Как компания сократила правовые риски с помощью разъездного характера работы

Длительные служебные командировки съедают бюджет и время сотрудников кадровой службы. К таким выводам пришли эксперты после аудита в компании, которая оказывает услуги по электромонтажным и пусконаладочным работам. Добавьте еще к этому финансовые и правовые риски и представьте масштаб последствий для организации. Как удалось исправить ситуацию и сократить риски на 80 процентов, узнаете ниже.

Запрос от компании: сократить риски, документооборот и ФОТ

Компания, которая оказывает услуги по электромонтажным и пусконаладочным работам на различных промышленных объектах, обратилась с просьбой оптимизировать характер работы сотрудников. В штате компании – 700 человек. Так сложилось исторически, что работников для выполнения трудовой функции направляли в длительные командировки на объекты в различные регионы РФ, в том числе в районы Крайнего Севера и районы с особыми климатическими условиями.

В рамках проекта эксперты решали такие задачи:

• оптимизировать режим и характер работы, чтобы компания могла гибко управлять служебными командировками работников, связанными с постоянным изменением объектов;
• оптимизировать фонд оплаты труда;
• минимизировать документооборот;
• защитить риски работодателя в случае инспекционных проверок, в том числе трудовой и налоговой инспекциями;
• защитить права работников на «северные» гарантии и льготы.

Документы, которые проверили в рамках аудита:   правоустанавливающие документы; локальные нормативные акты; кадровые документы (трудовые договора различных категорий работников); документы, связанные с фиксацией и установлением режима работы и характера труда, его оплаты (табели учета рабочего времени, документы, связанные с направлением работника в служебные командировки)

Предложение от экспертов: больше никаких командировок

В результате анализа документов и процесса организации труда работников эксперты выявили правовые и финансовые риски, связанных с длительными командировками.

Руководству компании предложили отказаться от командировок и установить сотрудникам разъездной характер труда – так называемая оптимизация рабочего процесса. Вместе с экспертами руководство выбрало вариант разъездного характера работы, который максимально соответствует поставленным задачам и производственному процессу компании.

Эксперты разработали методику внедрения утвержденного варианта разъездного характера труда, положение о разъездном характере работы.   Также подготовили форму трудового договора, которая содержит условие о таком характере работы и учитывает особенности организации такого труда, уведомление об изменении условий трудового договора в связи с организационными и технологическими изменениями условий труда.

 

Итоги проекта: оптимизация 60–20–35–80

В компании по рекомендации экспертов заменили длительные командировки на разъездной характер работы.

Что в итоге:

На 60% снизили правовые риски, что работодателя привлекут к ответственности за нарушение трудового законодательства и законодательства об охране труда. Добились этого легализацией разъездного характера труда.

На 20% сократили объем документооборота, разработав формы первичной документации, связанные с оформлением разъездного характера работы, в том числе с учетом требований бухгалтерского и налогового законодательства. Другими словами – полная оптимизация документооборота в организации. Повысили оперативность управления поездками.

На 35% сэкономили фонд оплаты труда, потому что заменили служебные командировки поездками в рамках разъездного характера труда. Дни в таких поездках не оплачивают в размере средней заработной платы. Оптимизировали объем сверхурочной работы в связи с установлением режима работы по графику с суммированным учетом рабочего времени.

На 80% снизили правовые риски, защитив права работников компании на получение «северных» льгот и гарантий. Установили порядок начисления таких льгот и гарантий исключительно за время нахождения на объектах, где работник непосредственно выполняет трудовую функцию. Исключили время нахождения в пути до объектов как периода для начисления таких льгот.

Чтобы оптимизировать рабочие процессы в компании, важно выявить причину проблем. Понять, где расходуем лишнее, где закон не соблюдаем, где график не тот установили. Тогда получиться исправить последствия. Именно для этого нужна оценка правых рисков. Он поможет обнаружить слабые точки и скорректировать их.

Оставить заявку на аудит или заказать проект под свои цели