТК РФ определяет сроки, в которые работодатель по письменному заявлению работника, поданному в бумажном виде или электронном виде, обязан предоставить сведения о его трудовой деятельности у этого работодателя:

  • если работник трудоустроен, то в течение 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении работника – не позднее дня прекращения трудового договора.

Сведения о своей трудовой деятельности работник вправе получить:

  1. У работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом (как правило, подписью должностного лица, ответственного за КДП, и печатью организации), или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при наличии таковой у работодателя);
  2. В МФЦ на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  3. В Фонде пенсионного и социального страхования РФ на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  4. С использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Порядок хранения сведений, вносимых в электронные трудовые книжки, не регламентирован, поскольку сохранность данной информации обеспечивается органом государственного учета страхового стажа, требований о ведении журнала учета электронных трудовых книжек законодательством не установлено

В случае отказа работника от ведения электронной трудовой книжки работодатель обязан вносить все сведения об изменениях в трудовой деятельности как в сервисы фонда пенсионного и социального страхования, так и в бумажную трудовую книжку работника

Кроме того, сотрудник не ограничен в своем праве подать заявление об учете трудового стажа в электронном виде на протяжении всей своей профессиональной деятельности, но только однократно. После получения на руки бумажной трудовой книжки последующее ее ведение работодателем невозможно.

Команда профессионалов Компании «Митрофанова и партнеры» поможет оптимизировать систему кадрового делопроизводства в вашей компании. Мы не только снизим количество кадровых документов, но и повысим эффективность кадровых процессов, а при необходимости – окажем консультационную и методологическую поддержку для перехода на ЭДО

Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании «Митрофанова и партнеры»
Поделиться материалом
Скопировать ссылку
Все статьи