Как правильно оформить дистанционного сотрудника, работающего за границей
Часто работодатели, которые собираются принять в штат работника, который находится за пределами России, оказываются в ситуации правовой неопределенности – не совсем понятно, каким образом оформлять отношения с таким работником, как платить заработную плату и как минимизировать налоговые риски. В статье разъясним эти вопросы.
Содержание:
- Договор для оформления сотрудника, находящегося на дистанционной работе за границей
- Алгоритм оформления сотрудника
- Особенности выплаты заработной платы работнику, находящемуся на дистанционной работе за границей
- Налоговые правила для работников
- Вывод
Договор для оформления дистанционного сотрудника за границей
В целом законодательство России разрешает использовать несколько вариантов для трудоустройства работника на дистанционную работу, однако в основном речь идет о дистанционных работниках-резидентах РФ. А вот заключение трудового договора с сотрудником, который работает на территории другого государства, имеет множество подводных камней, которые необходимо учитывать.
Трудовой договор
Трудовой кодекс не запрещает заключение трудового договора с дистанционным работником для работы за границей.
При этом на таких работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных норм трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).
Например, чтобы обеспечить безопасные условия труда дистанционных работников, работодатель исполняет обязанности, предусмотренные абз. 18, 21 и 22 ч. 3 ст. 214 ТК РФ, а также знакомит дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами работодателя (ст. 312.7 ТК РФ).
Однако выполнить некоторые требования, например, обеспечить расследование несчастных случаев на производстве, как обязывает работодателя ст. 312.7 ТК РФ, невозможно.
При этом Минфин и налоговые органы не запрещают заключить трудовой договор с дистанционным работником, который фактически работает из-за границы. Такой вывод следует из разъяснений по исчислению и уплате НДФЛ с доходов такого работника. Соответственно, если при проверке налоговые органы обнаружат подобный трудовой договор, то претензии предъявлять не будут и расходы по такому договору не снимут.
В то же время трудовой договор о дистанционной работе должен содержать сведения о месте работы, в котором дистанционный работник непосредственно исполняет свои трудовые обязанности. Однако ТК РФ не определяет порядок указания места работы в трудовом договоре с таким работником.
Специалисты Роструда и Минфина указывают, что местом работы дистанционного работника является место его нахождения (место исполнения трудовых обязанностей), однако указывать в качестве места работы адрес организации будет неверно.
В частности, таким местом может быть адрес фактического проживания, адрес регистрации работника или исключительно наименование населенного пункта (Письмо Роструда от 09.04.2024 г. № ПГ/05642-6-1). При этом, если в трудовом договоре в качестве места работы указан населенный пункт, отпадает правовая неопределенность в ситуации, когда, например, работник проживает по одному адресу, а исполняет свои трудовые обязанности в интернет-кафе или коворкингах.
Также рекомендуем обратить внимание, что работодатель должен внести изменения в ранее заключенный трудовой договор с дистанционным работником, если он сменил место нахождения и начал выполнять трудовую функцию из-за рубежа.
Обеспечение безопасности персональных данных при доступе дистанционного сотрудника
Договор гражданско-правового характера
Данный вид взаимоотношений с работником (исполнителем) считается наиболее безопасным, если он покинул территорию РФ.
Минтруд неоднократно указывал, что заключение трудового договора с работником, находящимся за границей, противоречит трудовому законодательству.
Нужно учитывать, что безопасно заключать договор гражданско-правового характера (ГПХ) с новыми дистанционными работниками. Если же договор ГПХ заключают с работником, который ранее был оформлен в штат по трудовому договору, подобное поведение работодателя могут расценить как попытку подмены трудовых отношений. Соответственно, договор ГПХ получит статус трудового договора, а это повлечет доначисление зарплатных налогов и штраф за подмену трудовых отношений.
Алгоритм оформления сотрудника
Перед оформлением дистанционного работника, который находится за пределами территории России, нужно определить срок его пребывания за границей – его можно взять за основу срока его дистанционного оформления. По общему правилу, сроков оформления удаленного режима работы может быть два: постоянно или временно – до 6 месяцев.
