Аудит кадрового делопроизводства

• Зачем нужен аудит кадрового делопроизводства
• Что входит в аудит кадрового делопроизводства
• Этапы проведения аудита
• Как заказать аудит кадрового делопроизводства

Даже исправно работающему механизму время от времени следует проводить профилактику – проверять работу, исправлять неполадки. То же самое касается и кадровой службы предприятия, особенно в части ведения кадрового делопроизводства. Даже если кажется, что система в порядке, это не означает, что так будет всегда: проблемы могут всплыть в самое неподходящее время, например, во время внеплановой проверки. Для безопасности предприятия, снижения риска возникновения трудовых споров и оптимизации работы с кадровыми документами предусмотрена процедура кадрового аудита. О нем и расскажем в этой статье.

Зачем нужен аудит кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства необходимо отличать от аудита кадровых документов. Аудит кадрового делопроизводства  - более широкое понятие: при его проведении специалисты проверяют не только соответствие документов законодательству. Этот вид аудита помогает оценить текущее состояние кадрового делопроизводства на предприятии и его влияние на всю деятельность компании. 

По нашим оценкам, на большинстве предприятий принято избыточное количество локальных актов в кадровой сфере. Иногда доля таких «ненужных» документов доходит до 90%, а ведь это впустую потраченный временной и человеческий ресурс. Нередко для разработки таких документов требуется и привлечение к сверхурочной работе.

На многих предприятиях далеко не оптимальным образом разработаны формы кадровых документов и их содержание, что ведет к избыточной нагрузке на сотрудников, перерасходу бумаги на печать лишних страниц и т.д. Кроме того, очень часто документооборот в компании ведется «по старинке» с преимущественным использованием бумажных документов, и это при наличии материально-технической базы для внедрения электронного обмена документами внутри предприятия. 

Если процессы в кадровом делопроизводстве не отлажены, темпы развития бизнеса замедляются. Это может приводить, например, к задержкам в оформлении командировки, предоставлению отпуска вне графика отпусков и т.д. Вследствие этого бизнес не может функционировать слаженно, что напрямую влияет на объем получаемой бизнесом прибыли.

Аудит кадрового делопроизводства способен устранить риски, связанные с проверками контрольно-надзорных органов. Например, применение на предприятии правильных форм трудового договора поможет избежать ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей ответственность за ненадлежащее оформление трудового договора. Санкция за это правонарушение – до 100 000 рублей. Заказав аудит кадрового делопроизводства, вы избежите рисков использования цифрового делопроизводства и одновременно сохраните преимущества безопасности традиционных форм документооборота. Не надо отказываться от современных информационно-коммуникационных технологий из-за опасений нарушения безопасности. Мы за разумное сочетание консерватизма и инноваций. И мы поможем вам двигаться вперед!

Что входит в аудит кадрового делопроизводства

По выбору заказчика мы можем провести аудит следующих кадровых процессов на предприятии:

• процедура предоставления очередного ежегодного отпуска по графику отпусков;
• процедура предоставления очередного ежегодного отпуска по просьбе работника;
• процедура предоставления отпуска без сохранения заработной платы;
• порядок оформления командировки;
• организация служебных поездок;
• привлечение к работе в выходной день и привлечение к работе в праздничный день;
• привлечение к работе в сверхурочное время;
• процедура предоставления другого дня отдыха;
• процедура перевода работников.

По двум избранным заказчиком процессам нашими специалистами будут разработаны оптимизированные под конкретного заказчика процессы делопроизводства, будет определено наилучшее с точки зрения эффективности количество кадровых документов и их формы. В рамках аудита мы разработаем систему локальных актов по соответствующим процессам и окажем заказчику необходимое методическое сопровождение оптимизации кадровых процессов.

Этапы проведения аудита

Аудит кадрового делопроизводства от компании «Митрофанова и партнеры» включает в себя следующий алгоритм сотрудничества с заказчиком:

• Определение запроса и пожеланий заказчика. Для этого представитель заказчика заполняет опросный лист по каждой выбранной кадровой процедуре или озвучивает свои пожелания устно;
• Предоставление заказчиком имеющихся у него на предприятии документов по выбранным кадровым процедурам;
• Непосредственная аналитическая работа нашими специалистами на основании материалов и информации заказчика. В ходе аудита мы поддерживаем постоянный контакт с заказчиком, уточняем и согласовываем рабочие моменты;
• Подготовка отчета по итогам проведенного аудита. В этом документе мы даем экспертную оценку соответствия кадрового процесса требованиям действующего законодательства; указываем на наличие избыточных кадровых документов; раскрываем потенциал использования электронного документооборота в кадровом делопроизводстве;
• очерчиваем перспективы оптимизации форм кадровых документов и администрирования кадрового процесса в целом; даем рекомендации по оптимизации кадровой процедуры насчет исключения лишних бумаг, изменения существующих документов;
• Презентация отчета по итогам аудита перед заказчиком руководителем нашей компании, управляющим партнером Валентиной Митрофановой.

Как заказать аудит кадрового делопроизводства