Несмотря на то, что работодатель может брать за основу срок пребывания работника за границей, акцентировать на этом внимание в документах не нужно. Безопаснее для работодателя не указывать в документах, что работник находится за границей, а оформить исключительно удаленную работу.
Если ранее, когда работник находился на территории России, с ним заключили трудовой договор, то нужно составить и подписать дополнительное соглашение. Оно не имеет заранее установленного образца и составляется в свободной письменной форме.
Подписать дополнительное соглашение с дистанционным работником можно несколькими способами:
- Классический способ. Работодатель подписывает два бумажных экземпляра дополнительного соглашения со свой стороны и направляет их по почте в адрес работника. Сотрудник должен подписать документы и отправить работодателю один подписанный экземпляр.
- Электронный способ. В этом случае стороны используют кадровый электронный документооборот (КЭДО). Работодатель подписывает дополнительное соглашение с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Работник может использовать любой из следующих вариантов (ст. 22.3 ТК РФ):
-
- усиленная квалифицированная электронная подпись;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой необходимо определить дополнительным соглашением к трудовому договору;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
- простая электронная подпись, если в соглашении сторон трудового договора указаны правила определения лица-подписанта электронного документа по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.
На основании подписанного сторонами дополнительного соглашения работодатель может составить приказ о переводе работника на дистанционную работу в свободной форме и направить его работнику для ознакомления. Направлять приказ в адрес работника в бумажном виде необязательно – это можно сделать либо через КЭДО, либо использовать обычную электронную почту или мессенджер. Главное, чтобы работник направил в ответ работодателю подписанный скан приказа и указал, что с приказом ознакомлен.
Если работник и работодатель ранее не заключали трудовой договор, то сначала нужно решить, как оформлять такого работника (по трудовому договору либо договору ГПХ). Подписывать заключенные договоры можно теми же способами, что и дополнительное соглашение к трудовому договору.
В целом подписанного дополнительного соглашения, без приказа об установлении дистанционного режима работы, будет достаточным для оформления дистанционного работника за границей.
Особенности выплаты заработной платы работнику, находящемуся на дистанционной работе за границей
Второй вопрос, который нужно решить при оформлении дистанционного работника – как платить ему заработную плату.
Если с работником заключен трудовой договор, то сама система оплаты труда устанавливается непосредственно трудовым договором, дополнительным соглашением к договору, коллективным договором и/или внутренними (локальными) нормативными актами работодателя. В указанных документах обычно указываются все выплаты, а также устанавливаются правила их начисления.
Если с работником заключен договор ГПХ, то все положения об оплате устанавливаются исключительно указанным договором, так как работник фактически оказывает согласованные в таком договоре услуги. Трудовое законодательство на подобные отношения не распространяется.
Нужно отметить, что относительно выплат работникам, находящимся за границей, есть ряд ограничений:
- Законодательные. Способ перечисления заработной платы работнику, который находится за пределами России, не должен противоречить законодательству РФ. В этом случае надежным вариантом для работодателя будет перевод денежных средств на счет, открытый работником в российском банке. Однако при подобных способах оплаты работы проблемы появляются уже у работника, так как в стране, где он находится, может отсутствовать возможность использовать карты российских банков. Поэтому при подобных способах оплаты труда работодатель осознанно перекладывает проблемы с фактическим получением денежных средств на плечи самого работника.
Заработную плату можно переводить работнику на электронный кошелек, на счет в иностранном банке или через систему денежных переводов. Минус всех перечисленных вариантов - ограничения по сумме перевода и большие комиссии иностранных банков.
При этом удерживать с работника комиссию, которую работодатель заплатил банку за перечисление заработной платы, он не имеет права. С другой стороны, и работодатель не обязан возмещать комиссию, которую работник заплатит при выводе денежных средств со счета в иностранном банке.
- Санкционные. Необходимо учитывать тот факт, что иностранные регуляторы ввели ограничения в отношении банковских карт, выпущенных на территории России. В настоящее время за рубежом практически невозможно снять денежные средства с российской карты, а если какие-либо из зарубежных банков такую возможность предоставляют, то берут большую комиссию.
- Контрсанкционные. Не стоит забывать и об ответных ограничительных мерах в условиях санкционных ограничений. Например, Банк России установил ограничения на получение денежных средств в иностранной валюте, то есть переводы из иностранных банков нужно выдавать в рублях.
Налоговые правила для работников, находящихся на дистанционной работе за границей
В зависимости от статуса дистанционного работника налоговые правила могут быть следующими:
Если сотрудник трудоустроен по трудовому договору
До 2024 года определяющее значение имело местонахождение работника во время выполнения им своих трудовых обязательств. Если сотрудник не признавался налоговым резидентом и получал заработную плату и иные выплаты, признанные доходами, за пределами территории России, такие денежные средства не подпадали под налогообложение НДФЛ. Если же работник налоговым резидентом является, все его доходы, включая заработную плату, облагались налогом.
С января 2024 года, работник обязан уплатить НДФЛ 13% независимо от того является ли он налоговым резидентом РФ или нет. При этом, работник самостоятельно определяет размер налога, декларирует и уплачивает его по завершению налогового периода.
В ситуации, когда у работника имеется трудовой договор, где указано место работы на территории иностранного государства, доходы, полученные в рамках такого трудового договора, будут являться получением дохода от источников, находящихся за пределами Российской Федерации.
Страховые взносы за дистанционных работников, работающих за пределами территории России, начисляемых работодателем, находящимся на территории РФ, совершаются в пользу работника. На это указывает Минфин, по мнению которого все российские граждане, находящиеся в трудовых отношениях с работодателями, являются застрахованными лицами в системе ОСС.
Если с работником заключен договор гражданско-правового характера
Если физическое лицо заключает с компанией договор ГПХ на выполнение работ или оказание услуг за пределами территории Российской Федерации, то получаемые денежные средства в рамках такого договора будут являться доходами от иностранных источников. Соответственно, работники, являющиеся российскими налоговыми резидентами, должны будут самостоятельно определить размер, задекларировать и уплатить НДФЛ по завершении налогового периода. Работники-нерезиденты с подобных доходов налоги не уплачивают. Однако, с 2025 года указанное правило для работников-нерезидентов перестанет действовать и по договорам ГПХ нужно будет платить НДФЛ 13% - 15%.
Поскольку основным критерием уплаты либо неуплаты НДФЛ является наличие либо отсутствие резидентства работника (исполнителя), возникает вопрос – как подтвердить, что сотрудник не является налоговым резидентом?
Закон не устанавливает критерии и требования для документов, подтверждающих налоговый статус работника-налогоплательщика в иностранном государстве.
Соответственно, подтверждением может являться паспорт иностранного гражданина и иной документ, удостоверяющий личность, а также официальное подтверждение статуса налогового резидентства от органа иностранного государства.
Относительно страховых взносов за дистанционных работников, исполняющих обязательства по договорам ГПХ – ими облагаются все выплаты и вознаграждения такого работника в общеустановленном порядке, если обязательства по договорам ГПХ связаны с оказанием услуг или выполнением работ.
При этом работники-исполнители по указанным договорам не являются застрахованными лицами в системе ОСС и, соответственно, не могут получать выплаты по временной нетрудоспособности и (или) в связи с материнством.
Соответственно, налогообложение доходов, полученных работником-исполнителем, в рамках заключенного договора ГПХ, не отличается от налогообложения доходов, полученных работником, работающим по трудовому договору.
Выводы
- Работодатель имеет право оформить работника на дистанционных (удалённых) условиях по трудовому договору или по договору ГПХ.
- Переводить заработную плату по трудовому договору, либо в качестве вознаграждения по договору ГПХ можно несколькими способами, но желательно понимать текущее политическое положение дел в стране, где находится работник (учитывать санкции, примененные в отношении России, и контрсанкционные меры Банка России). Это позволит минимизировать расходы при переводе денежных средств работодателем и получением средств работником.
- Оформление дистанционного работника за границей не отличается от оформления на удаленную работу: необходимо подписать дополнительное соглашение и ознакомить работника с соответствующим приказом под роспись (приказ составляется исключительно по желанию работодателя).
